Sales Efficiency Vs Sales Effectiveness

Di dunia yang semakin bergerak dengan cepat, setiap orang berusaha untuk mencapai segala sesuatu dengan lebih cepat. Banyak cara-cara baru yang digunakan untuk mempermudah proses komunikasi.

Banyak perusahaan yang ingin menggunakan tools yang paling cepat dan efisien, namun tidak semua yang cepat itu juga efektif.

Untuk menemukan keseimbangan antara alat yang efektif dan efisien, mari kita pahami terlebih dahulu apa itu sales efficiency dan sales effectiveness, serta bagaimana teknologi mempengaruhi efektivitas perusahaan.

“Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things.”

– Peter Drucker, father of modern management theory

Sales efficiency vs. sales effectiveness?

Lebih penting mana antara sales efficiency atau sales effectiveness? Apakah hal yang tepat jika hanya berfokus pada efisiensi atau lebih baik berfokus pula pada efektifitas?

Sales efficiency merupakan volume pekerjaan yang dilakukan dengan benar. Sales efficiency mengacu pada bagaimana aktivitas tersebut diselesaikan. Dengan melakukan pekerjaan lebih banyak dalam waktu yang bersamaan, tingkat efisiensi akan meningkat. Efisiensi meningkat ketika kecepatan kerja meningkat atau ketika perusahaan dapat menghemat waktu dengan cara mengeliminasi bagian-bagian atau langkah-langkah yang tidak diperlukan dalam suatu proses.

Sales effectiveness merupakan rumusan dari hasil yang ingin didapatkan. Sales effectiveness mengacu pada apa yang dapat dilakukan untuk mencapai sebuah tujuan utama. Dalam bagian penjualan, sales effectiveness dapat dicapai dengan proses kerja yang dilakukan oleh sales team. Dengan mengimplementasikan best practices, melakukan perbaikan-perbaikan yang dapat diukur, perusahaan dapat meningkatkan jumlah penawaran yang dibuat, menurunkan jangka waktu dari sebuah sales cycle atau meningkatkan persentase dari penawaran yang berhasil dimenangkan.

Secara singkat, efisiensi adalah kecepatan dari suatu kegiatan, sedangkan efektifitas adalah kualitas dari suatu kegiatan.

Kedua hal tersebut dapat dikaitkan dengan sales productivity. Sales productivity merupakan rasio dari output yang diperoleh (efektivitas) versus input yang diinvestasikan (efisiensi). Contoh dalam hal penjualan, outputnya dapat berupa jumlah telepon atau kunjungan yang dilakukan dalam sehari, sedangkan inputnya adalah waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tersebut. Jika hasil yang dicapai lebih banyak dengan usaha yang lebih sedikit, maka dapat meningkatkan produktifitas.

Perbaikan dalam hal efisiensi adalah hal yang baik. Namun, perlu diperhatikan pula risiko atas perbaikan tersebut. Contoh risikonya, semakin meningkatnya efisiensi akan mempercepat perputaran dari sebuah aktivitas, namun ternyata cara tersebut gagal untuk mencapai hasil yang tepat atau diinginkan.

Selama bertahun-tahun, banyak perusahaan menyatakan kekecewaannya terhadap investasi pada software yang sebenarnya diharapkan akan membuat proses penjualan lebih efisien. Masalahnya adalah, sebagian besar efisiensi semacam ini tidak memiliki dampak pada efektivitas. Dengan banyaknya sistem Customer Relationship Management (CRM), perusahaan dapat mendapatkan gambaran mengenai proses penjualan dan dapat menghasilkan laporan dengan lebih cepat. Namun sebagian besar hal tersebut tidak mampu menaikkan tingkat closing atas penawaran yang dibuat.

Faktanya, penelitian yang dilakukan oleh Gartner Group, Aberdeen Group, dan Yankee Group mengindikasikan sebagian besar eksekutif senior tidak mempercayai investasi pada CRM akan memberikan hasil yang lebih baik. Sebagai contoh, Yankee Group menemukan bahwa 77% dari responden mengatakan bahwa mereka ingin membuat proposal yang lebih persuasif bagi calon customer, namun hanya sebanyak 34% berpikir bahwa sistem CRM yang mereka miliki telah membantu untuk mencapai hal tersebut. Penelitian lain memberikan hasil yang hampir sama, 49% menilai kemampuan sales team mereka untuk menemukan materi marketing dengan nilai buruk atau sangat buruk.

Efisiensi tidak selalu lebih baik

Banyak perusahaan ingin menggunakan alat baru yang paling efisien, namun tidak semua yang efisien juga efektif hasilnya. Efisiensi penting, namun tanpa sebuah hasil hal tersebut menjadi tidak relevan.

Telepon merupakan alat yang sangat berguna untuk membangun hubungan dengan pihak lain tanpa adanya batasan geografis. Bagaimana pun, ketika ada peningkatan efisiensi, perusahaan juga mengorbankan body language, dimana merupakan 50% dari bagian komunikasi manusia.

Email juga merupakan alat yang lebih efisien lagi, namun hal tersebut menghilangkan body language dan intonasi suara, yang , merupakan 90% dari komunikasi manusia.

Setiap teknologi komunikasi yang baru, mengorbankan beberapa aspek dari komunikasi manusia dalam proses meningkatkan efisiensi. Contoh, rapat tatap muka secara langsung lebih efektif dibandingkan melalui telepon. Rapat melalui telepon juga lebih efektif dibandingkan komunikasi via email.

Ada dua macam pendekatan untuk menentukan hal terbaik yang dapat dilakukan oleh perusahaan:

1.Pendekatan Efisiensi

Banyak perusahaan membangun strategi komunikasi menggunakan pendekatan efisiensi, yaitu perusahaan memilih alat dan aktivitas pada titik yang paling efisien (Point B) dan mengintegrasikan dengan alat dan teknik yang lebih efektif (Point A).Contoh, perusahaan memanfaatkan social media karena dinilai sangat efisien.

