Sekretaris Di Tengah Dorongan Menuju Paperless Society

Tidak dapat dipungkiri, kehadiran era digital saat ini sangat berpengaruh pada kehidupan sehari-hari termasuk dalam lingkungan pekerjaan. Teknologi digital telah banyak membawa perubahan di berbagai bidang. Salah satunya bagaimana kita mengelola dokumen di kantor, dimana menulis tangan kini telah digantikan dengan mengetik, price list penawaran yang dulu dikirim melalui kurir, kini diterima melalui email. Dibandingkan dengan sepuluh atau dua puluh tahun lalu, dokumen kertas sudah sangat jauh berkurang saat ini.

Berkurangnya penggunaan kertas utamanya di kantor saat ini juga dipengaruhi oleh issue lingkungan. Budaya tanpa kertas/minim kertas (paperless) sering dibahas oleh para pemerhati lingkungan yang bertujuan menyelamatkan lingkungan dengan mengurangi penggunaan pohon sebagai salah satu bahan pembuat kertas. Beberapa perusahaan besar seperti Google Drive dan HelloFax juga telah menunjukkan komitmennya dalam menciptakan kantor yang paperless.

Di Indonesia, penggunaan kertas di ruang publik maupun private juga sudah mulai bekurang. Keberadaan koran digital (e-newspaper), CBT (Computer Based Test) untuk tes-tes yang diselenggarakan pemerintah, serta penggunaan uang digital yang marak sekarang ini merupakan bukti bahwa ramalan datangnya paperless society yang dikemukakan pakar informasi asal Inggris, Frederick W. Lancester, pada tahun 1978 mulai terjadi. Namun sebagian besar kantor di Indonesia belum bisa benar-benar lepas dari kertas karena masih terbiasa menggunakan kertas apalagi untuk hal yang benar-benar penting untuk filling.

Keberadaan kertas di Indonesia adalah komponen penting yang tidak mudah digantikan fungsinya. Demikian, dengan bergeraknya masyarakat menuju paperless society, kantor yang juga paperless adalah suatu hal yang tidak mudah terwujud. Menjadi kantor berkonsep paperless memang tidak mudah, namun bila dilakukan secara bertahap dan berhasil, maka dampak positifnya akan lebih banyak. Untuk mencapai keberhasilan, ada beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mulai bertransformasi menjadi kantor yang paperless, antara lain sebagai berikut:

1.Memindahkan fisik dokuman lama ke dalam bentuk digital

Salah satu kekurangan dokumen berupa kertas adalah sifatnya yang mudah usang dan rusak. Untuk menjadi kantor paperless, hal pertama yang harus dilakukan adalah mengubah semua dokumen lama ke format digital salah satunya dengan cara
di scanning dan akan lebih baik lagi apabila disimpan di server khusus berbasis cloud. Namun hal ini, tentunya membutuhkan investasi yang tidak murah, namun dari segi keamanan data bisa diandalkan.

2.Arsip lebih rapi dalam folder agar mudah dicari

Pengarsipan dokumen kertas membutuhkan banyak tempat, pencariannya pun membutuhkan waktu apabila tidak rapi, bahkan ada risiko tercecer bahkan hilang. Bukan berarti risiko menjadi nihil dalam pengarsipan digital, namun dokumen digital juga perlu disimpan dengan baik dan hati-hati. Sistem penomoran, pemberian nama, serta pengelompokkan data dan perlindungan data bisa dilakukan untuk menangani hal tersebut dalam mengelola dokumen digital. Apabila perusahaan Anda sudah skala besar, maka pengaturan pemfolderan bisa diseragamkan, sehingga pencarian dokumen bisa lebih efisien lagi.

3.Efisienkan dengan penggunaan sharing folder

Di tahap selanjutnya, penggunaan sharing folder dapat menjadi opsi untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Dengan sharing folder, dokumen-dokumen yang dibutuhkan dapat diakses dimana saja oleh siapa saja yang berkepentingan. Saat ini telah banyak vendor yang menyediakan fasilitas ini dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing.

4.Efektifkan pekerjaan dengan sharing dokumen

Fitur sharing dokumen memungkinkan semua orang yang diundang untuk bisa membuka dan mengedit suatu dokumen. Hal ini akan bermanfaat dalam meningkatkan efektifitas kerja tim.

5.Buat dokumen baru dengan format digital

Terakhir, langkah yang bisa dilakukan untuk menjadi kantor paperless adalah dengan membuat berbagai dokumen yang ada dalam bentuk digital. Dengan cara tersebut, penggunaan kertas dapat diminimalkan.

Mewujudkan kantor yang paperless tidak bisa lepas dari individu yang ada dalam suatu perusahaan. Sekretaris, sebagai fungsi yang banyak berurusan dengan administrasi dan pengarsipan dokumen dituntut untuk bisa beradaptasi dengan paperless society. Pekerjaan-pekerjaan seperti pembuatan dan penerimaan surat, pembuatan invoice, atau pembuatan notulen rapat, harus bisa dilakukan secara elektronik dan dibuat dalam format digital. Untuk menjadi sekretaris yang efisien, kompetensi yang harus dimiliki sekretaris zaman sekarang bukan hanya soal surat-menyurat atau tulis-menulis, namun juga teknologi informasi serta kecakapan menggunakan komputer, misalnya kemampuan mengetik cepat (speed typing). Di tengah dorongan paperless society, ada cara-cara untuk menghadapinya yaitu melalui beberapa aksi nyata berikut:

·Mempelajari keahlian dan pengetahuan sesuai profesi;

·Menumbuhkan motivasi dan percaya diri yang tinggi;

·Memiliki sikap terbuka terhadap perubahan;

·Keyakinan dalam menghadapi masalah;

·Memahami peran dan fungsi serta tanggung jawab sebagai seorang sekretaris.

Selama sekretaris melakukan hal-hal tersebut, tidak perlu ada kekhawatiran dalam menyongsong paperless society. Karena sesungguhnya kertas maupun digital hanyalah media kita sebagai user lah yang menentukan kualitas pekerjaan kita.