How To Boost Productivity And Quality Management In Organizations

Produktivitas dan quality management adalah faktor utama dalam sebuah persaingan dan selalu menjadi perhatian utama untuk sektor yang produktif, terutama pada negara dengan perekonomian yang terbuka. Fokus usaha untuk meningkatkan produktivitas dan quality management pada sebuah organisasi pada umumnya menghasilkan kepuasan internal dan eksternal yang lebih baik. kepuasan tersebut terjadi karena adanya titik temu antara harga dan keandalan dari sebuah produk secara umum. Dengan menggunakan quality management system dan digabungkan dengan business process management untuk melakukakan proses mapping, melakukan percobaan dan mengalisa keuntungan dan biaya memungkinkan untuk mencapai peningkatan pada semua proses dan alur kerja secara terus menerus. Dengan pencapaian tersebut, tentu saja akan memperoleh hasil yang lebih baik dengan berkurangnya barang cacat produksi, waktu delay dari setiap proses serta rendahnya biaya produksi.

Lalu bagaimana cara untuk meningkatkan produktivitas dan quality management pada organisasi?

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menganalisa proses. Menganalisa proses ini dilakukan dengan cara tidak berfokus pada siapa yang mengerjakan pekerjaan tersebut tetapi harus lebih berfokus pada tugas yang telah dikerjakan. Menstandarisasi kebijakan dan prosedur perusahaan juga akan meningkatkan efisiensi. Lalu melatih seluruh staf dengan tepat sehingga mereka dapat meningkatkan kualitas dari suatu produk dan tentu saja mereka bangga dengan apa yang tealh mereka kerjakan.

Langkah kedua adalah dengan menyelaraskan bisnis proses dengan perusahaan lain pada sektor yang sama. Langkah ini dapat dilakukan dengan cara mencari tahu bagaimana perusahaan lain dapat mengatur dan melakukan pekerjaan tertentu yang mungkin untuk diintegrasikan. Karena dengan mengintegrasi cara mengatur dan melakukan tersebut merupakan bentuk peningkatan yang baik bagi perusahaan. Seluruh informasi yang diperoleh merupakan hal yang sangat penting yang dapat menghasilkan pengefisiensian waktu dan penghematan uang yang selaras dengan ide yang baik sebagai improvement.

Langkah ketiga adalah menigkatkan pengukuran kinerja. Meningkatkan pengukuran kinerja diawali dengan cara membandingkan terlebih dahulu proses yang sedang berjalan sekarang diperusahaan untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi, memperkirakan hasil yang akan terjadi di masa depan dan mengukur pengingkatan produktivitas melalui key performance indicator untuk perusahaan industri. Sebagai contoh adalah mengukur kualitas dan produktivitas daripada customer sevice. Pengukuran dapat dilakukan dengan cara rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang dialami oleh klien dan rata-rata kepuasan client atas pelayanan tersebut.

Langkah keempat adalah membuat pengujian kualitas pada suatu proses bisnis seperti melakukan percobaan pada proses secara keseluruhan bukan memeriksa outputnya saja, yang berarti akan menjadi biaya yang lebih mahal untuk memperbaikinya. Serta apabila memungkinkan juga dapat dilakukan dengan cara mengautomasi pengujian tersebut sehingga manusia tidak perlu lagi turun tangan pada proses tersebut. Dengan adanya automasi tersebut, akan memperoleh hasil yang lebih mudah diinterpretasikan, memodifikasi atau membenarkan dan menyetujui atau menolak suatu proses.

Langkah kelima adalah menggunakan business strategy untuk meningkatkan produktivitas dan quality management. Sebelum menetapkan suatu strategi yang digunakan kedepannya, top management harus menemukan apa yang menjadi permasalahan pada suatu proses. Permasalahan tersebut harus benar-benar terdefinisi dengan jelas sehingga akan tampak apa yang menjadi akar permasalahannya. Ketika telah terdefinisi dengan jelas nantinya top management harus mampu untu perform dalam membuat intervensi dalam suatu proses tersebut untuk meningkatkan atau mengoptimalkan suatu proses setelah adanya intervensi tersebut. Contoh yang dapat dilakukan adalah dengan menontrol produksi sehingga barang cacat produksi dapat dibenahi sesegera mungkin dari awal yang berdampak pada produk akhir.

Dan langkah terakhir yang dapat dilakukan suatu perusahaan adalah dengan mendengarkan atau memperhatikan setiap saran yang diberikan oleh berbagai pihak. Salah satu tolok ukur produktivitas dan quality management yang baik meningkatnya kepuasan pelanggan. Bagaimana kepuasan tersebut dapat meningkat? Tentu saja dengan memperoleh banyak feedback baik dari karyawan, pelanggan, supplier dan rekan kerja yang untuk mengetahui pendapat mereka tentang produk atau layanan yang kita berikan. Terutama feedback dari customer adalah yang sangat baik. Berdasarkan feedback tersebut nantinya perusahaan dapat meningkatkan kualitas dari produk yang ada sekarang dan dapat menjadi sebuah saran ketika akan membuat suatu produk baru.

Keenam langkah diatas adalah hal yang saling berkesinambungan harus dijalankan secara bertahap untuk meningkatkan mutu daripada produk yang dihasilkan. Bagian paling penting daripada langkah-langkah tersebut adalah feedback atau opini yang diperoleh dari berbagai pihak. Perusahaan tidak perlu lagi melakukan meeting untuk merlakukan brainstroming agar menemukan ide baru karena ide-ide tersebut akan datang dengan sendirinya dari pihak yang memberikan masukan. Dengan demikian bagi pihak yang memberikan ide kepada perusahaan tersebut akan merasa bahwa ide yang diberikan dihargai oleh perusahaan.