Pentingnya Kontrol Dalam Pengajuan Bon Sementara

Apa itu bon sementara? Bon sementara merupakan istilah yang digunakan untuk pengajuan pengeluaran Perusahaan baik yang bersifat rutin maupun non rutin, namun untuk nilainya masih belum diketahui secara pasti dan belum ada bukti pihak ketiga. Sehingga untuk nominal pengajuan nya pun hanya bersifat perkiraan. Pada umumnya bon sementara ini lazim dikenal dengan istilah “kasbon”.

Kemudian bagaimana sebaiknya pengajuan bon sementara dilakukan? Bagaimana kontrolnya?

Pertama, dokumen bon sementara (biasanya dokumen ini diperoleh di Kasir) sebaiknya dapat dibuat sendiri oleh Pemohon Keuangan dengan cara menuliskan tanggal pengajuan, nominal pengajuan, dan keterangan keperluan pengajuan pengeluaran. Berikut merupakan contoh dokumen bon sementara:

Setelah Pemohon Keuangan mengisikan seluruh keterangan yang diperlukan pada dokumen Bon Sementara, Pemohon Keuangan wajib meminta otorisasi (persetujuan pengeluaran) kepada pihak yang berwenang. Otorisator dapat ditentukan bertingkat berdasarkan besarnya nominal pengeluaran yang diajukan oleh Pemohon Keuangan. Sebagai contoh: pengeluaran < Rp500 ribu di otorisasi oleh kepala bagian yang bersangkutan, sedangkan pengeluaran > Rp500 ribu wajib di otorisasi oleh manajer keuangan (otorisator ini ditentukan oleh Pihak Manajemen berdasarkan tingkat resiko nya).

Dokumen bon sementara yang telah diotorisasi pihak berwenang diberikan kepada Kasir untuk di proses pengeluaran nya. Kasir sebagai pihak yang mengeluarkan uang wajib memeriksa dokumen bon sementara, apakah dokumen telah diotorisasi oleh pihak berwenang atau belum. Apabila dokumen bon sementara belum diotorisasi oleh pihak berwenang, maka Kasir wajib menolak pengajuan pengeluaran tersebut. Apabila dokumen bon sementara telah diotorisasi oleh pihak berwenang maka Kasir diperkenankan untuk mengeluarkan uang sesuai dengan jumlah pengajuan pengeluaran yang tertera pada dokumen bon sementara. Dokumen bon sementara wajib diotorisasi oleh pihak berwenang untuk memastikan bahwa pengeluaran Bon Sementara memang digunakan untuk keperluan Perusahaan dan bukan untuk kepentingan pribadi. Oleh karena itu Kasir wajib memeriksa kesesuaian otorisasi yang ada pada bon sementara.

Pada saat Kasir memberikan uang pada Pemohon Keuangan, maka Kasir memberikan nomor bon sementara pada dokumen bon sementara, menandatangani pada kolom “Kasir” dan Pemohon Keuangan menandatangani pada kolom “Penerima”. Hal ini berguna sebagai bukti bahwa uang telah diterima oleh Pemohon Keuangan, sehingga Pemohon Keuangan tidak dapat meminta uang kembali kepada Kasir dengan dokumen yang sama.

Berdasarkan dokumen bon sementara yang sudah diproses pengeluaran keuangannya, Kasir mencatat pengeluaran bon sementara pada Register Bon Sementara atau dikenal juga dengan nama Buku Kasbon. Pada Register Bon Sementara ini Kasir mencatat tanggal pengeluaran bon sementara, nomor bon sementara, nama Pemohon Keuangan, keperluan, nominal, jenis pengeluaran (dikeluarkan melalui tunai/bank).

Contoh Register Bon Sementara:

Mengapa pengeluaran bon sementara perlu didokumentasikan pada Register Bon Sementara? Hal ini dikarenakan Register Bon Sementara berguna sebagai rekapan bon sementara yang telah dikeluarkan oleh Kasir. Apakah yang akan terjadi apabila Kasir secara tidak sengaja menghilangkan dokumen bon sementara? Atau Kasir lupa dengan bon sementara yang dilakukan oleh salah satu karyawan? Tentu nya akan terjadi selisih kas dimana Kasir harus bertanggung jawab atas selisih tersebut. Dengan melakukan pencatatan pada Register Bon Sementara, maka dapat diketahui secara jelas siapa saja yang mengajukan bon sementara dan masih belum melakukan penyelesaian. Bon sementara memiliki sifat harus diselesaikan maksimal 1x24 jam dan tidak diperbolehkan untuk mengajukan bon sementara apabila bon sementara sebelumnya belum diselesaikan. Selain itu, dengan menggunakan Register Bon Sementara ini maka dapat diketahui pihak-pihak mana saja yang sering terlambat melakukan penyelesaian bon sementara. Dengan menggunakan Register Bon Sementara, kontrol terhadap pengeluaran bon sementara dapat dilakukan dengan baik, dan tentunya selisih kas dapat diminimalisir.

Dari pembahasan diatas, dapat disimpulkan bahwa kontrol yang dilakukan pada saat pengajuan bon sementara ialah:

1.Wajib terdapat otorisasi pihak berwenang.

2. Pemohon Keuangan tanda tangan pada kolom “Penerima” setelah menerima uang.

3.Seluruh pengajuan dan penyelesaian bon sementara wajib tercatat pada Register Bon Sementara.

4.Pengeluaran bon sementara hanya dapat dilakukan apabila tidak terdapat bon sementara dari Pemohon Keuangan yang belum terselesaikan.

5.Bon sementara harus diselesaikan maksimal 1x24 jam.