Meminimalisir Resiko Fraud Pada Supply Chain

Fraud dapat terjadi di berbagai aspek dalam bisnis. Fraud cenderung memakan biaya dan mempengaruhi Supply Chain, sebagaimana area lainnya dalam bisnis perusahaan. Fraud juga dapat meningkat terutama dengan adanya perkembangan dalam teknologi informasi dan metode yang lebih kompleks untuk melakukan suatu Fraud.

Manager Pembelian berkewajiban untuk meminimalisir resiko Fraud yang dapat terjadi dalam manajemen Supply Chain dan hubungan dengan supplier. Bagian pembelian dapat mengidentifikasi terjadinya Fraud dan melaporkan resiko yang dapat terjadi dari berbagai jenis Fraud. Fraud yang terjadi dapat menimbulkan biaya bagi organsisasi dan mengakibatkan organisasi kehilangan profit. Penting bagi Supply Chain manager untuk menyertakan cara menanggulangi Fraud sebagai bagian dari perencanaan resiko dan keberlanjutan bisnis.

Resiko atas Supply Chain merupakan masalah yang sulit untuk dapat dihindari. Dunia pembelian berubah secara konstan dan manager Supply Chain harus mengenalinya. Dua ancaman penting terkait Supply Chain yang umumnya terjadi adalah financial Fraud dan ancaman keamanan cyber.

Financial Fraud dapat berupa kolusi, monitoring yang buruk atas biaya karyawan, atau kecurangan dari vendor, termasuk memalsukan biaya tenaga kerja dan memalsukan tagihan. Untuk dapat menghindari terjadinya resiko Fraud, maka tim pembelian dapat melakukan audit tagihan dan aktivitas dari vendor dan menggunakan teknologi untuk menganalisa dan memonitor hal ini.

IT Security merupakan ancaman yang semakin meningkat saat ini. Banyak perusahaan yang kekurangan prosedur untuk melindungi data kritikal dan mengakibatkan bisnis mereka mudah diserang yang dapat membahayakan bagi customer, proses operasional dan brand yang dimiliki. Meskipun perusahaan kita memiliki prosedur security yang dijalankan, namun supplier di mana kita bekerja sama mungkin masih belum memilikinya. Untuk menghindari hal ini, manager pembelian harus mengaplikasikan kontrol atas security, membeli hanya dari vendor terpercaya, memutuskan hubungan dengan jaringan luar yang berbahaya dan mendorong kolaborasi di antara Supply Chain manager dan IT.

Pengawasan atas Supply Chain tidak hanya dilakukan dengan mengatur Supply Chain dalam perusahaan saja, namun juga Supply Chain milik supplier. Perusahaan-perusahaan multinasional memahami hal ini dan menjadi lebih aktif dalam melakukan control atas apa yang terjadi dalam jaringan mereka.

Untuk dapat mendeteksi dan menghentikan terjadinya Supply Chain Fraud yang terjadi di dalam perusahaan, maka perusahaan dapat melakukan beberapa langkah berikut:

-Lakukan pengecekan Fraud secara spesifik, dengan menggunakan teknik penggalian data untuk menganalisa seluruh jejak informasi perusahaan-seperti pesanan, faktur, database klien dan supplier, detail karyawan-sebagai indikator terjadinya kesalahan.

-Gunakan teknologi yang memadai dalam melakukan investigasi terkait terjadinya Fraud. Dengan penggunaan teknologi akan memudahkan untuk melakukan deteksi dan analisa dengan beragam format dan informasi. Dengan identifikasi yang ada maka akan memudahkan perusahaan untuk mengambil langkah perbaikan, mengurangi resiko internal dan mencegah pemborosan.

-Perhatikan indikator kecil bahwa terdapat sesuatu yang tidak benar, misal penagihan biaya yang berlebih atau supplier yang cenderung selalu memenangkan tender. Lakukan pengecekan atas kemungkinan terjadinya Fraud, terutama pada perusahaan yang berada di negara yang memiliki potensi untuk melakukan korupsi yang besar. Dalam hal ini, perusahaan dapat mengadakan pemeriksaan secara regular atas Fraud setiap 3 atau 6 bulan. Semakin cepat hal ini terdeteksi maka semakin memudahkan perusahaan untuk dapat menghentikan Fraud sebelum terjadi semakin jauh.

Secara lebih spesifik, perusahaan dapat melakukan hal-hal sebagai berikut untuk dapat mengatasi resiko terjadinya Fraud pada Supply Chain:

-Memperhatikan data yang diberikan terkait tenaga kerja yang dimiliki. Terdapat resiko terjadinya pembayaran biaya tenaga kerja yang tidak sewajarnya di antaranya pembayaran lembur untuk waktu kerja regular, pembayaran biaya untuk pihak yang tidak terdapat dalam daftar gaji dan pembayaran biaya tenaga kerja yang berlebih. Perusahaan dapat melakukan verifikasi atas laporan pembayaran dengan master file pembayaran gaji yang berisikan informasi terkait karyawan yang dimiliki perusahaan.

-Meminta vendor untuk memberikan tagihan yang detail dan meminta dokumen pendukung kepada vendor. Jasa yang menimbulkan biaya tidak langsung termasuk biaya professional dan konsultasi serta biaya marketing dan iklan pada umumnya tidak terukur dan akan menyulitkan untuk melakukan analisa pada pengeluaran setelah dilakukan pembayaran. Untuk mencari pembayaran yang berlebih, lakukan pemeriksaan atas dasar pengenaan biaya tagihan vendor berdasarkan pada tagihan yang diberikan oleh vendor. Hal ini dapat dimulai dengan vendor yang kemungkinan besar bermasalah. Untuk memberikan peringkat atas resiko vendor, maka dapat dibuat daftar terkait kriteria evaluasi yang memudahkan untuk diidentifikasi.

-Memahami formula yang digunakan vendor untuk mengalokasikan biaya yang dibagi dengan pihak lain. Yang termasuk dalam biaya semacam ini diantaranya adalah overhead vendor. Biaya semacam ini harus dituliskan pada kontrak. Verifikasi formula dengan vendor dan estimasikan berapa bagian atau alokasi yang seharusnya. Jika estimasi perusahaan kita lebih rendah daripada tagihan seharusnya, hal ini dapat disampaikan kepada vendor dan dilakukan negoisasi untuk menentukan kesepakatan.

-Tentukan secara jelas apa yang dimaksud dengan biaya pada kontrak dengan vendor. Hal ini dapat membatasi tagihan yang membengkak di bawah perjanjian. Lakukan kesepakatan dalam kontrak secara terdokumentasi untuk memverifikasi komposisi biaya.