MEMAHAMI PERBEDAAN ANTARA JOB DESCRIPTION DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Pelaku bisnis saat ini sedang berlomba-lomba untuk mempertahankan kondisi perusahaannya yang sedang dilanda disruption era. Seperti yang kita ketahui, disruption era adalah sebuah kondisi yang muncul secara random atau situasi penuh ketidakpastian. Era tersebut menuntut para pelaku bisnis untuk terus berinovasi dan keluar dari zona nyamannya. Salah satu bentuk inovasi yang dapat dilakukan adalah memposisikan human resource system sebagai asset dalam memberikan balik modal bagi perusahaan. Contoh daripada pembenahan human resource system adalah restrukturisasi organisasi, redesain job description, penyusunan standar operasional prosedur (SOP), dan lain sebagainya. Akan tetapi, meski para pelaku bisnis mulai menyadari bahwa untuk dapat bertahan dalam disruption era adalah dengan pengelolaan human resource system, namun terdapat permasalahan lain yang juga harus mereka hadapi.

Permasalahan tersebut adalah banyak dari mereka belum memahami perbedaan dari setiap aspek human resource system, seperti halnya memahami perbedaan antara Job Description dan Standar OperasionalProsedur (SOP). Ketidakpahaman mereka berawal dari operasional perusahaan masih belum didukung oleh sistem yang baku seperti SOP dan Job Description. Mereka lebih banyak menjalankan operasional perusahaan berdasarkan pada kebiasaan rutin selama bertahun-tahun, tanpa adanya evaluasi dan dokumentasi lebih lanjut. Akhirnya, ketika dihadapkan pada situasi baru yang menuntut mereka memahami SOP dan Job Description, kendala yang terjadi adalah adanya kesalahpahaman dalam memahami kedua hal tersebutdan berasumsi kurang mendasar bahwa keduanya sama

Kendala tersebut berdasar pada focus mereka dalam mempertahankan perusahaan di era yang penuh dengan ketidakpastian, namun kurang dibekali adanya wacana secara dasar terkait dengan apa dan bagaimana human resource system. Kondisi ini tidak terbatas pada perusahaan dengan skala kecil saja, skala menengah hingga atas pun masih ada yang belum memiliki system baku. Dengan demikian, seperti yang dikatakan oleh Thomas A. Edison “We should remember that good fortune often happens when opportunity meets with preparation”. Pada intinya, perlu adanya persiapan guna mencapai hasil yang maksimal dikemudian hari. Salah satu persiapannya dengan memahami dasar perbedaan antara Job Description dan Standar Operasional Prosedur guna mendukung efektivitas human resource system.

Job Description atau uraian jabatan merupakan informasi tentang serangkaian aktivitas meliputi fungsi, tanggung jawab, dan kewenangan yang dilakukan oleh suatu jabatan. Job description juga dapat diartikan sebagai catatan formal dan sistematis tentang tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan untuk kemudian didokumentasikan dan dijadikan sebagai bekal awal bagi pemegang jabatan sebelum menjalankan pekerjaannya. Konten di dalam job description terdiri dari ringkasan tanggung jawab, kewenangan, uraian aktivitas, hubungan koordinasi, dan persyaratan jabatan. Persyaratan jabatan terdiri dari minimal pendidikan, kemampuan yang perlu dikuasai, dan kompetensi yang dibutuhkan.

Standar Operasional Prosedur atau biasa dikenal sebagai SOP, adalah sebuah pedoman dan petunjuk dalam menjalankan segala tugas pokok dan tanggung jawab dari setiap fungsi jabatan yang tertera di Job Description. Keyword dari SOP adalah who does what and when. Artinya disini, SOP akan memberikan informasi terkait siapa, apa, dan kapan. Isi di dalam SOP terdiri dari Persetujuan, Tujuan, Definisi, Kebijakan, Penjelasan Prosedur, dan Lampiran. SOP juga membutuhkan simbol tersendiri guna memberikan penjelasan secara spesifik dari sebuah prosedur aktivitas, atau bisa disebut dengan flow chart. Berikut adalah contoh symbol flow chart :

Perbedaan besar antara SOP dan Job Description yang dapat dipahami yaitu pada tujuannya. Tujuan dari SOP adalah sebuah tahapan proses secara spesifik, sedangkan job description lebih menjelaskan fungsi dan posisi dari suatu jabatan. Maka dapat disimpulkan bahwa, apabila perusahaan telah memiliki job description secara baku dan didokumentasikan secara tepat, selanjutnya dapat dimanfaatkan untuk pengelolaan human resource system, salah satunya adalah dengan pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP).

Dengan demikian, perlu adanya persiapan yang matang guna menghadapi disruption era, yaitu dengan mengelola human resource system sebagai pondasi awal sehingga dapat dimanfaatkan untuk pembenahan system perusahaan secara berkelanjutan dan menyeluruh.Dapat dimulai dengan memahami aspek-aspek yang ada di human resource system, seperti perbedaan antara job description danSOP. Setelah memahami perbedaan dari kedua aspek tersebut, dari parapelaku bisnis hingga karyawan akan lebih efektif dan efisien dalam menjalankan operasional perusahaan karena didukung oleh kejelasan scope tanggung jawab serta pedoman atau petunjuk yang memudahkan dalam menjalankan tanggung jawab tersebut.