SUDAH PERNAHKAH PERUSAHAAN ANDA MELAKUKAN HR AUDIT ?

Persaingan bisnis di Indonesia saat ini sudah tidak hanya dihadapkan pada kompetitor unggul saja, namun juga pebisnis asing yang mudah menjual produknya di Indonesia,. Hal ini mengakibatkan para customer cenderung lebih memilih produk asing. Oleh karena itu, para pebisnis Indonesia mulai merubah strategi bisnisnya untuk tidak hanya berfokus pada financial matter saja.

Salah satu strategi yang banyak dilakukan perusahaan dalam menilai kualitas mutu perusahaan agar dapat bersaing adalah dengan melakukan kegiatan audit. Pada umumnya, pelaksanaan audit yang dilakukan perusahaan adalah bidang keuangan, yaitu berkaitan dengan laporan keuangan. Akan tetapi, tidak banyak dari mereka menyadari bahwa peran sumber daya manusia atau human resource (HR)juga mendukung kualitas mutu perusahaan. Banyak perusahaan yang masih kurang concern terkait dengan kualitas human resource yang ada, sehingga melupakan kegiatan penilaian kualitas mutu HR system dan prosedur, atau bisa disebut dengan HR Audit.

Human Resource Audit, atau HR Audit, merupakan kegiatan penilaian dengan mereview HR system dan prosedur, sehingga dapat menentukan gap atau kesenjangan yang muncul antara kebutuhan dan kondisi senyatanya. HR Audit dapat berfungsi pula untuk menilai legalitas HR system perusahaan. Pertanyaannya, mengapa HR Audit perlu dilakukan oleh perusahaan? HR Audit merupakan hal penting dalam melakukan pengawasan terkait dengan human resource management system yang ada. HR Audit juga dapat dijadikan alat untuk penilaian kinerja perusahaan dan efektifitas dari HR Manajemen.

Proses HR Audit kurang lebih memiliki kesamaan dengan kegiatan audit lainnya, yaitu proses analisa, investigasi, dan comparative atau membandingkan dengan standar yang ada. Perbedaannya disini adalah, HR Audit akan memberikan feedback terkait fungsi HR kepada para manajer dan divisi/departemen yang berperan dalam pengelolaan HR system dan prosedur. Jajaran Manajer dan departemen/divisi HR perlu terlibat dalam kegiatan HR Audit supaya dapat menilai seberapa baik fungsi Manajer dalam menjalankan fungsi HR. Disamping itu, juga dapat menilai seberapa efektif dan efisiensi human resource management yang diterapkan

Dalam pelaksanaannya, HR Audit dilakukan dalam jangka waktu yang dibagi menjadi tiga bagian, yaitu quarterly, half yearly, dan annually. Metode yang dapat kita gunakan dalam melakukan HR audit adalah dengan (1) melakukan individual interview (2) melakukan group interview dan diskusi (3) metode workshop (4) metode questionnaire (5) observasi (6) analisa dari data sekunder. Selain keenam metode tersebut, hal lain yang perlu diperhatikan pula adalah scope HR Audit.

Pelaksanaan HR Audit terdiri dari beberapa scope dimana secara keseluruhan saling berkontribusi dalam membentuk kualitas serta efektivitas dan pengelolaan human resources perusahaan, antara lain: Employment Records and Agreements, Recruitment process, Communication, Discrimination and Harrassment, Compensation and Benefit, Time Off, Behaviour and Performance Management, Termination of Employment, dan Safety and Health.

Lebih lanjut, kegiatan HR Audit juga perlu memperhatikan beberapa tahap berikut ini supaya tujuan perusahaan dalam menentukan keabsahan system dan prosedur sumber daya manusia tercapai sesuai dengan standar yang berlaku, yaitu :

1. Memilih tim audit sebagai pihak penilai HR system berdasarkan pada scope organisasi yang akan diaudit. Idealnya, dalam melakukan human resource audit adalah karyawan dengan level jabatan supervisor dan manager dari berbagai divisi agar dapat mewakili bagian dan fungsinya. Akan tetapi, dapat juga menggunakan pihak eksternal, seperti halnya konsultan audit
2. Mengembangkan kegiatan HR Audit berdasarkan kebutuhan dan sumber daya organisasi, yaitu dengan memperhatikan scope yang akan diaudit karena scope-nya tergantung dengan kebutuhan organisasi, kesediaan sumber daya, dan harus bersifat long-term plans.
3. Mengomunikasikan kepada pihak manajemen perusahaan sebelum melakukan audit, apapun scope issue yang akan diangkat dalam kegiatan audit.
4. Mempersiapkan checklist yang akan digunakan dalam melakukan HR Audit. Checklist yang digunakan-pun juga harus sesuai dengan scope HR yang telah disetujui untuk dilakukan audit.
5. Dari checklist tersebut, tim audit dapat melangsungkan proses audit. Setelah dilakukan audit, perlu untuk direview dan dikomunikasikan terlebih dahulu hasil audit kepada pihak manajemen perusahaan.
6. Setelah didapati sebuah hasil audit, kegiatan selanjutnya adalah mereview dan mengembangkan langkah perbaikan apa yang bisa dilakukan, untuk diusulkan dan disetujui pihak perusahaan.
7. Mengimplementasikan langkah atau tindak lanjut yang telah disetujui tersebut. Pada saat pelaksanaannya, tim audit mempersilahkan Manager yang bersangkutan untuk melakukan secara mandiri dan tim audit hanya mendampingi.
8. Mengarsip data dan dokumen adminstrasi yang dibutuhkan dalam proses HR Audit, supaya memiliki data dan dokumen ter-update apabila tim audit hendak mengevaluasi terkait pelaksanaan tindak lanjut.

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat menjadi informasi atau wacana bagi para pebisnis bahwa untuk mendapatkan kualitas unggu dari sebuah perusahaan perlu juga memperhatikan intangible assets yaitu human resource, dimana salah satu kegiatan yang dapat dilakukan adalah pelaksanaan HR Audit. Dengan diterapkannya HR Audit, perusahaan dapat mengevaluasi segala kebijakan dan prosedur berkaitan dengan human resource yang berdampak pada kinerja karyawan, sehingga Direksi dapat mengetahui seberapa baik kontribusi HR system untuk perusahaan.