TIPS MEMILIH HOTEL UNTUK BUSINESS TRIP

Persaingan bisnis dewasa ini semakin ketat. Kondisi ini membuat Pimpinan perusahaan beserta jajaran manajemen harus tanggap dan cepat dalam mengeksekusi strategi bisnis agar pertumbuhan perusahaan tercapai. Tantangan ini yang membuat Pimpinan dan eksekutif sibuk dengan padatnya jadwal pertemuan, baik pertemuan yang diselenggarakan diluar kota maupun diluar negeri. Dalam situasi demikian, Sekretaris harus pandai-pandai mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, khususnya dalam hal akomodasi.

Saat ini banyak sekali hotel yang menawarkan beragam fasilitas yang memadai. Tetapi ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat memilih hotel dalam urusan bisnis. Bagaimana Sekretaris bisa memilih hotel yang tepat ketika Pimpinan melakukan perjalanan bisnis? Berikut hasil wawancara dengan team Crown Prince Hotel (Yudi Lin – Executive Assistant Manager; Suharta – F&B Manager; Budiono – HRD Manager) tentang tips bagaimana memilih hotel untuk perjalanan bisnis:

1.Anggaran

Hal yang paling utama adalah pastikan anggaran untuk penginapan, ini sebagai acuan dalam memilih klasifikasi hotel berdasarkan bintang yang dimiliki. Hotel biasanya menawarkan corporate rate, ini bisa dimanfaatkan jika Pimpinan sering melakukan perjalanan bisnis ke kota ataupun negara tersebut.

2.Tujuan Business Trip

Mengetahui tujuan business trip apakah untuk meeting, seminar atau corporate visit. Untuk meeting atau menghadiri seminar, usahakan menginap di lokasi yang sama dengan venue acara sehingga lebih praktis dan tidak perlu mengeluarkan lagi biaya transportasi. Jika tempatnya berbeda, perhitungkan jarak lokasi meeting dengan tempat menginap. Ini penting karena kita harus menghitung lagi biaya transportasi dan ketersediaan moda transportasi untuk menuju tempat kegiatan.

Sekretaris harus tahu agenda meeting Pimpinan selama business trip, termasuk dengan siapa saja akan bertemu. Ini penting agar bisa memilih hotel yang mempunyai sarana seperti restaurant yang sesuai dengan tamu Pimpinan. Misalnya akan meeting dengan tamu dari Jepang atau Eropa, maka pilihlah hotel yang disukai tamu-tamu tersebut atau hotel yang punya restaurant yang menyediakan food beverage sesuai dengan selera mereka.

3.Lokasi

Pilihlah hotel dengan lokasi yang strategis. Umumnya perjalanan bisnis dilakukan di kota-kota besar, sehingga seringkali lalu lintas di sekitar hotel macet. Karena itu pastikan untuk mencari lokasi dengan sarana sekitarnya yang lengkap, yang hanya perlu ditempuh dengan jalan kaki. Cari tahu tempat-tempat penting atau strategis sesuai dengan kebutuhan, seperti shopping centre, rumah makan, rumah sakit, dll. Meski berada di lokasi yang strategis, Anda perlu mencari tahu kondisi keamanan lingkungan di sekitar hotel.

4.Fasilitas

Carilah hotel yang memiliki fasilitas sesuai kebutuhan dalam perjalanan bisnis, misalnya:

-Room dengan fasilitas sesuai kebutuhan. Ketika memilih kamar, pastikan luas kamar dan viewnya bagus. Pilihan smooking room bisa jadi alternatif bagi perokok agar tidak kena charge ketika merokok di dalam kamar.

-Wifiyang dapat diakses dengan mudah, cepat dan tidak berbayar. Ini diperlukan untuk memperlancar kinerja.

-Business centre, jika Pimpinan ingin mengadakan pertemuan yang sifatnya private meeting.

-Fasilitas olahraga seperti fitness center, swimming pool, dll. Dalam waktu luang, biasanya olahraga menjadi salah satu kegiatan yang dilakukan setelah menyelesaikan urusan bisnis.

-Moda transportasi. Ketika Pimpinan harus melakukan perjalanan yang menggunakan moda transportasi, pastikan hotel tersebut selalu siap menyediakan.

-Shuttle Bus. Ketika mengunjungi sebuah kota atau negara, pasti tidak lepas dari keinginan untuk menikmati sensasi wisata kota atau negara tersebut. Oleh karena itu carilah hotel yang memiliki fasilitas yang menyediakan shuttle bus agar dapat pergi ke tempat acara secara gratis. Beberapa shuttle bus juga menyediakan trayek kunjungan ke tempat pusat oleh-oleh atau obyek wisata terdekat.

5.Service

Memilih hotel yang memiliki excellent service, misalnya proses check-in cepat dan late check-out. Ketika Pimpinan sudah lelah dengan perjalanannya, maka akan menginginkan proses check-in dengan segera, dengan harapan segera dapat beristirahat sebelum mulai urusan bisnisnya. Untuk mengetahui fasilitas dan pelayanan hotel, bisa melalui cek skor bintang hotelataubisa juga memanfaatkan review dari beberapa trip apps, maupun dari google maps seperti berikut:

6.Breakfast

Yang dicari bukan hotel yang menyediakan breakfast dengan pilihan menu beragam dan rasa yang lezat, tetapi juga menyediakan menu yang bukan jadi pantangan Pimpinan, availability room service atau early breakfast. Yang terakhir biasanya diperlukan ketika Pimpinan harus berangkat pagi sekali karena harus terbang ke kota atau negara lain.

7.Chain Hotel dan klasifikasi hotel

Dalam melakukan perjalanan bisnis di beberapa kota atau negara sekaligus, gunakan chain hotel. Ini akan lebih efisien. Dan juga gunakan membership card dalam pemesanan hotel tersebut, ini bisa jadi alternatif karena bisa memanfaatkan program promo dalam berbagai event mereka.

Klasifikasi hotel berdasarkan bintang, akan mempengaruhi fasilitas, produk dan ambience hotel tersebut. Fasilitas hotel dengan bintang 5 pasti memiliki berbagai macam fasilitas dengan sentuhan furniture yang mewah dan kualitas no. 1. Hal ini juga akan berbeda dengan hotel bintang 4, dan dibawahnya.

Dengan tips di atas, tentunya Sekretaris akan lebih baik dalam merencanakan dan memilih hotel dalam mempersiapkan perjalanan bisnis Pimpinannya. Hal ini penting karena tugas Sekretaris adalah membantu Pimpinan dalam mencapai target-target bisnis dengan membantu memilihkan penginapan yang cocok sehingga perjalanan bisnis Pimpinan berjalan dengan lancar dan mendapatkan hasil yang memuaskan.

***