Pengendalian Intern Terhadap Piutang Usaha

Piutang dagang dapat memberikan kabar baik sekaligus kabar buruk bagi perusahaan. Kabar baik karena piutang mencerminkan klaim perusahaan terhadap uang customer yang juga merupakan penambahan untuk harta perusahaan.Kabar buruk terjadi apabila perusahaan gagal menagih uang tersebut, sehingga harta yang seharusnya diterima dan menjadi milik perusahaan menjadi tersendat.Selektivitas dalam memilih customermerupakan suatu hal yang penting bagi perusahaan dagang. Perusahaan dagang biasanya memiliki suatu departemen kredit yang bertugas untuk menentukan customer mana yang dapat membeli barang perusahaan secara kredit, dan customer mana yang harus membayar secara tunai.

Dalam mengelola piutang dagang, ada dua hal yang paling dihindari:

1. Piutang Tak Tertagih (bad debt)

Yang satu ini memang mimpi buruk paling menakutkan, perusahaan sesehat apapun akan kolaps bila memiliki bad debt yang tinggi.

1. Piutang Lewat Jatuh Tempo (Overdue Receivable)

Pembayaran yang melewati jatuh tempopun bisa menjadi parasit yang dapat merusak kesehatan keuangan perusahaan dalam jangka panjang.

Yang manapun terjadi diantara kedua situasi tersebut, akan memaksa perusahaan untuk melakukan salah satu diantara ketiga tindakan berikut ini:

1. Mencari pinjaman bank (bank loan) guna menutupi kebutuhannya akan kas, yang sudah pasti disertai beban bunga yang harus ditanggung perusahaan,
2. Menurunkan kapasitas perusahaan dalam menghasilkan barang atau jasa, sehingga pendapatan langsung atau tak langsung juga akan tergerus, atau
3. Kombinasi keduanya.

Dua pendekatan yang paling umum dilakukan untuk mencegah (atau mengatasi) piutang tak tertagih dan piutang lewat jatuh tempo, yaitu:

1. Melakukan tindakan penagihan yang agresif : Menghubungi customer (via email atau telepon) secara terus menerus, bahkan sampai mendatangi kantornya untuk mengingatkan bahwa hutang mereka sudah mendekati jatuh tempo. Bila sampai pada fase tak tertagih, biasanya perusahaan sampai mendatangi kediaman pribadi pelanggan untuk melakukan penagihan paksa.
2. Menerapkan kebijakan kredit yang lebih ketat : Bila di masa lalu menyediakan kredit 30 hari bagi semua customer, untuk mencegah kemungkinan bad debt mungkin perusahaan mempersempit termin pembayaran menjadi hanya 2 minggu. Lebih ekstrimnya, mungkin perusahaan hanya melayani pembelian tunai saja.

Sehingga setiap perusahaan memerlukan pengendalian internal untuk mengendalikan seluruh fungsi di dalamnya, termasuk juga dalam piutang usaha. Pengendalian ini berguna untuk mengarahkan laju perusahaan agar tetap mengikuti tujuan yang telah ditetapkan. Pengendalian dianggap penting karena akan mempengaruhi setiap aspek operasional perusahaan. Pengendalian internal merupakan alat bantu bagi manajemen dalam melaksanakan fungsi pengendalian, baik langsung maupun yang tidak langsung. Pengendalian diartikan sebagai suatu kegiatan untuk mengetahui apakah kegiatan telah berjalan sesuai dengan rencana dan kemudian hasil dari pengawasan tersebut dapat digunakan sebagai bahan untuk melakukan tindakan perbaikan.

Pemberian piutang dimaksudkan untuk meningkatkan volume penjualan bagi sebuah perusahaan. Diharapkan dengan meningkatnya volume pejualan, maka sebuah perusahaan dapat memperoleh keuntungan. Namun ada beberapa resiko atas keberadaan piutang itu sendiri yang dapat merugikan perusahaan. Oleh karena itu perlu adanya pengendalian terhadap piutang tersebut.

Untuk mengendalikan piutang, sebuah perusahaan perlu menetapkan kebijakan kreditnya. Kebijakan ini kemudian berfungsi sebagai standar. Apabila kemudian dalam pelaksanaan penjualan kredit dan pengumpulan piutang tidak dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, maka perusahaan perlu melakukan perbaikan.

Adapun tujuan melakukan pengendalian intern piutang adalah sebagai berikut :

1.Meyakini kebenaran jumlah piutang yang ada, yang benar-benar menjadi hak milik perusahaan,

2.Meyakini bahwa piutang yang ada dapat ditagih (collectable),

3.Ditaatinya kebijakan-kebijakan mengenai piutang,

4.Piutang aman dari terjadinya penyelewengan.

Output dari sistem pengendalian intern piutang adalah berupa informasi dalam bentuk laporan keuangan atau laporan manajemen lain, sehingga karakteristik sistem pengendalian intern piutang identik dengan karakteristik informasi. Karakteristik informasi yang baik adalah :

• Relevan

• Reliable

• Complete

• Timelines

• Understandable

• Verrifyable

Pada prinsipnya sistem pengendalian harus meminimalkan, mendeteksi serta memperbaiki kesalahan ketika terjadi. Pelaksanaan sistem pengendalian intern untuk piutang harus menghasilkan suatu kepastian bahwa semua transaksi piutang telah dibukukan dan dapat dipertanggung jawabkan.

Penyelenggaraan pengendalian intern yang dilakukan perusahaan mayoritas sudah sepenuhnya layak tetapi masih kurang efektif. Misalnya di fungsi penagihan sangat jarang atau tidak melakukan sama sekali konfirmasi piutang kepada pelanggan untuk mengecek kebenaran jumlah piutang pelanggan, sehingga pada saat jatuh tempo ketika konfirmasi untuk pembayaran, tidak jarang terdapat kesalahan dalam jumlah piutang. Tetapi Untuk pengamanan sudah sepenuhnya layak karena fungsi penagihan dan yang melakukan penyetoran dana ke Bank dilakukan oleh fungsi yang berbeda.

Pengendalian intern terhadap piutang dimulai dari penerimaan order penjualan, kemudian ke persetujuan atas order, persetujuan pemberian kredit, pengiriman barang, pembuatan faktur, verifikasi faktur, pembukuan piutang, penagihan piutang, yang akhirnya akan mempengaruhi saldo kas atau bank. Dalam hal ini harus diperhatikan pula retur penjualan secara periodik harus dibuat perincian piutang menurut golongan usianya untuk menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan dan menilai apakah bagian kredit dan bagian inkaso telah bekerja dengan efisien.

Adapun sistem pengendalian intern atas piutang secara keseluruhanantara lain sebagai berikut :

1.Memisahkan fungsi pegawai atau bagian yang menangani transaksi penjualan (operasi) dari Fungsi Akuntansi Untuk Piutang,

2.Pegawai yang menangani akuntansi piutang harus dipisahkan dari fungsi penerimaan hasil tagihan piutang,

3.Semua transaksi pemberian kredit, pemberian potongan dan penghapusan piutang, harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang,

4.Piutang harus dicatat dalam buku-buku tambahan piutang (Accounts Receivable Subsidiary Ledger),

5.Perusahaan harus membuat daftar piutang berdasarkan umurnya (Aging Schedule).