Sekretaris: Orang Yang Paling Hebat Di Perusahaan?

Sebuah organisasi, khususnya dalam bentuk perusahaan memiliki banyak hal untuk dikerjakan guna mencapai tujuannya. Banyak posisi tinggi di dalam perusahaan yang memiliki peran penting dalam menentukan arah dan kebijakan. Misalnya manajer yang harus membuat keputusan terkait tugas divisi yang dibawahinya atau direktur yang harus memantau bagaimana kinerja manajemen secara keseluruhan. Lalu apakah keputusan atau hasil penilaian oleh keduanya hanya berasal dari observasi pribadi yang jelas akan bersifat subyektif? Tentu saja tidak. Siapakah yang bertugas menciptakan dan mengelola informasi-informasi tersebut? Jawabannya adalah sekretaris perusahaan. Tidak heran jika banyak yang mengatakan bahwa sekretaris adalah orang yang paling tahu tentang perusahaan atau ujung tombak keberhasilan perusahaan.

Di masa lalu, sekretaris yang bekerja di perusahaan hanya ditekankan pada kemampuan teknis, seperti korespondensi, menelepon, menulis notulen, membuat jadwal, dan menyimpan setiap arsip penting perusahaan. Namun di era yang sangat kompetitif ini, sekretaris yang dibutuhkan perusahaan tidak lagi seseorang yang sebatas pada kemampuan teknis, karena diharapkan dapat mengerjakan tugas yang lebih kompleks dan relasional.

Kualifikasi lainnya yang diperlukan sekretaris adalah kemampuan dalam berkomunikasi dan membangun networking. Seorang sekretaris profesional diharapkan ‘pintar’ dalam berkomunikasi dengan siapapun karena ia menjadi kunci hubungan antar bagian di perusahaan. Oleh karena itu, kecerdasan emosional pun juga menjadi sebuah kebutuhan seorang sekretaris. Tidak heran jika seorang sekretaris biasanya memiliki kepribadian yang ramah, tegas, supel, tangkas, dan tangguh. Kemampuan sekretaris dalam mengendalikan diri diuji ketika pimpinan yang memberikan pekerjaan melebihi kapasitas sekretaris, dalam hal ini sikap sekretaris adalah tidak meluapkan emosinya kepada pimpinan namun memberikan penjelasan bahwa tugas tersebut tidak bisa langsung dikerjakan karena masih ada pekerjaan lain yang harus diselesaikan.

Satu kualifikasi lagi bagi seorang sekretaris adalah penguasaan teknologi yang membantunya dalam bekerja. Semakin banyak teknologi yang bisa dimanfaatkan, oleh karena itu sekretaris harus cepat dalam beradaptasi dengan teknologi baru tersebut. salah satu manfaatnya contoh Internet, membantu sekretaris dalam melakukan pekerjaan dari jarak jauh dengan pimpinan dan bisa membantu media promosi dalam memperkenalkan perusahaannya.

Dalam realita pekerjaan, sekretaris dituntut melakukan pekerjaan diluar tugas utamanya, yaitu dalam menjaga kondisi lingkungan pekerjaan. Contohnya ketika pimpinan tidak berada ditempat, maka sekretaris harus mampu mengambil alih dan memastikan bahwa kondisi pekerjaan yang dilakukan karyawan tetap kondusif.

Dengan demikian, bisa kita sepakati bersama bahwa memang sekretarislah orang yang harus paling pandai di dalam perusahaan. Mengingat perannya yang sangat multitasking dan kebermanfaatan hasil kerjanya sangat dibutuhkan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan. Bahkan manajemen tidak dapat mengambil keputusan tanpa ada informasi yang disediakan oleh sekretaris. Selain itu sekretaris bukan hanya mampu menjadi pesuruh bagi pimpinannya melainkan harus dapat berjalan bersama seluruh bagian perusahaan untuk mencapai visi misi perusahaan. Betapa hebatnya peran sekretaris di era ini sehingga posisi ini tidak bisa dipandang sebelah mata.