Eksistensi Seorang Sekretaris

Menghadapi Masyarakat Ekonomi Asean (MEA) di Indonesia persaingan tenaga kerja semakin meningkat, banyak profesi yang mengalami persaingan tidak terkecuali profesi seorang sekretaris, dengan banyak dimininatinya profesi tersebut membuat persaingan sekretaris menjadi ketat bukan hanya persaingan dari dalam negeri namun dari mancanegara yang akan bersaing. Untuk bisa dikatakan sebagai seorang sekretaris bukan hanya seorang wanita yang pandai berdandan dan berpakaian rapi seorang pria pun bisa menjadi sekretaris, jadi dapat dikatakan tidak hanya bermodal cantik atau menarik. Tetapi sekretaris yang memiliki kemampuan untuk menampilkan citra diri, memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris serta terampil dalam segala aspek kebutuhan perusahaan.

Sekretaris tentu saja harus mempersiapkan diri menghadapi Masyarakat Ekonomi Asean (MEA) dan dapat beradaptasi dengan cepat, jika lambat beradaptasi dengan perubahan maka tidak menutup kemungkinan akan digantikan oleh sekretaris muda yang baru saat ini. Melihat peran sekretaris sebagai garda depan suatu perusahaan maka sangat penting bagi sekretaris melakukan improvement baik hard skill atau soft skill demi tumbuh kembangnya suatu perusahaan. Menghadapi era yang semakin maju janganlah seorang sekretaris terlalu berada di zona nyaman, harus selalu berusaha maju dan meningkatkan ketrampilan yang dimiliki bisa dengan mengikuti kursus dan pelatihan yang diadakan diluar kantor.

Seorang sekretaris dituntut harus dapat bekerja cepat dan efisien untuk mengimbangi atasannya, karena saat ini banyak sekali pekerjaan pimpinan yang bisa dihandle sekretaris, sekretaris pun dituntut lebih proaktif, cekatan dan cepat beradaptasi supaya dapat mengikuti perubahan dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin canggih. Yang penting dimiliki sekretaris adalah integritas, kejujuran, dan loyalitas yang tinggi,kenapa? Karena melihat pekerjaan sekretaris sangat berkaitan dengan kerahasiaan informasi suatu perusahaan dan bahkan kepentingan pribadi dari pimpinannya. Tidak bisa dipungkiri dalam pekerjaannya seorang pimpinan sangat bergantung dengan sekretaris, mulai dari pekerjaan yang bersifat detail. Peran lainnya yaitu mampu mencari informasi untuk pimpinannya, harus mampu menjalankan peran strategis, adapuninformasiyangdibutuhkanharus memenuhi syarat yaitu, lengkap, relevan, mutahir dan benar. Sekretaris senantiasa menyampaikan informasi yang sedang hangat di lingkungan masyarakat dan sekaligus relevan dengan tugas pimpinan atau kepentingan perusahaan. Sekretaris juga dituntut mampumemberikan solusi serta saran ketika pimpinan melakukan pekerjaan atau melakukan kesalahan, peran penting ini membuat eksistensi sekretaris dimata pimpinan bersinar karena bisa dianggap tanpa sekretarisnya pimpinan tidak bisa melakukan pekerjaan dengan lancar.

Semakin berkembang pesatnya perusahaan asing di Indonesia menuntut sekretaris untuk menyesuaikan perubahan yang semakin cepat, seorang sekretaris harus memiliki kualitas dan kemampuan yang selalu update, untuk menghadapi persaingan antar perusahaan asing ini kemampuan yang harus dimiliki salah satunya adalah komunikasi yang baik yaitu komunikasi bisnis dan kemampuan berbahasa indonesia serta bahasa asing. Dengan kemampuan komunikasi yang baik maka peran sekretaris sangat membantu komunikasi antar pimpinan dengan rekan bisnis perusahaan, klien, maupun pegawai bawahannya. Karena saat ini pimpinan perusahaan tidak hanya diam dikantor namun memiliki mobilitas yang tinggi sehingga peran sekretaris menjadi semakin penting, yaitu untuk mengambil alih peran pimpinan baik dalam mengambil keputusan, hal bernegosiasi, menerima tamu.

Seiring perubahan globalisasi, banyak sekali perubahan peran dan tugas sekretaris yang dulu hanya dibutuhkan sebagai administrasi, namun sekarang sebagian besar pekerjaan administrasi sudah dibantu dan digantikan oleh perangkat teknologi.Tugas seorang sekretaris sangat beragam setiap harinya bisa dikatakan today sekretaris, sehingga membutuhkan konsentrasi dan kemampuan berfikir kreatif untuk dapat menyelesaikannya. Jika sekretaris tidak mampu menguasai dan berfikir cepat maka akan menghambat pekerjaan serta kelangsungan dari usaha perusahaan tersebut. Sekretaris masa kini harus tahu teknologi dan harus update terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi, ketika seorang pimpinan tidak berada ditempat maka komunikasi akan dilakukan menggunakan alat teknologi yang ada.

Dalam Era globalisasi pola pikir sekretaris harus selalu berfikir positif, konstruktif, dan efektif, seorang sekretaris harus memiliki cara pandang yang mengarah pada pencapaian tujuan dengan pemikiran yang praktis dan sistematis. Bagi seorang pimpinan, tuntutan untuk selalu mengupgrade kemampuan sekretaris merupakan hal yang beralasan, wajar, dan menjadi harapannya, karena jika sekretarisnya tidak profesional maka akan menyulitkan fungsinya sebagai pimpinan terlebih dalam mengikuti era gobal sekarang ini, sehingga sekretaris harus selalu berusaha dapat meningkatkan profesionalismenya.

Untuk menjadi sekretaris yang siap menghadapi persaingan yang semakin maju harus dapat mengikuti perkembangan zaman, harus melakukan upaya reformasi untuk perubahan yang dapat menjawab tantangan dalam era globalisasi dan juga upaya meningkatkan kualitas serta kuantitas diri. Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada antisipasi lain kecuali dengan menggali kompetensi diri dengan cara:

-Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan profesi sekretaris

-Memiliki pengetahuan yang menunjang pekerjaan

-Keterampilan dalam memakai alat kantor dan kecanggihan alat teknologi baru

-Terampil dalam mengelola kantor

-Kemampuan sosialisasi dengan pihak eksternal

-Mampu menjalin hubungan baik dalam komunikasi dengan pimpinan dan orang lain

-Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris

Sekretaris profesional harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawab pada tugas, kemampuan untuk selalu mengupgrade ilmu dan wawasan adalah hal penting yang harus dimiliki dalam menghadapi persaingan profesi saat ini. Kemampuan berfikir cepat dan mampu mengidentifikasi masalah dan pencarian solusi adalah dambaan sekretaris pimpinan. Dengan perkembangan globalisasi banyak sekali perubahan serta peran seorang sekretaris perusahaan, dan memberikan peluang bagi profesi sekretaris dalam menunjukkan kemampuannya bahwa tanpa sekretaris pimpinan tidak akan dapat bekerja dengan lancar dan keberadaan sekretaris semakin bersinar.