2.Pendekatan Efektivitas

Pendekatan efektivitas merupakan pendekatan dimana membangun sebuah strategi yang paling efektif (Point A) dan kemudian mengarahkan pada cara yang paling efisien (Point B). Contoh, cara yang paling efektif pada sebuah perusahaan adalah bekerja via telepon. Ada hasil yang sangat bagus namun tidak banyak waktu untuk melakukan hal tersebut. Sehingga bekerja via telepon adalah hal yang sangat efektif namun perusahaan perlu untuk memikirkan bagaimana untuk mendapatkan hasil yang hampir sama dengan cara yang lebih efisien.

Dengan pendekatan efektivitas, lihatlah pada poin A untuk menemukan solusi yang lebih efektif. Apakah perusahaan dapat lebih efisien dengan hasil yang hampir sama? Jika iya, lanjutkan. Jika tidak, perusahaan telah menemukan the sweet spot.

Menemukan The Sweet Spot

Lalu bagaimana menyatukan antara pendekatan efisiensi dan pendekatan efektivitas?

1.Tentukan hasil yang diharapkan dari proses penjualan dan pemasaran.

Apa hasil ideal yang dapat dicapai oleh perusahaan? Misalnya peningkatan penjualan, mendapatkan lebih banyak pelanggan via website, atau mendapatkan referensi dari klien yang ada saat ini, atau tujuan-tujuan lain yang ingin dicapai oleh perusahaan.

2.Tentukan alat yang paling efektif. Apa point A perusahaan?

Telusuri apakah aktivitas tersebut relevan dengan tujuan perusahaan? Jika iya, lakukan hal tersebut. Jika tidak, beralih ke garis yang lebih bawah untuk mendapatkan alat yang lebih efisien

3.Tentukan alat yang paling efektif yang kedua

Apakah cara kedua yang paling efektif bagi perusahaan?

Lanjutkan langkah-langkah ini hingga mendapatkan the sweet spot yang paling sesuai bagi perusahaan.

Bagaimana meningkatkan sales efficiency dan sales effectiveness?

Bila telah menemukan the sweet spot, bagaimana meningkatkan sales efficiency dan sales effectiveness?

Langkah 1: Identifikasi proses penjualan yang benar

Hal paling penting adalah tingkatkan efektifitas. Seperti yang dikatakan oleh Albert Einstein, “We can’t keep doing the same thing over and over again and expect different result each time.”. Tamara Schenk menegaskan “It cannot be emphasized often enough that questioning the current state is a fundamental sales leadership approach to developing high-performance sales teams.” Untuk meningkatkan efektivitas, pimpinan bagian penjualan perlu menguraikan proses penjualan yang konsisten dan yang sesuai dengan tujuan penjualan yang ingin dicapai.

Langkah 2: Berikan bagian penjualan training yang tepat

Kurang dari 45% perusahaan memiliki proses training formal. Padahal, training yang berkesinambungan dapat menghasilkan penjualan 50% lebih tinggi per masing-masing orang. Seorang pemimpin bagian penjualan mungkin mengetahui apa saja yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan perusahaan, akan tetapi sales team nya belum tentu mengetahui bagaimana untuk mencapai hal tersebut. Faktanya, 87% dari hasil training akan dilupakan dalam beberapa minggu, sehingga dibutuhkan pembinaan dan pelatihan secara terus menerus.

Langkah 3: Optimalkan aktivitas-aktivitas tersebut

Setelah mengidentifikasi proses mana saja yang efektif, perusahaan dapat memulai memperbaiki efisiensi dengan mengoptimalkan aktivitas tersebut. Berdasarkan study tahun 2015 dari Aberdeen, investasi pada sales analytics and forecasting dapat dihubungkan langsung dengan penjualan yang lebih baik dan terlihat adanya peningkatan performa perusahaan secara luas. Perusahaan yang menggunakan sales analytics meningkatkan pencapaian anggota team 4kali lebih cepat daripada perusahaan yang tidak menggunakan. Sehingga penting untuk mempertimbangkan penggunaan KPI (Key Performance Indicator) dan matriks menentukan aktivitas mana yang berhasil dan mana yang tidak. Demikian juga faktor-faktor lain yang dapat diperbaiki seperti kecepatan, akurasi dan kualitas. Perhatikan pula hal-hal lain seperti call rate, rate keberhasilan, panjang alur proses dari siklus penjualan. Gunakan dashboard untuk memvisualisasikan tren yang ada dan wawasan yang berguna untuk memantau aktivitas penjualan. Namun perlu diingat bahwa faktor utama dalam menggunakan alat-alat tersebut adalah peningkatan efektivitas dari proses penjualan. Lalu barulah pada efisiensi proses penjualan. Sehingga perusahaan perlu untuk menemukan alat bantu penjualan yang tepat untuk masing-masing aktivitas penjualan perusahaan.

Efektivitas pada proses penjualan adalah nilai yang paling penting. Mulailah mencari dari aktifitas yang efektif bagi perusahaan untuk menyeimbangkan antara efektivitas dan efisiensi. Sebab cara yang tercepat belum tentu merupakan cara yang terbaik untuk mencapai tujuan perusahaan.

Manfaat dari memiliki proses penjualan yang efektif dan efisien sebanding dengan usaha yang dilakukan. Perusahaan dapat memperpendek siklus penjualan, lebih banyak deal dengan customer, meningkatkan sales productivity, dan menghasilkan best practice yang dapat membantu seluruh tim penjualan untuk mencapai hasil yang maksimal.