Peran Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Dan Bagaimana Menjaga Hubungan Dengan Keluarga Pimpinan

Dewasa ini, kedudukan seorang sekretaris memiliki peranan yang begitu penting dalam sebuah organisasi, seiring dengan perkembangan zaman dan permasalahan yang kompleks. Salah satu tugas utamanya adalah membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila sekretaris tidak ada maka pekerjaan menjadi terhambat, baik dari segi tenaga, pikiran dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja, karena pimpinan tidak dapat mengendalikan perusahaan ataupun seluruh bawahannya langsung, sehingga operasional perusahaan berjalan lambat.

Kelancaran tugas pimpinan kadang menjadi tidak terlaksana, karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci dan detil. Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui segala situasi dan kondisi perusahaannya, serta bagaimana memanfaatkan waktu dengan efektif dan efisien. Guna menjamin kelancaran tugas tersebut, tentunya diperlukan tenaga sekretaris terdidik dan terampil yang mampu mengetahui dengan tepat, tugas pokok organisasi dan pimpinannya serta tanggung jawabnya.

Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam menuangkan ide, merupakan peranan yang sangat penting bagi sekretaris, sebab sekretaris dapat membantu memberikan sumbangsih ide-ide yang baik, sehingga dapat membantu mengefisienkan penyelesaian tugas. Disamping itu, peranan sekretaris yang tidak kalah penting adalah memecahkan masalah dalam perusahaan dan menyederhanakan pekerjaan agar tugas pimpinan menjadi lancar. Begitu besarnya peranan sekretaris dalam perusahaan, sehingga ia dituntut untuk dapat terampil pada situasi apapun, oleh karena itu dibutuhkan seorang sekretaris yang bermutu tinggi.

Tentunya pekerjaan sekretaris selalu berhubungan langsung dengan atasan, dengan dasar trust giving. Sekretaris diharapkan mampu melakukan segala tindakan yang akan menunjang rencana dan langkah pimpinan untuk suksesnya visi dan misi perusahaan. Hal ini membuat sekretaris mampu menyelesaikan pekerjaan dengan kesadaran dan inisiatif. Didalamnya termasuk mengatur waktu dan bertindak sebagai pemisah sekaligus penghubung antara pimpinan dengan pihak eksternal. Sekretaris melakukan segala sesuatu untuk membantu pimpinannya agar memperoleh waktu yang cukup untuk memikirkan aspek managerial perusahaan. Ini dapat dilakukan apabila sekretaris memahami harapan pimpinan terhadap sekretarisnya, serta goal pencapaiannya.

Seperti halnya seorang public relation, seorang sekretaris dituntut memiliki penampilan yang menarik dan profesional, dilihat dari segi tata cara berdandan, tata rambut, tata busana serta gaya atau perilaku. Profesi sekretaris saat ini, memang bukan lagi di dominasi oleh wanita, banyak juga laki-laki yang beralih ke profesi ini, namun peluang menjadi sekretaris masih terbuka lebar bagi wanita. Pekerjaan sekretaris membutuhkan tingkat ketelitian dan kerapian yang sangat tinggi. Ketika kita bicara tentang sekretaris, gambaran kita pasti langsung mengarah pada wanita cantik dengan balutan busana kerja yang rapi, sepatu high heels dan tas yang serasi.

Seiring dengan perkembangannya, seorang sekretaris bisa jadi berubah fungsi menjadi seorang personal asisten. Personal asisten lebih bertanggung jawab terhadap urusan personal atau berurusan dengan keluarga pimpinan, seperti pengelolaan keuangan keluarga, menangani hal yang berhubungan dengan keuangan pimpinan, seperti menangani urusan dengan bank, menyimpan uang, pengambil alihan uang atas nama pimpinan, kemudian menyimpan bukti dan catatan keuangan dengan baik, sehingga apabila diperlukan arsip sewaktu-waktu bisa mudah disediakan. Bisa jadi seorang personal asisten bertugas menangani urusan rumah tangga pimpinan, seperti mengatur penyelenggaraan resepsi acara yang diadakan pimpinan hingga mengurus tamu undangan.

Menjaga hubungan baik dengan pimpinan beserta dengan keluarganya, merupakan sebagian besar tugas dari seorang sekretaris atau personal asisten. Keluarga yang dimaksudkan disini adalah istri pimpinan. Seorang istri pimpinan yang memiliki perasaan cemburu atau kuatir terhadap wanita lain yang dekat dengan suaminya, termasuk dengan sekretaris suaminya, meskipun sebenarnya tidak ada hubungan istimewa antara suami dan sekretarisnya, tak jarang istri pimpinan tetap memiliki perasaan cemburu. Oleh karena itu, sikap sekretaris terhadap istri pimpinannya harus bisa memahami keadaan. Ada berbagai hal yang dapat menimbulkan perasaan kuatir, misalkan istri pimpinan lebih tua, lebih kuno sehingga merasa kalah bersaing dengan sekretaris atau personal asisten suaminya, yang terlihat lebih muda, terawat kecantikannya, penampilan cerah dan memahami selera sang pimpinan. Sekretaris atau personal asisten harus memahami perasaan istri pimpinan dengan lebih bijak, hati-hati, waspada serta menjaga jarak.

