PERLUKAH SEKRETARIS MENGEVALUASI KINERJA PADA PERTENGAHAN SEMESTER INI?

Pertengahan tahun adalah moment yang tepat untuk kita merefleksikan hasil kerja. Selama enam bulan yang telah dilalui, apa yang sudah dicapai?, target kerja apa yang belum dicapai, dan apa kendalanya? Dengan berprofesi sebagai sekretaris, kita pun harus melakukan evaluasi atas kinerja enam bulan lalu, serta menentukan strategi lanjutan untuk menghadapi enam bulan ke depan.

Tuntutan profesi yang semakin tajam, baik dari lini terbawah hingga top manajemen, membuat sekretaris yang dianggap “tangan kanan” pimpinan juga harus berbenah diri. Kemauan dan kemampuan memiliki peran yang sangat penting, jika tidak ingin tergusur dengan kecanggihan teknologi dan maraknya saingan. Sekretaris juga harus memiliki orientasi pemikiran yang strategis, bagaimana bisa mengeluarkan ide-ide untuk meningkatkan motode kerja, peningkatan teknis pekerjaan dan mengefisienkan pekerjaan.

Meskipun pada umumnya, posisi sekretaris selalu di dominiasi oleh wanita, yang identik dengan kelemah-lembutan, serta kegiatan administratif. Namun, tidak menutup kemungkinan, sekretaris menjadi posisi unik yang sangat menjanjikan, apabila kita ulet dan tekun menjalankan. Untuk menjadi sekretaris dalam level tersebut, tentunya harus menjiwai betul profesi yang digeluti. Kemampuan dan evaluasi pekerjaan harus terus dilakukan untuk meningkatkan efektifitas pekerjaan.

Evaluasi atas kinerja dari sekretaris bisa dilakukan secara berkala, misalkan setiap bulan, setiap triwulan, atau bahkan setiap enam bulan sekali. Sekretaris senior bisa melakukan evaluasi ini yang didasarkan pada kaidah dan prosedur yang berlaku di perusahaan. Evaluasi juga bisa dilakukan dari banyak pihak, dari atasan langsung, dari rekan kerja, dari bawahan (apabila ada), serta dari diri sendiri sebagai pembanding. Bahkan jika ada pihak yang ditunjuk untuk menjadi Kepala khusus di bidang kesekretariatan, evaluasi mingguan juga perlu dilakukan, dengan memberlakukan kontrol harian, dengan memeriksa apa saja yang dilakukan oleh sekretaris dibawahnya setiap harinya.

Lalu, hal-hal apa saja yang bisa di evaluasi untuk menilai kinerja sekretaris?

1.Kemampuan teknis dan operasional

Kemampuan teknis adalah kemampuan dasar yang dimiliki oleh sekretaris. Apa saja yang termasuk didalamnya? kemampuan mengoperasikan Microsoft Office tidak hanya sekedar tahu, tapi betul-betul harus mahir. Kelincahan sekretaris dalam menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan, yang didukung dengan kemampuan speed typing. Percepatan sekretaris dalam beradaptasi dengan atasan, rekan dan lingkungan dikantor adalah hal yang harus dinilai selain update informasi terkait issue-issue terkait profesi.

2.Kemampuan berkomunikasi yang efektif dengan pihak internal maupun eksternal

Sebagai garda komunikasi dengan pihak eksternal, kemampuan berkomunikasi yang efektif juga perlu menjadi perhatian. Komunikasi bisa dilakukan secara verbal maupun visual. Komunikasi verbal mencakup bahasa dan gaya bicara, selain olah tubuh. Mengapa komunikasi saja penting di evaluasi? Karena dengan komunikasi yang baik dengan atasan, maupun dengan rekan kerja akan mengefisienkan pekerjaan, karena tidak akan terjadi miss communication.

3.Kemampuan peningkatan diri dan continues improvement

Profesi sekretaris yang mungkin bagi sebagian orang identik dengan suatu rutinitas, namun anggapan tersebut tidak sepenuhnya benar. Sekretaris tetap harus memiliki jiwa untuk terus berinovasi yang tujuan akhirnya adalah meningkatkan efisiensi pekerjaan. Contoh sederhana, memperbaiki kertas kerja yang sudah standar, dengan metode yang lebih baik. Sampaikan hal tersebut kepada atasan, untuk di evaluasi apakah ide kita bisa layak diterapkan. Apabila efisiensi dan efektivitas bisa ditingkatkan dengan ide kita, tidak menutup kemungkinan apabila improvisasi Anda di gunakan untuk seluruh kantor bukan? Kemampuan dasar pengembangan diri, juga menjadi “icon” yang dinilai dari sekretaris. Meskipun kemampuan teknis mumpuni, tapi tidak dewasa menyikapi suatu permasalahan, bisa jadi menjadi boomerang dalam pekerjaan.

4.Kualitas hasil pekerjaan dan kepuasan pelanggan yang semakin baik

Layaknya bekerja dibidang jasa, sekretaris harus bisa memberikan pelayanan yang prima kepada pelanggannya. Dalam hal ini pelanggan yang dimaksudkan adalah pekerjaan dari atasan, pekerjaan dari departemen masing-masing. Kecepatan penanganan, plan pekerjaan yang baik, serta output yang dihasilkan adalah hal yang jelas dapat menjadi tolak ukur dalam evaluasi sekretaris.

Pemantauan dan evaluasi atas kinerja dilaksanakan secara continue dan berkala, sehingga proses pelaksanaan kegiatan kerja tetap berjalan baik sesuai dengan rencana. Dan yang terpenting sebagai media pendukung untuk pengambilan tindakan perbaikan untuk mengatasi adanya penyimpangan dan terjadi. Di pertengahan tahun seperti saat ini, adalah waktu yang tepat untuk kita kembali menyesuaikan strategi yang sudah dibuat di awal tahun, untuk melangkah enam bulan selanjutnya sehingga diharapkan hasilnya lebih maksimal. Meskipun terlihat “sederhana” pertemuan-pertemuan rutin untuk membahas permasalahan-permasalahan di department kesekretariatan, juga cukup efektif dijadikan moment untuk “memperbaiki diri”. Sebab dari sana, kita bisa melakukan benchmark satu sama lain dan menjadikan suatu masalah menjadi pelajaran bersama.