ZERO-BASE BUDGETING

Zero Based Budgeting adalah sistem anggaran yang didasarkan pada perkiraan kegiatan, bukan pada yang telah dilakukan dimasa lalu. Setiap kegiatan akan dievaluasi secara terpisah. Ini berarti berbagai program dikembangkan dalam visi pada tahun yang bersangkutan.

Langkah yang dapat diterapkan adalah:

1.Membagi operasi dari organisasi ke dalam unit keputusan (Decision Package). Dasar untuk pembagian adalah aktivitas secara spesifik, jasa spesifik yang diberikan, subunit organisasi atau aktivitas alternatif yang dilakukan untuk mencapai tujuan dari program.

2.Memilih cara terbaik untuk menyediakan jasa berdasarkan analisa tertentu ( menemukan cara dan sarana untuk mencapai program)

3.Menentukan pilihan atas beberapa unit oganisasi sehingga didapat keputusan tentang banyaknya jasa yang akan disedikan (mengevaluasi solusi dan alternative sumber daya)

4.Mengatur jumlah anggaran dan prioritas yang dianggarkan

Manfaat yang dapat dirasakan oleh organisasi dari zero-base budgeting­ dapat dibagi dalam tiga kategori:

1.Perencanaan dan penganggaran yang lebih baik

Hal ini muncul karena:

a)Identifikasi, evaluasi, dan justifikasi terhadap semua aktivitas yang diajukan sehingga sumber daya dapat dialokasikan dengan lebih baik karena manajer telah mengevaluasi kebutuhan tiap fungsi dan telah mempertimbangkan berbagai jenis dan tingkatan upaya untuk melakukan masing-masing aktivitas.

b)Manajemen puncak memiliki fleksibilitas yang lebih besar untuk mengalokasikan ulang sumber daya dan memungkinkan pergeseran anggaran yang lebih besar antar organisasi dikarenakan adanya peringkat prioritas aktivitas yang terkonsolidasi.

c)Program baru dengan prioritas tinggi dapat didanai secara total atau sebagian melalui penghapusan atau pengurangan aktivitas saat ini.

d)Kombinasi perencanaan dan penentuan tujuan, penganggaran, dan pengambilan keputusan operasional dalam satu proses yangmemerlukan pengawasan mendetail terhadap setiap aktivitas menghasilkan pendekatan terintegrasi bagi organisasi untuk menentukan alokasi sumber daya yang paling efektif.

e)Fungsi-fungsi yang melakukan hal yang sama atau duplikasi dapat diidentifikasi sehingga dapat dieliminasi.

f)Kurangnya perencanaan yang efektif dan koordinasi yang buruk antar aktivitas dalam organisasi dapat diidentifikasi sehingga dapat diperbaiki.

g)Peringkat prioritas dalam paket keputusan dapat digunakan untuk mengidentifikasi paket mana yang akan ditambahkan atau dihapus untuk mencapai tingkat pengeluaran yang diinginkan.

h)Revisi pada asumsi selama siklus anggaran tidak memerlukan perombakan total pada seluruh proses penganggaran. Manajer dapat mengidentifikasi paket mana yang terpengaruh dan dapat melakukan revisi pada paket tersebut.

i)Model perencanaan atau target pengeluaran awal dapat dimodifikasi karena manajer dapat melihat apa yang akan dan tidak akan dilakukan.

j)Manajer pada semua tingkatan memiliki informasi dasar dan analisa yang sama yang berasal dari paket keputusan dan prioritas.

k)Paket keputusan yang telah disetujui menyediakan dasar bagi pengendalian anggaran.

l)Manajemen puncak dapat mengidentifikasi beban kerja dan biaya yag dibebankan oleh kebijakan umum, prosedur, peraturan legal dari pemerintah, dan lain sebagainya, sehingga manajemen puncak dapat mengambil tindakan untuk menghapus atau meringankan batasan-batasan yang dialami manajer operasional tersebut.

2.Manfaat yang berkesinambungan, antara lain:

a)Melatih manajer untuk secara berkelanjutan mengevaluasi kegiatan operasional, efisiensi, dan efektivitas biaya mereka.

b)Kinerja manajer dapat diukur terhadap tujuan, target kinerja, dan manfaat yang telah menjadi komitmen mereka sendiri.

c)Daftar peringkat dari paket keputusan yang sudah disetujui dapat digunakan sebagai titik awal untuk menentukan aktivitas yang harus dikurangi atau diperluas.

d)Kegiatan yang dilakukan dan dikelola dengan burukdapat dengan mudah diidentifikasi selama proses zero-base budgeting dan manajemen puncak dapat mengambil tindakan apapun yang diperlukan untuk menghilangkan masalah ini.

3.Mengembangkan tim manajemen

Zero-base budgeting juga merupakan suatu proses pembelajaran bagi manajemen. Proses identifikasi dan evaluasi setiap aktivitas membuat manajemen lebih mengenal masing-masing aktivitas. Manajer yang mempersiapkan paket keputusan juga didorong untuk melibatkan orang-orang mereka dalam mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif, ukuran kinerja, dan efektivitas operasi mereka. Partisipasi aktif oleh para manajer pada tingkatan yang lebih rendah dan bawahan mereka di setiap organisasi, bersama dengan review dan analisis oleh tingkat manajemen yang lebih tinggi, dapat memunculkan komitmen dan pemahaman terhadap kegiatan yang disetujui, serta perasaan bekerja bersama-sama untuk perbaikan seluruh organisasi daripada hanya pada bidang mereka.