PENGELOLAAN PERSEDIAAN

Pengelolaan persediaan adalah salah satu hal yang sangat penting yang harus dilakukan oleh perusahaan. Dengan pengelolaan persediaan yang optimal maka dapat melakukan penghematan pada persediaan tersebut. Hal-hal yang harus diperhatikan untuk dapat melakukan pengelolaan persediaan dengan baik:

1. Penerimaan Persediaan

Sumber penerimaan persediaan dapat disebabkan oleh:

• Pembelian
• Penerimaan Bonus
• Retur

Secara umum, setiap penerimaan barang wajibdibuatkan sebuah Laporan Penerimaan Barang yang menandakan bahwa pihak penerima barang (gudang) benar-benar menerima barang tersebut. Pada saat menerima barang, pihak yang menerima barang harus melakukan pemeriksaan untuk memastikan:

1. Apakah barang yang diterima benar-benar merupakan pesanan dari perusahaan dari segi kualitas dan kuantitas (penerimaan barang karena pembelian);

2.Apakah barang yang diterima sudah disetujui pengembaliannya oleh pihak yang berwenang (penerimaan barang karena retur penjualan).

Contoh Laporan Penerimaan Barang

Untuk melakukan hal itu, maka bagian penerimaan akan melakukan cek secara fisik, dokumen yang dibawa oleh pengirim, dan dokumen yang dibuat secara internal. Pengisian pada Laporan Penerimaan barang harus diisi sesuai dengan jumlah fisik barang yang diterima, bukan berdasarkan dokumen pengiriman atau dokumen pemesanan.Setelah melakukan penerimaan barang, maka bagian penerimaan harus melakukan update penerimaan barang yang dilakukan pada Kartu Stok yang dimiliki perusahaan. Kartu Stok merupakan catatan terhadap barang yang perusahaan miliki. 1 jenis barang akan memiliki 1 Kartu Stok. Pencatatan dalam kartu stock ini umumnya menggunakan satuan yang terkecil.

Contoh Kartu Stok

2. Pengeluaran Persediaan

Sumber pengeluaran persediaan dikarenakan:

• Penjualan;
• Pemberian Bonus;
• Retur Pembelian;
• Pemberian contoh barang.

Pengeluaran barang dari bagian gudang hanya dapat dilakukan apabila ada perintah dan persetujuan secara tertulis dari pihak yang berwenang. Jika tidak ada persetujuan tertulis dari pihak yang berwenang, bagian gudang tidak boleh mengeluarkan barang yang ada di gudang. Contoh perintah pengeluaran barang dapat berupa dokumen: Surat Jalan, Delivery Order, Memo Retur Pembelian, dsb. Setiap perusahaan memilki penyebutan nama dokumen yang berbeda-beda, sehingga yang perlu dipahami adalah esensi dari dokumen tersebut.Saat melakukan pengeluaran barang, bagian gudang juga harus melakukan update pada Kartu Stock. Hal ini dilakukan agar perusahaan mengetahui posisi stock setiap ada perubahan.

3. Laporan Akhir Bulan

Setiap akhir bulan, maka bagian gudang harus membuat Laporan Mutasi Persediaan Gudang. Laporan ini merangkum jumlah penerimaan dan pengeluaran barang yang dilakukan selama satu bulan per jenis barang yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan kata lain, laporan ini merupakan rangkuman dari seluruh Kartu Stok barang selama satu bulan. Dengan adanya Laporan Mutasi ini, maka dapat diketahui jumlah barang yang turnover nya tinggi dan rendah dan dapat diketahui juga apabila terdapat stok yang sudah berada pada stok minimum.

Contoh Laporan Mutasi Persediaan