Mengatur Pengelolaan Kas Dengan Petty Cash

MENGATUR PENGELOLAAN KAS DENGAN PETTY CASH

Mungkin diantara kita masih ada yang belum tahu apa itu Petty Cash? Apa kegunaannya? Siapa yang mengelola? Mengapa perlu diadakan Petty Cash? Mari kita bahas satu per satu disini.

Pengertian Petty Cash atau yang biasa disebut Kas Kecil

Kas Kecil adalah uang yang dicadangkan oleh Perusahaan yang digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin (normalnya digunakan untuk kegiatan operasional sehari-hari) dengan nominal yang relatif kecil. Maksimal nominal pengeluaran Kas Kecil yang diperbolehkan merupakan kebijakan dari Manajemen Perusahaan (Misalnya maksimal pengeluaran Kas Kecil Rp 1 juta, maka diatas Rp 1 juta tidak dapat dikeluarkan melalui Kas Kecil atau wajib dikeluarkan melalui bank). Jumlah Dana Kas Kecil yang tersedia ditangan tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Penentuan besarnya Dana Kas Kecil ditentukan oleh Manajemen dengan melihat kebutuhan pengeluaran harian Perusahaan. Dengan adanya Kas Kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.

Siapakah yang mengelola Kas Kecil?

Kas Kecil dikelola oleh Kasir Kas Kecil (Pihak yang bertanggung jawab atas Dana Kas Kecil). Perolehan Dana Kas Kecil diperoleh saat pengisian Kas Kecil dan diperoleh dari Kasir Kas Besar/Admin Penerimaan.

Metode pencatatan Kas Kecil

Pengelolaan Dana Kas Kecil dapat dilakukan dengan 2 metode pencatatan yaitu:

1.Sistem Dana Kas Tetap (impress fund system)

Yang dimaksud sistem dana kas tetap ialah Dana Kas Kecil memiliki nominal yang tetap (konstan dan tidak berubah-ubah). Pengisian kembali Kas Kecil adalah sejumlah uang yang sudah dikeluarkan, sehingga uang Dana Kas Kecil kembali seperti semula. Biasanya pengisian Kas Kecil ini diisi sejumlah dengan uang yang telah ditetapkan untuk keperluan pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu. Pada waktu pengisian kembali, Kasir Kas Kecil menyelesaikan pertanggung jawaban dengan menyerahkan bukti pengeluaran dan menerima uang sejumlah dengan bukti pengeluaran.

Perhitungan saat pengisian Dana Kas Kecil:

Dana Kas Tetap Rp xxxxx

Sisa Fisik Kas Kecil (sesuai laporan) Rp xxxxx

Bon Sementara Rp xxxxx -

Dana yang diajukan (sesuai bukti pengeluaran) Rp xxxxx

2.Sistem Dana Kas tidak Tetap (fluctuation fund system)

Yang dimaksud sistem Dana Kas tidak Tetap ialah Dana Kas Kecil yang memiliki nominal yang tidak tetap setiap periodenya (tergantung besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu). Pada sistem ini, Kasir Kas Kecil harus menunjukkan saldo jumlah Dana Kas Kecil yang ada ditangan pemegang Dana Kas Kecil.

Perhitungan saat pengisian Dana Kas Kecil:

Dana Kas yang Dibutuhkan Rp xxxxx

Sisa Fisik Kas Kecil (sesuai laporan) Rp xxxxx

Bon Sementara Rp xxxxx -

Dana yang diajukan Rp xxxxx

Pentingkah Kas Kecil?

Mungkin dari kita menanyakan apakah Kas Kecil itu penting? Mengapa pengeluaran tidak langsung dikeluarkan dari Kas Penerimaan/Kas Besar? Dengan adanya Kas Kecil maka pengeluaran yang terjadi dapat dipertanggung jawabkan dengan jelas. Apabila Kas Penerimaan dan kas untuk pengeluaran operasional dijadikan satu, maka kita akan sulit melakukan trace terhadap kebenaran dari penerimaan yang diterima oleh Kasir. Dengan adanya Kas Kecil maka kita sudah meningkatkan internal control Perusahaan dan meminimalisasi kemungkin terjadinya fraud.