PENTINGNYA KEMAMPUAN BAHASA ASING BAGI SEKRETARIS

Bahasa asing terus berkembang seiring dengan perkembangan ilmu, budaya, dan teknologi. Sebagai manusia sosial, harus mengikuti perkembangan tersebut. Dalam dunia kerja, bahasa asing sangat dibutuhkan terutama menyambut MEA (Masyarakat Ekonomi ASEAN). Paling tidak bahasa asing yang diperlukan adalah bahasa Inggris yang rata-rata digunakan oleh beberapa negara. Seseorang dalam persaingan dunia kerja yang ketat ini, akan mempunyai nilai plus jika seorang sekretaris menguasai salah satu bahasa asing. Namun, saat ini masih sangat kurang kesadaran akan pentingnya mempelajari bahasa asing.

Apakah sekretaris membutuhkan bahasa asing?

Kebutuhan bahasa asing untuk sekretaris merupakan hal yang wajib dan mendesak di era globalisasi ini. Tidak jarang, perusahaan di era sekarang ini mencari seorang tenaga administrasi professional yang lancar dalam bahasa Inggris. Di jaman ini, banyak perusahaan lokal yang bekerja sama dengan para investor asing dalam meningkatkan mutu dan untuk perkembangan produksi.

Mungkin jika dilihat sekilas, ruang lingkup pekerjaan sekretaris hanya dengan pimpinannya saja. Tetapi perlu diingat lagi, sekretaris dibagi menjadi beberapa jenis yaitu sekretaris organisasi, sekretaris pimpinan, dan juga sekretaris pribadi. Dan dirasa, untuk penguasaan bahasa asing, tidak dilihat dari jenis pekerjaannya saja, tetapi untuk dapat bersaing, profesi sekretaris harus bisa menguasai bahasa asing. Ketika pimpinannya mempunyai rekan kerja asing, maka otomatis sekretaris harus bisa menguasai bahasa asing pertama adalah bahasa Inggris dan kedua Mandarin.

Jika pembahasan dalam lingkup bahasa, hal yang perlu diperhatikan adalah keterampilan komunikasi. Keterampilan komunikasi baik lisan maupun tertulis sangat penting bagi sekretaris dalam bahasa asing agar bisa terciptanya komunikasi dua arah. Terkadang seorang sekretaris bisa menjadi translator bagi pimpinannya dalam membantu pekerjaan.

Hal yang dilakukan oleh sekretaris yang menyangkut bahasa asing yaitu:

1.Membuat surat

Untuk berkomunikasi dengan investor asing, pimpinan membutuhkan bantuan sekretaris dalam pembuatan surat menyurat. Baik surat menyurat standar sampai surat penawaran. Seperti yang sudah disebutkan, terkadang sekretaris menjadi translator bagi pimpinannya, terutama dalam pembuatan surat. Yang diperhatikan adalah mulai dari kerangka surat dalam bahasa Inggris, sampai dengan isinya. Mungkin saja pimpinan hanya memberikan draft dalam bahasa Indonesia atau dalam bahasa Inggris, tetapi selanjutnya peran sekretaris membantu merapikan struktur surat tersebut.

2.Menyiapkan materi meeting

Pimpinan ketika akan meeting dengan rekan kerja, pasti membutuhkan materi meeting untuk membantu pembahasan. Terutama jika akan meeting di hadapan investor asing. Peran sekretaris adalah menyiapkan materi meeting pimpinan. Selain untuk menyiapkan layout presentasi, sekretaris juga harus memastikan dalam kosakata tidak ada kesalahan baik grammar maupun penulisan.

3.Notulen meeting

Tugas lain seorang sekretaris selain membuat surat adalah menjadi notulen meeting. Pimpinan pastinya membutuhkan seorang notulen untuk meeting dengan rekan kerja. Mungkin sudah biasa melakukan notulen meeting dalam bahasa Indonesia. Menjadi beda jika notulen meeting dengan percakapan bahasa Inggris, karena harus menyingkronkan ketikan dengan bahasa Inggris yang kosa katanya jarang digunakan sehari-hari. Jika dengan menggunakan bahasa Indonesia, dalam merangkum notulen mungkin lebih mudah. Berbeda dengan bahasa Inggris, harus menggunakan kosakata yang benar agar maksud dari notulen tersebut tidak berbeda dengan artinya.

Seorang sekretaris yang menguasai bahasa asing menjadi nilai plus di mata perusahaan. Tidak hanya bisa membantu pekerjaan pimpinan dan tugas lainnya. Setidaknya, seseorang yang dapat berbahasa asing, lebih terlihat smart dari yang lain. Serta dari segi wawasan, pasti lebih berwawasan luas dari yang lain. Jangan sampai tertinggal dengan lainnya hanya karena tidak menguasai bahasa asing. Selamat belajar!