Sudahkah Perusahaan Anda Menerapkan Administrasi Data Yang Sistematis?

Beberapa perusahaan mendapati adanya kesulitan dalam melakukan peminjaman modal ke Bank karena laporan keuangan yang tidak valid, kesulitan dalam mengetahui laba/ rugi usaha, kesulitan dalam menentukan cara mengembangkan usaha, dan lain-lain. Setelah dikaji lebih jauh, perusahaan tersebut tidak memiliki administrasi data yang sistematis sehingga data yang seharusnya dapat di olah untuk pembuatan laporan keuangan maupun laporan-laporan lain sebagai acuan pengembangan usaha menjadi kurang tepat.

Administrasi data yang sistematis dapat dimulai dengan merapikan penyimpanan data baik hard maupun soft file-nya, sehingga perusahaan siap dalam melakukan pengelolaan data yang sistematis. Kondisi administrasi data yang tidak rapi dan sistematis mengakibatkan perusahaan tidak memiliki informasi yang cukup mengenai progress kemajuan usaha yang telah dicapai, sehingga perusahaan tidak dapat mengontrol dan mengevaluasi kinerja perusahaan dengan tepat. Oleh sebab itu perusahaan perlu mencoba merapikan data yang dimiliki sehingga menjadi data yang bernilai dan dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh Manajemen, salah satunya untuk mengembangkan perusahaan. Sebelum memahami lebih jauh cara pengembangan usaha melalui administrasi data yang sistematis, kita lebih dulu harus memahami penjelasan mengenai administasi data itu sendiri.

Secara umum, administrasi dapat diartikan sebagai aktivitas mencatat, merapikan, dan mengatur data yang ada di perusahaan baik berupa hard copy maupun soft copy. Administrasi data juga dapat dilakukan dengan sederhana sehingga memudahkan pemeriksaan data oleh Manajemen. Terdapat beberapa tujuan perusahaan dalam menerapkandan menertibkan administrasi data, yaitu:

1. Mendapatkan informasi atas kegiatan usaha yang dilakukan perusahaan
2. Mendapatkan data yang akurat sehingga dapat mengambil keputusan strategis seperti keputusan permodalan, investasi, efisiensi, penetapan harga, dan lain-lain.
3. Dapat digunakan sebagai acuan penyusunan program dalam rencana pengembangan usaha misalnya membuka cabang baru, membuat design outlet yang baru, dan lain-lain.
4. Mengetahui kinerja perusahan antara dulu dan sekarang. Dengan adanya data yang sistematis, manajemen akan lebih mudah mengevaluasi pencapaian perusahaan sehingga memiliki informasi terkait penurunan maupun kenaikan kinerja perusahaan.
5. Memperlancar proses antar bagian dalam menjalankan pekerjaannya. Ketika satu bagian memiliki administrasi data yang sistematis, maka data tersebut akan mudah di olah oleh bagian lain yang memiliki tanggung jawab tersebut.

Jadi, ketika perusahaan menerapkan administrasi data yang sistematis, manfaatnya terhadap perusahaan sangatlah besar. Mulai dari memberikan informasi terkait kegiatan usaha yang dilakukan perusahaan sehingga dapat dijadikan acuan dalam pengambilan strategi pengembangan bisnis sampai pada manfaatnya terhadap proses serah terima tugas tiap bagian yang lebih mudah. Harapannya ketika perusahaan sudah menerapkan administrasi data secara sistematis maka akan meminimalkan kehilangan data yang akhirnya menyulitkan manajemen dalam mengambil keputusan strategis untuk kemajuan perusahaan, bahkan sampai mengakibatkan kerugian dan collaps.

Maka dari itu untuk perusahaan yang belum menerapkan administrasi data yang sistematis, ada baiknya mencoba menerapkannya demi mencapai usaha yang semakin maju dengan memanfaatkan pengolahan administrasi data yang sistematis. Hal-hal pokok yang perlu dipersiapkan dalam penerapannya, yaitu:

1. Sarana dan Prasarana: dalam perencanaan administrasi data yang sistematis perlu adanya sarana prasarana yang mendukung misalnya outner, rak, computer, dan lain-lain. Hal ini dilakukan agar data yang ada tersimpan secara aman baik soft copy maupun hard copynya.
2. Sistem: Perusahaan juga membutuhkan sistem yang menunjang pengelolaan administrasi data yang sistematis mengingat dewasa ini teknologi berkembang dengan pesat sehingga sebagian besar proses usaha dapat dijalankan dengan teknologi. Sistem yang akhir-akhir ini banyak digunakan pleh perusahaan ialah ERP (Enterprise Resource Planning) dimana seluruh bagian dapat menginput datanya dalam program tersebut sehingga manajemen atau owner dapat melihat pencatatan dan pelaporan progress usahanya dimanapun dan kapanpun. Sistem ini sudah terintegrasi dengan seluruh bagian sehingga memudahkan evaluasi dari manajemen terkait proses usaha yang dilakukan perusahaan.
3. Dana: tentu hal penting ketika kita ingin menjalankan usaha ialah dana, begitupun dengan administrasi data yang sistematis. Dibutuhkan dana yang lebih daripada perusahaan yang tidak menerapkan hal ini. Ketika perusahaan ingin lebih baik tentu investasi tidak akan jadi masalah untuk keberlangsungan perusahaan.
4. Sumber DayaManusia (SDM): seluruh faktor yang ada dalam administrasi data tentu perlu di dukung oleh SDM yang sesuai dan siap dalam menjalankannya. Secara umum, perlu orang-orang yang teliti, tekun, dan sabar dalam menjalankan administrasi data yang sistematis. Selain itu juga dibutuhkan kesiapan seluruh SDM yang ada dalam perusahaan untuk penerapan administrasi data yang sistematis.

Jadi untuk menerapkan administrasi data yang sistematis, perlu mempersiapkan sarana prasarana, sistem yang dibutuhkan perusahaan, dana yang dimiliki perusahaan, dan kesiapan SDM yang ada dalam perusahaan. Ketika merasa perusahaan masih stagnant, coba Anda lihat bagaimana penerapan administrasi data di perusahaan sehingga dapat menentukan langkah-langkah untuk memperbaikinya.