MONITORING PERUSAHAAN ANDA!

Perusahaan Anda sudah memiliki SOP? Pernahkan melakukan monitoring atas SOP tersebut? Banyak perusahaan terkadang melupakan hal ini. Mereka hanya membuat sebuah pedoman tanpa tahu kegunaannya dan bagaimana memonitoring hal tersebut. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan monitoring adalah:

·Tingkat perubahan

Perusahaan perlu mempertimbangkan tingkat perubahan dalam bisnis dan proses bisnis ketika memilih dan mengembangkan evaluasi yang akan dilakukan, karena setiap perubahan pada proses bisnis tersebut bisa mempengaruhi resiko bisnis perusahaan. Perubahan resiko bisnis ini pasti akan berpengaruh terhadap bagaimana cara perusahaan melakukan evaluasi proses bisnisnya.

·Menetapkan pemahaman dasar

Perusahaan perlu membuat desain dan keadaan saat ini dari sebuah sistem pengendalian internal digunakan sebagai dasar pada evaluasi. Hal ini ditujukan agar pihak yang melakukan evaluasi memiliki pemahaman dasar atas kondisi dari perusahaan. Pemahaman dasar atas kondisi perusahaan memudahkan pihak evaluator dalam melakukan evaluasi atas proses bisnis perusahaan terutama system pengendalian yang perlu dilakukan.

·Gunakan personel yang berpengetahuan

Perusahaan perlu memiliki personel yang memiliki pengetahuan yang cukup untuk memahami hal apa yang sedang di evaluasi. Hal ini berguna agar personel tersebut juga mampu memberikan rekomendasi yang benar, tidak hanya sekedar mencari kesalahan yang ada.

·Integrasi dengan proses bisnis

Evaluasi yang dibuat harus dibangun ke dalam proses bisnis dan disesuaikan dengan adanya kondisi yang berubah.

·Sesuaikan cakupan dan frekuensi

Perusahaan menentukan cakupan dan frekuensi yang akan dilakukan evaluasi berdasarkan risiko yang mungkin akan muncul. Semakin tinggi resikonya, maka frekuensinya semakin sering.

·Evaluasi secara objektif

Pihak yang melakukan evaluasi harus melaksanakan secara independen agar apa yang dihasilkan benar-benar evaluasi yang obyektif dan perusahaan mendapatkan masukan yang berguna bagi perkembangan ke depannya.

·Menggunakan teknologi untuk mendukung aktivitas pengawasan.

Tidak dipungkiri, bahwa di jaman sekarang ini, teknologi sangatlah maju. Hal ini pula yang menyebabkan penggunaan teknologi sebagai pendukung dalam memonitoring perusahaan Anda. Contohnya: absensi karyawan yang menggunakan finger print.

Tidak cukup hanya monitoring saja, namun hasil dari monitoring yang ada perlu dikomunikasikan kepada seluruh pihak terkait. Hal ini ditujukan agar pihak-pihak tersebut memahami apa yang perlu diperbaiki untuk kemajuan bersama dan melakukan tindakan korektif atas hasil yang negative. Pihak-pihak yang perlu tahu dalam hasil monitoring ini adalah terutama manajemen senior dan juga Direksi. Setelah melakukan komunikasi dan menentukan tindakan korektif apa yang harus dilakukan, maka perlu juga mel