KOMUNIKASI TANPA MENGGUNAKAN “MEANINGLESS WORDS”

“Emmm…” “Yaa gitu deh..” “Gitu loh..” "Seperti itu ..."

Seberapa sering kita mendengar kalimat seperti di atas? Mungkin hal tersebut terdengar familiar dan sering kita ucapkan. Dan sebagai seorang pendengar kita pun akan sulit untuk memahami maksud si pembicara tanpa adanya informasi lebih lanjut. Kalimat tersebut berarti tidak memiliki makna, atau meaningless words.

Sayangnya, kalimat tanpa makna ini tidak hanya muncul pada percakapan sehari-hari, tetapi juga dapat muncul dalam sebuah forum formal. Sebagai seorang Sekretaris penting bagi kita untuk memahami penggunaan kata dalam berkomunikasi. Dalam diskusi formal atau menjadi pembicara disuatu event kata-kata tersebut justru membuat kita terlihat kurang professional dan tidak meyakinkan. Terkadang kita temukan seorang pembicara yang memukau namun menjawab pertanyaan dengan kata-kata seperti “Gitu loh”. Contoh lain yang sering terucap adalah “Umm…” atau “Eeeeh…” yang seringkali dipergunakan untuk mengisi jeda berpikir saat sedang berbicara. Apabila ditelusuri lebih dalam ada tiga alasan yang menjelaskan penyebab seringnya kata-kata tanpa makna tersebut kita ucapkan.

1.Pembicara menyampaikan informasi hanya dari sudut pandangnya. Terkadang kita berbicara lupa bahwa pendengar tidak memiliki sudut pandang serta kerangka berpikir yang sama. Misalnya pembicara lupa bahwa pendengarnya belum tentu memiliki wawasan yang sama dengannya. Sehingga, pembicara sering melontarkan kata “ya begitu” tanpa menjelaskan apa makna “begitu” yang dia maksud.

2.Sebagian besar orang berbicara tanpa berpikir. Kata-kata spontan ini seringkali muncul apabila tidak tersedia waktu untuk berpikir, atau karena sedang tidak terpikir apa yang akan dibicarakan. Misalnya ketika seorang pembicara ditanya dengan pertanyaan tak terduga atau ketika pertanyaan dari pendengar yang cukup menyulitkannya.

3.Sebagian besar orang berbicara tanpa memperhatikan dampaknya. Banyak orang yang tidak mempertimbangkan akibat dari kata-kata yang dikeluarkannya. Seperti misalnya pernyataan “kasian deh lo” seperti sudah tidak jelas tujuannya. Apakah kalimat ini untuk menyatakan empati atau sedang mengejek. Sayangnya, banyak orang yang berkomentar seperti itu namun tidak mempertimbangkan kemungkinan pengaruhnya terhadap orang yang diajak bicara.

Melihat akibat negatifnya, kata-kata tanpa makna ini dapat menjadi “virus” bagi semua orang. Oleh karena itu, ada beberapa tips untuk meminimalisir penggunaan kata-kata ini:

1.Analisa masalah dari dalam diri.

Terkadang kita tidak sadar telah mengucapkannya. Salah satu cara untuk mendapatkan umpan balik seberapa besar “virus” ini telah mempengaruhi kita adalah dengan merekam ketika kita sedang berbicara di depan umum. Kemudian, dengarkan kembali rekaman tersebut dan tandai ketika kata-kata tersebut terucap.

2.Berhenti bicara

Ketika tiba-tiba menyadari pengucapan kata-kata tanpa makna tersebut, atau saat merasa kata-kata tersebut akan keluar, jangan merasa takut untuk diam sebentar di sela-sela pembicaraan, karena ternyata apabila tidak lebih dari 5 detik, pendengar tidak akan terlalu menyadari hal tersebut. Selain dapat membantu memikirkan kata-kata yang sempat hilang dalam pikiran, pause yang kita terapkan juga sekaligus memberikan waktu bagi pendengar untuk merefleksikan apa yang baru saja pembicara katakan. Apabila Anda merasa berhenti berbicara terasa menakutkan dan menyebabkan pendengar Anda bertanya, tarik nafas sejenakbaru mulai bicara. Hal ini dapat membantu tetap tenang, dan pause tersebut tidak lagi terasa begitu menakutkan.

3.Pahami budaya dalam perusahaan

Budaya perusahaan bisa saja terbentuk dari masing-masing individu yang ada didalam organisasi tersebut. Bila kita mencoba untuk memahami karakter dari kebanyakan individu tersebut tentu kita akan lebih mudah dalam memilih kata-kata yang akan diucapkan. Pahami perspektif orang lain meski orang tersebut berbeda generasi dengan kita. Hal tersebut juga bisa menjaga kesopanan dalam berkomunikasi dan meminimalisir kesalahpahaman.

Sebagai seorang Sekretaris dimana kemampuan berkomunikasi merupakan hal utama yang wajib dikuasai, sebaiknya penggunaan meaningless word sedikit demi sedikit harus dihilangkan. Hal ini menjadi nilai tambah ketika kita berkomunikasi dengan klien, dimana rasa percaya diri, keyakinan klien terhadap kita dan kesopanan dalam berkomunikasi akan lebih terlihat di mata klien.