Dampak Integrasi System Pada Kontrol Oleh Bagian Akuntansi

Dalam suatu perusahaan, biasanya terdapat prosedur yang saling berkaitan membentuk suatu siklus yang terintegrasi. Dalam hal ini, kita biasanya mengenal istilah Integrasi Sistem. Integrasi sendiri menjelaskan mengenai hubungan antara sub sistem dan mengalir dan berhubungan dengan satu atau lebih sistem yang lain. Saling berhubungan inilah yang memberikan manfaat bila suatu data dalam file suatu sistem diperlukan juga oleh sistem yang lainnya atau output suatu sistem menjadi Input sistem lainnya.

Dari penjelasan tersebut, maka yang menjadi pertanyaan selanjutnya apakah keuntungan dari diberlakukannya integrasi tersebut?. Yang pertama, arus informasi dalam perusahaan akan semakin membaik. Sistem tersebut akan memiliki kemampuan untuk menghasilkan laporan. Informasi yang dihasilkan oleh laporan tersebut bisa menghasilkan informasi yang tepat dan akurat karena banyaknya informasi yang relevan yang saling berhubungan dari beberapa divisi. Sehingga kebutuhan akan suatu pelaporan akan dapat dihasilkan dengan baik sesuai dengan kebutuhan.

Yang kedua, adanya sharing informasi yang dilakukan manajer dari divisi satu ke divisi lainnya yang membutuhkan. Sharing informasi dibutuhkan apabila suatu divisi membutuhkan informasi dari divisi lain. Dengan adanya sistem tersebut, maka kecepatan dalam memperoleh informasi tersebut dapat terjaga.

Dalam integrasi sistem, maka yang dilakukan dalam akuntansi, yaitu dengan menerapkan Sistem Informasi Akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) ini dapat menyediakan informasi akuntansi perusahaan yang dibutuhkan oleh manajemen. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) ini muncul akibat berkembangnya sistem pengolahan data yang menuntut tidak hanya sistem tersebut menyajikan laporan akuntansi keuangan, melainkan juga informasi akuntansi manajemen dan laporan non keuangan untuk pengendalian organisasi. Selain itu, semakin kompleks operasional perusahaan tersebut, maka informasi akuntansi sangat diperlukan oleh manajemen untuk mengetahui gambaran kondisi perusahaan tersebut. Sebuah sistem akuntansi dapat menambah value dengan cara:

- Meningkatkan efisiensi

- Dapat meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

- Meningkatkan sharing knowledge antar bagian

- Memberikan efisiensi kerja pada bagian keuangan

Laporan yang dihasilkan oleh SIA ini berfungsi untuk pengambilan keputusan yang relevan, baik untuk pihak eksternal maupun pihak internal. Untuk menjelaskan fungsi dari Sistem Informasi Akuntansi maka bisa di jabarkan pada berikut ini:

1.Mengumpulkan dan Menyimpan Data dari Semua Aktivitas dan Transaksi Perusahaan Secara Efektif dan Efisien

Aktivitas dan transaksi yang terjadi pada perusahaan memerlukan suatu tempat untuk wadah penyimpanan. Tempat ini harus bisa mengakomodir kebutuhan setiap divisi yang membutuhkan dan berhak untuk mendapatkannya. Oleh karena itu, transaksi tersebut bisa di simpan dalam sistem yang terintegrasi dengan semua divisi. Contohnya, laporan piutang perusahaan dihasilkan dari penjualan perusahaan dan pelunasan yang dilakukan customer. Secara penjurnalan transaksi tersebut akan dilakukan oleh bagian akuntansi dan hasil akhir dari saldo akhir periode tersebut akan di manfaatkan bagian piutang / penagihan dalam menentukan customer mana yang melewati jatuh tempo dan akan dilakukan penagihan.

2.Memproses Data menjadi Informasi yang Berguna Bagi Pihak Manajemen

Data yang ada dalam sistem tersebut dapat berfungsi sebagai sumber dalam penyusunan laporan yang dibutuhkan manajemen. Laporan tersebut secara manual bisa dikelompokkan menjadi laporan keuangan dan laporan Manajemen. Sehingga, laporan tersebut bisa sebagai pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusan. Jika kita bicara pengambilan keputusan, maka diperlukan data yang relevan dan dapat dipercaya. Oleh karena keputusan itu harus didasarkan pada data yang valid dan akurat, maka sistem informasi inilah yang dapat menunjang keakuratan data tersebut karena dihasilkan dari setiap departemen yang terkait.

3.Manajemen data-data tersebut ke dalam kelompok yang ditetapkan perusahaan

Manajemen data ini dilakukan agar setiap aktivitas atau transaksi yang terjadi pada perusahaan bisa dikelompokkan sesuai dengan tempatnya. Fungsi dari pengelompokan ini bisa sebagai pembatasan akses terhadap user yang tidak berkepentingan untuk mengelola data tersebut. Misalkan, bagian admin gudang perusahaan yang terbatas dalam penyampaian informasi terkait mutasi stock perusahaan berdasarkan quantity nya. Namun, bagian stock tersebut tidak bisa mendapatkan akses bagian pembelian yang menghasilkan informasi pembelian quantity dan harga satuan stock tersebut. Hal ini untuk mengurangi adanya kecurangan di mana adanya kemungkinan bagian stock menjual barang tersebut mendekati harga pembelian jika diketahui harga pembelian tersebut.

4.Memperbaiki Pengendalian Akuntansi dan Pengecekan Intern

Pengendalian dan pengecekan intern ini berguna sebagai kontrol dalam aktivitas dan transaksi yang terjadi pada perusahaan. Dengan adanya pengendalian ini, maka fungsinya dapat memperbaiki daya andal informasi akuntansi. Selain itu, pengendalian kontrol data juga dapat digunakan sebagai pengendalian terhadap aset perusahaan dan sebagai kontrol terhadap aset tersebut.

Beberapa fungsi tersebut menunjukkan bahwa integrasi sistem pada akuntansi dapatdilakukan dengan mengimplementasikan Sistem Informasi Akuntansi. Penggunaan sistem tersebut untuk menghubungkan antara satu bagian dengan bagian lainnya agar saling terkoneksi. Oleh karena itu, semua bagian akan saling mengontrol terhadap aktivitas yang dilakukan.

Oleh karena itu, penerapan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan sangat penting sekali untuk mencegah terjadinya kesalahan maupun penyelewengan yang kemungkinan akan terjadi. Dengan penerapan sistem informasi akuntansi tersebut, dapat memudahkan pekerjaan bagian akuntansi dalam menjalankan operasional perusahaan maupun dalam supporting data untuk penyusunan laporan keuangan perusahaan. Jika laporan keuangan tersebut disusun berdasarkan pada data yang sudah valid, dan relevan dari setiap bagian, maka laporan keuangan layak dan dapat digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan. Selain itu, informasi yang dihasilkan tersebut bisa digunakan bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengontrol aktivitas.