Hal Penting Dalam Mengajukan Reimburse Dari Perusahaan

Dalam menjalankan proses bisnis di perusahaan, pastinya adanya sistem kas kecil dalam sistem keuangan perusahaan dimana staf perlu melakukan reimburse kas kembali. Terkadang juga perusahaan tidak dapat membayarkannya secara langung untuk apapun yang berkaitan dengan pelaksanaan proses bisnis. Oleh karena itu, kadang kala staf harus merelakan untuk membayar sendiri terlebih dahulu.

Perlu diketahui, kita dapat menuntut penggantian biaya yang keluar dengan cara mengajukan klaim reimbursement kepada perusahaan. Namun yang perlu diperhatikan, ada beberapa hal yang harus dicermati oleh staf sebelum mengajukan klaim reimburse. Diantaranya sebagai berikut :

Taati aturan Yang Ada. Setiap perusahaan tentunya memiliki standard operational procedure (SOP) yang berbeda untuk setiap klaim reimbursement. Terutama bagi korporasi besar yang memiliki aturan cukup rumit untuk urusan ini, seperti besarnya maksimal jumlah yang dapat diganti, dsb. Oleh karena itu, sebaiknya kita mengikuti aturan yang ada untuk menghindari kesalahan pelaksanaan prosedur, apalagi jika perusahaan tersebut nantinya melakukan audit bagi setiap transaksi yang berkaitan dengan keuangan.

Persiapkan dokumentasi secara Rapi dan tepat. Sebelum mengajukan reimbursement, persiapkan seluruh dokumentasinya (seperti kuitansi, bukti bayar, invoice, dsb) secara rapi, urut sesuai tanggal dan sesuai jumlah yang akan diajukan. Pastikan juga bahwa bukti tersebut asli karena perusahaan hanya akan mau menerima sesuai dengan bukti bayar yang asli. Kita juga dapat memfotocopy bukti bayar tersebut untuk berjaga-jaga jika jumlah yang diterima nanti tidak sesuai.

Pemeriksaan oleh Atasan Pemohon. Sebelum seluruh pengeluaran di lakukan reimbursement ke Kasir perusahaan, pastikan seluruh nota dan bukti pengeluaran di periksa dulu oleh Atasan pemohon terkait dengan kewajaran pengeluaran biaya. Bila sudah diperiksa dan disetujui oleh Atasan Pemohon maka barulah kita dapat menyerahkan dokumen reimburse ke Kasir sesuai prosedur yang berlaku.

Lakukan Secepatnya. Beberapa perusahaan terkadang memiliki proses klaim reimbursement yang cukup memakan waktu. Terutama korporasi besar yang membutuhkan waktu beberapa hari kerja untuk memproses klaim. Oleh karena itu, pengajuan reimburse sebaiknya dilakukan tak lama setelah beban tersebut diterima staf. Perusahaan biasanya juga memiliki aturan bahwa reimbursement hanya dapat dilakukan maksimal beberapa hari setelah tanggal yang tertera dari bukti bayar. Hal ini juga dilakukan untuk mengantisipasi kuitansi hilang.

Cek kembali jumlah reimburse Kas yang diterima. Setelah uang diterima secara tunai, cek kembali apakah jumlah yang diterima sudah sesuai dengan nilai yang diajukan. Jika tidak, copy kuitansi yang sebelumnya telah kita dokumentasikan dapat menjadi bukti atas ketidak-sesuaian angka tersebut. Hal itu berarti kita telah membantu perusahaan dalam menangani kesalahan informasi jika perusahaan tersebut nantinya melakukan audit bagi setiap transaksi yang berkaitan dengan keuangan.