HINDARI KOMUNIKASI DEFENSIF

Suatu siang Pak Direktur memanggil Aditya ke ruangannya. Sudah 5 tahun Pak Aditya bekerja di perusahaan tersebut sebagai Supervisor Produksi, namun ia belum pernah dipanggil secara khusus seperti ini. Ia curiga bahwa ia dilaporkan oleh para pelaksana di area produksi karena kebijakannya yang tidak mentoleransi keterlambatan karyawan dalam penyelesaian tugas. Ia memang terkenal sangat tegas dan disiplin dengan target, hanya memberikan toleransi saat alasan yang diberikan sangat penting.

Setelah duduk tanpa basa-basi ia langsung diberikan pertanyaan to the point, “Menurut Anda, apakah peran Anda sebagai Supervisor Produksi selama ini sudah membawa hasil yang baik?” Kaget dengan pertanyaan demikian, Aditya langsung membela diri dan menjawab, “Saya mungkin akan bisa memberikan kinerja yang lebih baik apabila para pelaksana lebih disiplin dengan target waktu.”

“Saya paham sekali kondisi Anda, tetapi terlepas dari hal tersebut, saya ingin menyampaikan kepada Anda bahwa..” Belum selesai Pak Direktur tersebut bicara, Aditya sudah menyela karena merasa yang ingin disampaikan adalah hal buruk dan ia tidak siap menerimanya. “Saya tahu saya orang yang terlalu kencang dengan aturan dan tidak mudah memberikan toleransi pada bawahan, tetapi saya ingin Bapak mengerti bahwa ini juga demi kepentingan perusahaan. Kalau Bapak ingin memberi sanksi kepada saya, mohon Bapak cek kondisi di lapangan terlebih dahulu. Saya juga cukup memberikan peningkatan produksi dengan sikap saya yang keras begitu. Mohon Bapak lebih fair dalam menyikapi keadaan.” Aditya menjelaskan dengan serius dan dengan nada yang mulai meninggi.

Pak Direktur pun kaget dan menarik nafas panjang. Kemudian ia tersenyum dan melanjutkan, “Pak Aditya, ijinkan saya menyelesaikan pembicaraan ini. Manajer Produksi menyampaikan kepada kami pada rapat lalu bahwa kinerja Anda dengan ketegasan yang demikian membawa dampak yang baik terhadap perilaku karyawan, dan hasil tersebut membuat saya kagum. Oleh karena itu, berdasarkan hasil meeting para manajer kemarin, maka Anda akan ditawarkan untuk mengikuti pendidikan kenaikan jabatan bulan depan. Anda hendak dipromosikan sebagai Manager Produksi menggantikan Pak Rudi yang 3 bulan lagi akan memasuki masa pensiun.

Aditya langsung menunduk seketika dan merasa sangat malu karena telah bersikap defensif dengan tidak membiarkan Pak Direktur menyelesaikan kalimatnya. Ia bersikap curiga dan berpikir bahwa panggilan tersebut adalah untuk sesuatu yang buruk, padahal ia akan dipromosikan ke jenjang yang lebih tinggi.

Mengapa Harus Defensif?

Hal itu yang sering saya perhatikan selama menjadi Sekretaris Direktur, banyak orang yang akhirnya memilih defensif dan cenderung mencari alasan ketika melakukan kesalahan ketika berbicara dengan atasan. Menurut Jack R. Gibb dalam tulisannya “Defensive Communication”, perilaku defensif adalah perilaku yang diambil individu saat menerima atau mengantisipasi ancaman dalam kelompoknya. Seseorang yang berperilaku defensif, meskipun memberikan perhatian pada tugasnya secara umum, tetapi ia tetap menyisakan energinya untuk mempertahankan diri.

Dalam keseharian, individu cenderung berupaya memikirkan tentang bagaimana tampilannya di depan orang lain, bagaimana dapat mendominasi, bagaimana bersikap yang lebih pantas, mengesankan orang atau menghindari hukuman jikalau perlu, dan sebagainya. Termasuk pula, bagaimana mengantisipasi kalau suatu saat ia diserang oleh orang lain dalam kelompok, baik sesama rekan kerja maupun pada atasan. Perasaan inilah yang kemudian mempengaruhi penampilan kepada lawan bicara, baik dari cara bicara, pemilihan kalimat, intonasi, volume suara, sampai mimik saat berbicara.

Sikap defensif dalam berkomunikasi berpotensi besar untuk menjadi kendala dalam suatu organisasi atau kelompok. Seseorang akhirnya tidak akan terfokus pada pesan yang ingin disampaikan, melainkan lebih berusaha untuk mempertahankan apa yang dianggapnya dapat mengancam kedudukannya dalam kelompok. Sama seperti contoh kasus Aditya di atas, sehingga makin defensif seseorang, maka makin sedikit pula kemampuannya untuk menangkap maksud pembicaraan secara objektif.

Sebaliknya, jika sikap defensif dalam komunikasi dapat dikurangi, maka bias dalam komunikasi akan semakin kecil sehingga masing-masing pihak dapat lebih fokus menangkap informasi yang ingin disampaikan secara menyeluruh dan objektif.

Merubah Pola Komunikasi Defensif Menjadi Suportif

Ada beberapa macam suasana yang mendorong ke arah komunikasi defensif. Pertama, pembicaraan yang bersifat evaluatif. Sikap defensif juga muncul saat seseorang berbicara dengan nada dan gaya yang mengontrol lawan bicaranya. Dalam organisasi, terutama ketika membicarakan tugas, seorang atasan seringkali berusaha membatasi diri dengan tidak mengomentari kerja dari bawahannya, dengan alasan takut membuat bawahannya besar kepala. Atau sebaliknya, khawatir mereka tersinggung.

Dari sisi bawahan mereka perlu dihargai sebagai seorang yang penting dan diandalkan bagi kelompok atau organisasinya. Bawahan juga membutuhkan umpan balik dengan cara yang baik, mencari tahu apa yang kurang dari pekerjaannya, juga apa yang membanggakan dari karyanya. Apabila ia tidak mendapatkannya, maka sikap defensifnya akan muncul. Karyawan akan cenderung menutup diri karena tidak yakin atasan mau berempati dengan mereka.

Oleh karena itu sebagai individu di dalam suatu organisasi, sebaiknya kita identifikasi sikap defensif dan sebisa mungkin mengatur pembicaraan untuk tidak terlalu melindungi diri sendiri. Bagaimanapun komunikasi antara dua pihak akan berjalan efektif apabila keduanya saling mengevaluasi dan tidak mempertahankan diri sendiri. Dengan mengajak lawan bicara bersama-sama mengidentifikasi apa yang menjadi pokok masalah sikap defensif akan jauh berkurang, dan tentu saja akan menjadi komunikasi yang lebih berkualitas demi kemajuan organisasi.