Pimpinan lebih memiliki banyak waktu dengan sekretaris atau personal asisten nya daripada dengan istri dan keluarganya. Untuk menjaga keharmonisan keluarga masing-masing, bina hubungan kekeluargaan antara keluarga Anda dengan keluarga pimpinan. Manfaatkan waktu sebaik mungkin untuk menjaga ikatan silaturahmi yang tulus tanpa tendensi apapun. Jika istri pimpinan berkunjung ke kantor, posisikan istri pimpinan sebagai sosok yang harus dihormati layaknya pimpinan kita, dengan menjaga jarak Anda dengan atasan.

Namun, apakah sekretaris sudah menjalankan perannya sebagai sekretaris professional mengingat fenomena selama ini masih ada image negatif yang terbentuk di masyarakat, dan sekretaris masih dipandang sebelah mata. Bahkan dalam sebuah film yang di lansir di bulan Nopember 2016, yang mengangkat judul: “Sang Sekretaris”. Sinopsis film tersebut menceritakan tentang seorang bos yang terlibat affair dengan sekretarisnya, sehingga keluarganya menjadi berantakan. Namun, apakah seperti itu sekretaris harus bersikap?

Kita kembali ke individu masing-masing, bagaimana sekretaris dapat menjalankan perannya secara professional. Menjadi hal yang sangat dilematis, dimana peran sekretaris sebagai penghubung antara atasan dan karyawan baik internal maupun eksternal. Bukan hanya hubungan “dekat” dengan pimpinan, namun hubungan yang harmonis dengan istri atasan juga sangat penting, sebab sekretaris adalah pusat informasi dan membantu pelaksanaan tugas atasan, begitu hal nya istri bukan tidak mungkin akan memberikan peranan sebagai pembuat keputusan dalam pelaksanaan tugas, sehingga antara sekretaris dan istri pimpinan keduanya saling membutuhkan dalam menjalankan peran masing-masing.Tuntutan profesionalisme sekretaris sangat dibutuhkan, kemampuan menggunakan bahasa lisan dan bahasa tubuh sesuai dengan aturan dan norma-norma sewajarnya, dan diterima oleh masyarakat, untuk menghindari persepsi negatif, agar tidak menimbulkan perasaan-perasaan yang akhirnya perilaku berubah menjadi tidak layak dan merusak keadaan.

Sekretaris atau personal asisten perlu menjaga hubungan kerjasama yang baik dengan keluarga pimpinan, antara lain dengan memahami kedudukan dengan tepat untuk menempatkan diri, tidak menimbulkan provokasi antara pimpinan dengan keluarganya, menghindari menjadi juru bicara pimpinan dengan istrinya, tidak mengambil bagian dalam pembicaraan antara pimpinan dengan istrinya, tidak menceritakan suatu hal tentang istri pimpinan kepada atasan kita, menjaga jarak yang aman dan kondusif dengan istri pimpinan, membantu pimpinan untuk memberikan perhatian kepada istri, tetapi tidak dengan cara yang berlebihan.

Sesuai dengan etika, sekretaris seharusnya memahami bagaimana dan sampai dimana batasan-batasan yang boleh dilakukan, sehingga hubungan harmonis antara sekretaris dengan pimpinan dapat terjalin dengan baik. Dalam perjalanan karirnya sekretaris harus memberikan kualitas pekerjaan yang prima, menguasai seluruh bidang pekerjaannya dengan sangat baik, termasuk menghindari konotasi negatif melalui pandangan masyarakat mengenai profesi sekretaris. Kecerdasan emosi pribadi sekretaris mutlak diperlukan untuk meningkatkan profesionalisme. Melalui pengasahan kecerdasan emosi, sekretaris dapat mempertahankan komitmen pribadinya tanpa terpengaruh oleh dinamika pergeseran pandangan moral masyarakat terhadap profesi sekretaris.

Sekretaris adalah profesi yang memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi, namun realita di masyarakat sekretaris hanya dianggap orang yang “dekat” dengan pimpinannya. Untuk itu, sekretaris harus mampu membangun citra positif atas dirinya agar mampu bekerja secara profesional. Dengan mengedepankan bagaimana seorang profesional sekretaris harus bertindak, dimana kuncinya adalah bersikap sesuai dengan norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan suasana yang kondusif baik di dalam kantor maupun dengan pihak eksternal, bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang dimiliki, maka seorang sekretaris atau personal asisten akan mampu memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan perusahaan.