PERAN SEKRETARIS DALAM MENDUKUNG PUBLIC RELATIONS PADA PERUSAHAAN

Public relationssaat ini merupakan aktivitas mengelola komunikasi antara perusahaan dengan publiknya. Public relations atau dalam Bahasa Indonesia sering disebut sebagai hubungan masyarakat, memuat proses komunikasi dua arah saat ini sering terjadi pada perusahaan sebagai organisasi, baik komunikasi secara internal maupun eksternal dari perusahaan tersebut. Pengelolaan public relations yang baik mutlak dimiliki dalam suatu perusahaan. Profesi seorang sekretaris memegang fungsi penting dalam operasional keorganisasian suatu perusahaan. Seorang sekretaris dalam kedudukannya sebagai seseorang yang terdekat dengan pimpinan, dan diarahkan untuk bertindak sebagai public relations officer baik untuk kepentingan internal maupun kepentingan eksternal perusahaan. Hal ini menjadikan posisi sekretaris menuju tanggung jawab dalam menumbuhkan citra baik perusahaan dimata masyarakat.

Pada beberapa perusahaan saat ini, public relations dipandang sebagai daya pendorong yang dapat membantu berbagai bidang yang ada dalam perusahaan tersebut. Hal ini dapat dilihat dari beberapa tugas-tugas pokok dari public relations diantaranya ;

1.mengevaluasi kekuatan dan kelemahan perusahaan serta tantangan dan peluang yang dimiliki oleh perusahaan yang dinaunginya.

2.Merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi berbagai kegiatan perusahaan terutama yang melibatkan pihak luar perusahaan.

3.Memastikan seluruh personil perusahaan untuk tidak melakukan suatu tindakan yang dapat mencemarkan nama baik perusahaan.

4.Membantu bagian-bagian lain dengan menganalisis masalah-masalah komunikasi, menulis dan menerbitkannya, memberikan keterangan baik secara audio visual maupun melalui bentuk media lainnya.

5.Membantu bagian-bagian lain dengan menganalisis masalah-masalah komunikasi, menulis dan menerbitkannya, memberikan keterangan baik secara audio visual maupun melalui bentuk media lainnya.

Pada era saat ini, pandangan terhadap profesi seorang sekretaris mengalami kemajuan yang sangat pesat. Profesi sekretaris menjadi peluang yang besar bagi kemajuan prestasi dan kemampuan seseorang yang menekuninya. Peran sekretaris dalam mendukung public relations perusahaan merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan perkantoran terutama organisasi perusahaan. Hal ini terjadi karena setiap perusahaan tidak terlepas dari keterlibatan antara pihak intern perusahaan dan ekstern dari perusahaan yang memiliki beraneka ragam karakter dan kepentingan.

Pada setiap perusahaan sekretaris sebagai komponen yang memiliki posisi penting dalam keberlangsungan perusahaan, tentu harus memahami bahkan menguasai pola public relations yang baik dengan pihak intern perusahaan dan ekstern, tentunya bahwa setiap orang yang terlibat dalam perusahaan memiliki perbedaan karakter dan kepentingan yang harus dipahami salah satunya oleh sekretaris. Hal ini juga dilatarbelakangi dengan suatu kondisi dimana seorang sekretaris akan banyak dihadapkan dengan berbagai elemen individu yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Kehandalan seorang sekretaris dalam mengelola atau mengatur public relations yang dapat mampu menghasilkan output yang baik, dimana publik perusahaan dapat memiliki itikad dan penilaian baik pada perusahaan itu sudah merupakan suatu tantangan tersendiri bagi seorang sekretaris. Komunikasi, koordinasi dan kerjasama dengan berbagai elemen individu baik internal maupun eksternal perlu dipastikan berjalan secara kondusif demi mencapai tujuan organisasi dan dengan berbagai tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang sekretaris diharapkan komunikasi dua arah antara perusahaan dengan pihak eksternal perusahaan tidak mengalami hambatan. Maka peran sekretaris dalam turut mengembangkan public relations perusahaan sangatlah penting. Hal ini mengingat bahwa dari sekian banyak tugas yang menjadi tanggungjawab oleh seorang sekretaris, pada hakikatnya tugas-tugas tersebut melibatkan koordinasi dengan banyak pihak baik internal maupun eksternal. Dan seorang sekretaris membantu pimpinan yang dilayaninya agar bisa melaksanakan tanggungjawabnya sebagai pemimpin, namun kondisi saat ini jauh lebih luas dari kondisi tersebut. Sekretaris sesungguhnya mengemban tugas yang cukup banyak dengan melibatkan pihak lain diantaranya internal perusahaan dan masyarakat eksternal perusahaan. Oleh karena itu, selain menjalankan tugas kesekretariatan seorang sekretaris pun juga bertugas menjalin hubungan yang baik dengan orang lain terkait dengan posisinya dalam perusahaan baik itu internal maupun eskternal. Dengan demikian, peran strategis yang dijalankan dalam perusahaan, maka ada tuntutan dimana seorang sekretaris wajib berpartisipasi dalam mendukung berjalannya public relations yang baik pada perusaahan. Apabila sekretaris melakukan kelalaian dalam melaksanakan tugas-tugas yang dikerjakan maka hal ini akan menyebabkan masalah dengan pihak lain dan berujung pada gagalnya public relations perusahaan.