PENERAPAN INTEGRASI FUNGSI HUTANG DENGAN QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

Quality management dan akuntansi adalah 2 ilmu yang berbeda dan jarang digabungkan. Namun beberapa spesialis mulai menyadari akan manfaat dari kedua ilmu tersebut. Beberapa peneliti Quality Management (Gryna, 1998; Rodchua 2006) mulai menyadari bahwa diperlukan adanya sudut pandang keuangan dalam sistem manajemen dengan tujuan untuk mengukur dampak yang dapat lebih terlihat sehingga dapat mengambil keputusan dengan lebih tepat. Demikian pula beberapa peneliti akuntansi (Hilton, 2005; Kaplan, 1983) juga mengakui bahwa agar akuntansi tetap relevan harus mulai mempertimbangkan penerapan daripada prinsip Total Quality Management (TQM), karena cara ini merupakan satu-satunya cara yang akan tetap memberikan dukungan yang lebih terhadap industri manufaktur modern dan proses jasa. Salah cara dari integrasi kedua ilmu ini adalah pada penerapan hutang dengan Quality Management System (QMS).

Penerapan QMS dapat distandarisai dengan adanya ISO, yaitu ISO 9000. Model ISO 9000 adalah salah satu dari beberapa kerangka kerja yang ada di dunia sebagai penerapan dari prinsip TQM dimana ISO 9000 ini terdiri dari 3 standard utama yaitu ISO 9000, ISO 9001 dan ISO 9004. Ke-3 (tiga) standard utama tersebut sudah diakui secara internasional dengan mengadopsi dan menerapkan tujuh prinsip dasar, termasuk fokus kepada pelanggan, kepemimpinan, keterlibatan orang, pendekatan proses, peningkatan pengambilan keputusan berbasis bukti dan manajemen hubungan. Apa kaitannya dengan akuntansi? Fungsi akuntansi sendiri adalah mengidentifikasi dan mencatat setiap adanya transaksi ekonomis yang terjadi pada perusahaan (pembelian, produksi, penjualan, pembayaran, penagihan, dll). sebagai salah satu bagian dari akuntansi, hutang juga berjalan bersamaan dengan piutang, payroll dan terbitnya laporan keuangan. Sebagai bagaian dari siklus akuntansi, dalam hutang juga terdiri dari memperoleh, mencatat dan membayar invoice dengan akurat dan tepat waktu. Namun saat ini karena banyak perusahaan yang kurang menghargai funsgi tersebut karena adanya asumsi bahwa hampir setiap proses dapat berjalan secara otomatis dengan bantuan software dan computer. Pada akhirnya, karena beranggapan seperti itu mereka tidak meletakkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memadai atau memakai jasa pihak ke-3 sehingga berdampak pada hal-hal yang tidak diinginkan seperti lambatnya penerimaan invoice, tidak diterimanya pembayaran atas barang atau jasa atau bahkan pembayaran yang dilakukan lebih tinggi daripada yang ditetapkan.

Oleh sebab itu diperlukan adanya integrasi antara fungsi hutang dengan QMS. Penerapan integrasi ini tentunya dapat memberikan dampak positif seperti

1.Ketika fungsi hutang dapat berjalan dengan efektif dan efisien, perusahan dapat memenuhi kontrak kerja sama yang dapat berdampak pada terjalinnya hubungan baik dengan supplier. Dengan demikian, pembeli dapat membuat perjanjian lebih menguntungkan sehingga dapat meningkatkan laba kedepannya.

2.Dapat membantu fungsi pengawasan dengan cara mengurangi adanya hutang yang dibayar melebihi jatuh tempo, membayar hutang melebihi jumlah yang seharusnya dibayarkan atau membayar hutang atas barang yang tidak dibeli.

3.Dengan penerapan QMS dalam akuntansi juga berdampak pada ketepatan waktu dalam penerbitan laporan keuangan sehingga dapat para decision-maker dapat mengambil keputusan yang lebih tepat karena laporan yang terbit lebih relevan.

Dengan adanya penerapan fungsi hutang ke dalam QMS dapat membantu meningkatkan kinerja perusahaan. Selain itu dengan menerapkan fungsi hutang ke dalam QMS juga akan membuat setiap aktivitas dalam proses hutang dapat dianalisa secara mendalam dan dapat memisahkan setiap komponen sehingga memungkinkan untuk mengidentifikasi dan menemukan solusi dari setiap ketidakefisienan. Hasil dari catatan QMS juga menghasilkan data (seperti laporan pembelian, laporan kualitas, daftar tanda tangan, dan evaluasi supplier) yang dapat digunakan bagi pihak yang berhutang. Dengan demikian fungsi hutang dalam akuntnasi tidak perlu membuang waktu ketika akan melakukan pelacakan dan mengklaim hasil inputan mereka dari departemen lain. Timbal balik dari adanya pengingkatan efektivitas dan efisien yang dicapai oleh fungsi utang dalam akuntansi akan meningkatkan kinerja dari QMS seperti meningkatnya hubungan dengan supplier, meniingkatkan kemungkinan untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan yang dilakukan oleh supplier, departemen pembelian atau admin hutang dan meningkatkan ketepatan waktu dan keakuratan pelaporan yang berasal dari bidang akuntansi. Pada akhirnya dampak dari adanya penerapan ini secara tidak langsung akan membantu top management untuk membuat keputusan yang lebih baik.