Ingin Untung Bertambah ? Efisiensikan Biaya Overhead

Perusahaan terbiasa untuk menyisihkan uang untuk menghadapi pengeluaran-pengeluaran yang tidak terduga. Apakah Pemilik bisnis merupakan seorang pemilik bisnis yang melakukan hal ini? Apabila iya, maka Pemilik bisnis termasuk dalam orang yang selalu mengantisipasi segala hal yang belum tentu terjadi. Persiapan anggaran dengan jenis biaya tidak terduga tidak hanya dilakukan orang perusahaan-perusahaan besar, namun juga perlu dipersiapkan oleh pemilik UKM atau Start-Up Business. Biasanya biaya overhead masuk dalam salah satu jenis anggaran ini.

Untuk menentukan biaya mana yang diklasifikasikan biaya overhead bukanlah hal yang mudah. Hal ini dipengaruhi oleh kompleksnya siklus dalam sebuah perusahaan manufaktur yang membuat biaya overhead sulit untuk diklasifikasikan. Terlalu banyaknya jenis biaya yang dikeluarkan dalam setiap bulannya baik itu secara terartu maupun tidak teratur ataupun tidak terduga, membuat banyak perusahaan mengalami masalah yang sama. Masalah tersebut adalah masalah efektivitas dan efisiensi biaya overhead yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. Masalah ini sering terjadi dikarenakan sulitnya melacak dan mengontrol biaya yang sudah atau akan dikeluarkan. Dan tidak jarang juga, perusahaan mengalami kerugian yang disebabkan oleh hal ini. Untuk itu, pemilik bisnis harus membuat langkah yang tepat untuk mengontrol biaya overhead. Berikut adalah beberapa cara untuk mengontrol biaya overhead dengan tepat.

1.Identifikasi semua biaya overhead

Untuk tahap pertama, pemilik bisnis harus mengidentifikasi seluruh biaya overhead yang dikeluarkan oleh perusahaan. Pengeluaran biaya overhead harus direkap setiap bulannya dan dimasukkan dengan benar ke laporan keuangan. Untuk perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur, dapat juga membuat laporan kegiatan produksi. Hal ini dilakukan agar pencatatan biaya overhead lebih pasti. Lalu, pisahkan biaya produksi dan biaya overhead. Setelah itu, pisahkan biaya overhead berdasarkan divisinya, contohnya administrasi, pemasaran, SDM, dan lainnya.

Tahapan pertaman ini terlihat sulit dan sangat ribet untuk dilakukan. Namun, kegiatan ini hanya akan ribet di awal, selanjutnya pemilik bisnis hanya perlu menyesuaikan masing-masing biaya yang ada. Pengklasifikasian biaya overhead akan sangat memudahkan untuk mengontol biaya overhead tersebut. Pengambilan keputusan untuk mengurangkan atau mempertahankan atau menghilangkan biaya tersebut jadi lebih mudah.

2.Bekerjasama dengan kepala divisi

Pemilik bisnis atau pemangku keputusan harus bekerja sama dengan kepala divisi atau bagian terkait untuk melakukan pengontrolan dan pengedalian biaya overhad. Kepada divisi atau manajer adalah pihak yang paling tepat untuk diajak bekerja sama. Hal ini terjadi karena manajer adalah pihak yang paling mengetahui kegiatan di divisi masing-masing. Selanjutnya, minta manajer untuk mengajukan anggaran setiap awal tahun. Lalu, pemilik bisnis atau pemangku kepentingan melakukan evaluasi kepada biaya yang diajukan oleh manajer, mana biaya yang diperlukan, mana biaya yang kurang efektif. Setelah itu, pemilik bisnis juga dapat meminta kepada manajer bagian untuk mencari cara untuk efisiensi biaya tanpa mengorbankan produktivitas dan kualitas.

3.Buatlah sistem pembelian

Buatlah sistem atau alur pembelian. Langkah pertama, pemilik bisnis harus memilih dan menetapkan satu orang yang bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui pembelian. Sehingga orang tersebut dapat melihat semua biaya yang dianggarkan atau direncanakan. Sebelum menyetujui pembayaran biaya-biaya yang ada, pemilik bisnis dapat menyeleksi biaya yang dibutuhkan atau melakukan penawaran atas pembelian agar dapat menekan pengeluaran. Dengan demikian biaya overhead akan lebih terkontrol.

4.Tetapkan tarif yang berbeda setiap divisi

Dengan menetapkan tarif yang berbeda untuk setiap divisi atau departemen, maka perhitungan biaya overhead menjadi lebih efisien. Setiap divisi sudah membuat rencana anggaran, selanjutnya tugas pemilik bisnis mencocokan antara anggaran dan realisasi terhadap biaya yang ada. Dari informasi tersebut, Pemilik bisnis dapat mengendalikan biaya overhead untuk periode selanjutnya. Selain itu, setiap divisi atau bagian juga akan lebih bertanggung jawab terhadap biaya overhead yang dikeluarkan.