SEKRETARIS VS PERKEMBANGAN TEKNOLOGI

Menapaki awal tahun 2018 yang banyak disinggung sebagai tahun yang penuh tantangan. Dengan pemanfaatan teknologi digital yang berkembang pesat, menyimpan beragam peluang dan tantangan bagi dunia bisnis. Banyak pelaku bisnis menganggap bahwa disruption adalah ancaman karena mereka belum sadar bahwa teknologi bisa mengubah banyak hal. Tidak semua orang dapat adaptif terhadap perkembangan ini, namun strategi dan inovasi adalah kunci keberhasilan dalam memenangkan persaingan tersebut.

Persaingan bisnis di era globalisasi yang semakin ketat menuntut perusahaan menyusun kembali strategi perusahaan agar dapat memenangkan persaingan global. Diantaranya adalah dengan menerapkan perkembangan teknologi terbaik yang dapat mengimplementasikan proses penciptaan produk atau jasa dengan lebih baik, lebih cepat dan lebih murah dibandingkan dengan pesaing bisnis perusahaan lain, tapi dengan tidak mengurangi atau mengabaikan kualitas produk/jasa sebagai pertimbangan utama konsumen/klien. Perusahaan yang memenangkan persaingan adalah perusahaan yang dapat memberikan ‘nilai lebih’ sehingga dapat memuaskan konsumen/klien yang tidak diberikan oleh pesaing lainnya sehingga tujuan “customer satisfaction” tercapai.

Seiring dengan tantangan tersebut, tentunya profesi sekretaris juga memegang peranan. Sudah menjadi hal umum, apabila sekretaris mendukung kinerja atasan secara administratif. Oleh karena itu kesuksesan pimpinan, juga bergantung dari peranan dari sekretaris dalam mempersiapkan keperluan atasannya. Banyak orang berpikir seorang sekretaris hanya berkutat dengan rutinitas yang kurang lebih sama setiap harinya, seperti tugas-tugas administratif ataupun tugas-tugas pribadi dari atasannya, yang dapat dilakukan hanya dengan mengoperasikan komputer dan duduk manis dibelakang meja. Banyak orang berasumsi bahwa pekerjaan sekretaris ini akan segera “tergeser”, mengapa? Karena dengan berkembangnya office automation dan teknologi informasi yang semakin pesat, hingga Bill Gates pernah berkata “The internet will sweep over us like a tidal wave drowning everyone in it’s path not prepared to live in an information society”. Belum lagi pemikiran masyarakat terhadap pekerjaan sekretaris yang hanya sebatas pekerjaan administratif, resepsionis dan klerikal saja. Apalagi banyak sekali perangkat teknologi informasi maupun software yang dapat menjadi alat bantu pengganti bagi para atasan untuk mengatur pekerjaannya sendiri tanpa bantuan dari seorang sekretaris.

Padahal saat ini, pekerjaan sekretaris tidak melulu itu-itu saja. Tugas-tugas seorang sekretaris juga mengalami pelebaran sesuai dengan tuntutan keadaan di perusahaan tempatnya bekerja. Semakin majunya perkembangan teknologi justru memberikan kemudahan dalam penyelesaian tugas sekretaris, karena dengan memanfaatkan dengan teknologi yang ada, sekretaris mendapatkan manfaat yang cukup banyak untuk membantu pekerjaannya, antara lain efisiensi waktu dan efektivitas yang semakin meningkat. Dengan berkembangnya teknologi maka pekerjaan-pekerjaan rutin dapat dipermudah dengan adanya hal ini, sehingga pekerjaan sekretaris dapat difokuskan pada hal-hal strategis yang tidak dapat digantikan perannya menggunakan teknologi. Dengan semakin beratnya beban pimpinan atau semakin besarnya kompleksitas perusahaan tersebut, maka pekerjaan sekretaris pun akan semakin intensif.

Kita pada saat ini hidup dalam era informasi dan teknologi yang cukup maju, sehingga siapa yang dapat menguasainya dengan cepat maka akan memiliki kesempatan besar di dunia kerja, karena hal-hal tersebut dapat mempermudah pekerjaannya. Apalagi seorang sekretaris yang merupakan perpanjangan dari pekerjaan pimpinan, sehingga pimpinan dapat lebih fokus kepada tugas manajerial untuk meningkatkan produktifitas perusahaannya. Memang pekerjaan sekretaris akrab sekali dengan komputer dan mutlak harus menguasai program-program yang penting bagi pekerjaannya, dengan menggunakan komputer seorang sekretaris dapat mengolah data dengan mudah dengan bantuan Microsoft Office, pengaturan jadwal pun dapat ditata dengan baik menggunakan aplikasi Microsoft Outlook ataupun yang lainnya. Dalam mengatur komunikasi dan membina hubungan dengan relasi perusahaan juga akan lebih mudah dilakukan melalui email bukan? Jadi bagaimana mungkin seorang sekretaris dapat mengerjakan tugasnya dengan baik apabila penggunaan program-program di komputer masih saja asing baginya?

Contohnya saja ada beberapa aplikasi yang dapat digunakan sekretaris dalam mempermudah pekerjaannya. Seperti Prezi, Prezi adalah aplikasi untuk menghasilkan tampilan presentasi selain Microsoft Power Point, Prezi menawarkan lebih banyak desain dan animasi yang dapat dipilih ketimbang Microsoft Power Point, atau bisa saja menggunakan Aurora 3D Presentation yang menyediakan lebih banyak fitur desain dan dapat menampilkan animasi 3 dimensi yang dapat bergerak sehingga pengguna dapat lebih kreatif dalam menampilkan presentasi agar audiens tidak bosan. Dengan berkembangnya teknologi dan informasi, dan kebiasaan masyarakat saat ini yang tidak bisa terlepas dari smart phone, maka sekretaris juga harus menguasai fitur-fitur bawaan di dalamnya ataupun download program-program melalui aplikasi yang berguna bagi pekerjaannya, contohnya saja Whatsapp yang dapat mempermudah berkomunikasi dengan relasi kerja, Whatsapp juga menawarkan pengiriman dokumen seperti suara, video, gambar, dokumen, serta banyak lainnya. Pemesanan tiket pesawat, hotel, kereta api, dll juga dapat dilakukan dengan mudah dengan menggunakan aplikasi-aplikasi seperti Traveloka.com atau Pegipegi.com yang dapat diunduh melalui aplikasi Playstore, sehingga memudahkan sekretaris dalam pengaturan perjalanan atasan. Dan masih banyak lagi aplikasi-aplikasi menarik di smart phone Anda yang dapat memudahkan pekerjaan Anda.

Sekretaris harus mampu mengupdate ilmunya dalam hal perkembangan teknologi dan informasi secara kontinyu. Tidak berarti apabila dia telah menguasai Microsoft Office lantas berhenti disitu saja, karena Microsoft Office pun sering melakukan pengupdate-an dalam sistem pengoperasiannya. Fitur-fitur baru itu lah yang harus segera dikuasai sekretaris, mungkin saja fitur tersebut dapat menambah efektifitas dari pekerjaannya. Begitu juga dengan program-program yang lainnya, karena sejatinya perkembangan teknologi dan informasi ini ada untuk memudahkan pekerjaan kita ke depannya. Apabila seorang sekretaris tidak dapat meng-update ilmunya terhadap perkembangan teknologi yang ada, maka bisa saja pekerjaannya dapat terhambat dan tidak dapat memfungsikan dirinya untuk hal-hal yang lebih penting.