MANAJEMEN ARSIP DENGAN SISTEM YANG MODERN

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat ini berdampak baik pada kemajuan dibidang kearsipan. Dalam hal ini pengelolaan arsip perlu dilakukan secara modern. Pada prinsipnya dengan teknik yang modern ini dapat menghemat waktu maupun pada anggaran yang dibilang cukup besar bila dibandingkan dengan pengelolaan arsip dengan sistem filing tradisional. Setiap pekerjaan dan kegiatan yang ada di perkantoran pasti memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data ataupun informasi yaitu arsip, karena arsip adalah bukti atau rekaman dari suatu kegiatan mulai dari kegiatan yang paling depan (di bagian receptionis) sampai pada back office. Arsip merupakan data yang harus diolah dengan baik secara manual maupun melalui bantuan komputer. Pengolahan data tersebut juga harus disesuaikan dengan kebutuhan dari suatu perusahaan. Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi yang sudah modern ini, maka hal itu berdampak pada pola perkembangan dan kemajuan di bidang kearsipan yang semakin baik pula. Kemajuan teknologi yang sudah modern khususnya di bidang elektronik akan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas kearsipan. Terutama bagi perusahaan yang memerlukan pelayanan dengan cepat dan memiliki volume arsip yang cukup banyak, penggunaan sarana ini akan sangat membantu mempercepat proses pengelolaan arsip. Pengaruh teknologi modern saat ini memungkinkan untuk memanfaatkan sarana kearsipan berupa mesin yang serba otomatis. Salah satu hal positif dari kemajuan bidang teknologi adalah pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat, misalkan dengan menggunakan email. Kecepatan tersebut mengakibatkan keputusan atas masalah yang mendesak dapat segera diselesaikan. Dengan semakin banyaknya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada saat ini teknologi modern yang seperti sekarang ini, telah terbukti bahwa penanganan informasi menjadi lebih efisien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronis. Sehubungan dengan hal itu, maka upaya untuk mengotimalkan pemanfaatan teknologi yang modern saat ini dalam pengelolaan arsip mendapatkan perhatian yang lebih. Maka sebab itu, dapat dikatakan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut :

1.Alat utama ingatan dalam perusahaan.

2.Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3.Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan dalam perusahaan.

Saat ini ruang lingkup kearsipan sudah mulai meluas dan juga sangat berpengaruh sangat besar terhadap kelancaran administrasi perencanaan, administrasi pelaksanaan, dan administrasi pengawasan. Maka pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut Manajemen Kearsipan (record management). Kegiatan kearsipan secara lengkap meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan arsip. Jadi kegiatan pada kearsipan meliputi suatu siklus “kehidupan” arsip sejak lahir sampai “mati”. Lebih khusus untuk manajeman kearsipan yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi perkantoran akan disimpan selama-lamanya di perkantoran yang bersangkutan sebagai arsip abadi.

Permasalahan pada kearsipan saat ini masih kurang mendapatkan perhatian, tidak hanya dari segi pemeliharaan dan pengamanan arsip, tetapi juga dari segi sistem filing-nya, sehingga mengakibatkan arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Masalah pada kearsipan yang bersifat dinamis arsip akan terus berkembang seirama dengan perkembangan organisasi atau lembaga yang bersangkutan. Dengan bertambahnya jumlah arsip secara terus menerus tanpa diikuti dengan tata kerja dan peralatan atau fasilitas kearsipan serta tenaga ahli yang profesional dalam bidang kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri. Permasalahan di bidang kearsipan dapat diuraikan secara lebih rinci sebagai berikut:

1.Dapat dengan mudah, cepat serta tepat dalam menemukan kembali arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.

2.Terjadi kehilangan arsip pada perusahaan merupakan sebagai bukti akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, dalam jangka waktu yang lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.

3.Jumlah arsip akan mengalami pertambahan secara terus-menerus ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyusutan sehingga tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi lagi.

Menggunakan sistem pengelolaan arsip secara modern, maka yang perlu menjadi perhatian adalah komputer maupun fasilitas teknologi informasi yang lainnya juga sudah harus dapat dioptimalkan dalam membantu penyimpanan arsip, penelusuran, penemuan kembali dan membuatnya dalam bentuk cetakan (print out), tetapi juga tetap juga harus menyimpan fisik arsip (asli). Informasi atau data dari arsip dapat dikomputerisasi atau di-scan, tetapi fisiknya harus tetap ada sebagai bukti otentik.