PERANAN SEKRETARIS SEBAGAI PUSAT PENYIMPANAN, PENGAMANAN DAN MENGANTISIPASI RESIKO KEHILANGAN ARSIP

Organisasi atau perusahaan yang dibentuk untuk pencapaian profitabilitas, yang menjadi cita-cita dari para pendiri, penyelenggara dan orang-orang yang tergabung di dalamnya, tidak pernah lepas dari pembuatan catatan dan penerimaan data dan informasi tentang berbagai hal seperti keuangan, kepegawaian, komunikasi, dan berbagai peristiwa yang terjadi dalam rangka penyelenggaraan, pengelolaan, dan operasional perusahaan. Persaingan dunia bisnis tidak dapat dielakkan lagi, seluruh lini bisnis bersaing untuk meningkatkan profesionalisme dan orientasi kepuasan pelanggan, baik organisasi yang bergerak di bidang pendidikan, perkantoran, industri, perbankan, dan masih banyak ragam yang lain. Untuk berfokus pada orientasi tersebut, tentunya diperlukan dukungan manajemen dari hulu ke hilir. Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi.

Sebagai salah satu tugas sekretaris yaitu menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat atau korespondensi, mengingatkan pimpinan tentang kewajiban resmi atau perjanjian serta melakukan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan peningkatan efektivitas kerja pimpinan dan sekretaris selalu menjadi brand di suatu perusahaan. Tugas Sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat-menyurat, oleh sebab itu guna mempermudah dalam memproses sebuah dokumen, perlu ada perencanaan yang mantap. Sekretaris harus teliti dan cermat terhadap setiap lembar dokumen yang masuk dan harus dapat membedakan antara surat penting dan tidak penting, surat rahasia, surat sangat rahasia, surat biasa dan surat pribadi. Informasi yang sangat penting bagi dunia usaha adalah rekaman dari seluruh kegiatan bisnis itu sendiri dimulai dari awal sampai dengan akhir rekaman kegiatan bisnis tersebut terdapat di dalam arsip. Dalam lingkungan perkantoran, arsip diperlukan untuk membantu pelayanan ataupun keperluan informasi intern. Pengambilan keputusan tergantung kepada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi yang disajikan.

Era global ini membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih professional, dengan tingkat kompetensi berstandar internasional, agar dapat bersaing dengan tenaga sekretaris yang lain, oleh karena ituseorang sekretaris perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam proses penyusunan arsip. Sekretaris perlu meningkatkan keterampilan yang dimiliki, memperluas cakrawala pengetahuan dan pergaulannya, seperti mengikuti perkembangan maupun kecanggihan teknologi mutakhir serta harus mampu bertindak proaktif, misalnya merencanakan dan melakukan tugas-tugasnya tanpa harus menunggu perintah pimpinan dalam memproses sebuah dokumen.

Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu perusahaan. Tanpa arsip, tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu suatu perusahaan dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Administrasi kantor yang baik tentunya akan dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat serta dapat melancarkan aktivitas perusahaan.

Arsip perlu dikelola dengan baik, agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berdaya guna. Untuk dapat melaksanakan tugas ini, sekretaris atau bagian kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan khusus di bidang kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik. Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu perusahaan, tetapi masih banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan baik, dalam pelaksanaannya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan di dalam lemari yang tidak bersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin.

Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain dengan:

1.Menggunakan Air Condition dalam ruangan penyimpanan, sehingga kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik. Ruangan penyimpanan arsip, jangan terlalu lembab dan harus dijaga agar tetap kering, oleh karena itu harus diberikan ventilasi secukupnya.

2.Fumigasi, yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau bakteri.

3.Restorasi Arsip, yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi Teknik restorasi ada dua cara, yang pertama teknik tradisional, yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”. Yang kedua adalah Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip diantara lembar plastik.

4.Mikrofilm, adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan. Penggunaan mikrofilm memiliki beberapa keuntungan, antara lain menghemat ruangan, melindungi arsip dari kerusakan (lebih tahan lama), memudahkan penggunaan (karena bentuknya kecil) serta tampak lebih rapi.

5.Pemindahan dokumen dari hardcopy menjadi softcopy/digital melalui proses scanning document. Di era yang serba canggih saat ini, banyak brand yang mengeluarkan scanner plus dengan kelebihan masing-masing, sehingga akan memudahkan pengguna dalam mengoperasikan. Ada tiga pilihan mesin scanner, tergantung dari dokumen yang akan di scan. Yang pertama adalah Sheet Feeding Scanner, dimana proses scan dengan cara memasukkan kertas atau dokumen ke mulut scanner. Tipe scanner ini memiliki kemudahan, karena lebih mobile dilihat dari ukurannya yang kecil, serta mudah dibawa kemana-mana. Yang Kedua, Flatbed Scanner dimana proses scan dengan memasukkan dokumen dengan posisi sejajar dengan di baringkan ke kaca scanner. Scanner jenis ini biasanya digunakan untuk dokumen yang berjilid atau tebal. Dan ketiga adalah Automatic Document Feeding Scanner, dimana proses scan dengan menaruh dokumen ke dalam mulut scanner dan dapat otomatis menscan dokumen dalam jumlah banyak. Dan dapat memudahkan bagi yang memiliki keperluan arsip dokumen kertas sampai 1000 lembar per hari. Dan dapat men-scan 100 lembar sekaligus cukup sekali tekan tombol scan. Selain itu juga dapat men-scan segala ukuran mulai dari ukuran kartu nama sampai ukuran legal.

6.Transfer document softcopy ke dalam server. Dengan perkembangan teknologi IT dewasa ini, perusahaan harus sudah memikirkan tempat simpan document softcopy yang jumlahnya sangat banyak, dimana salah satunya bisa difasilitasi dengan penyimpanan di server, karena memiliki kapasitas simpan yang besar. Metode penyimpanan di server bisa mengikuti kaidah arsip pada umumnya, yaitu per subject kegiatan. Untuk memudahkan, file yang disimpan pun juga bisa diberikan kodifikasi berdasarkan historisnya.

Penyelenggaraan penataan dokumen perusahaan sebagai bagian integrasi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi harus terus diupayakan. Upaya-upaya penyelenggaraan pembinaan kearsipan yang dilaksanakan secara terencana, sistematik dan terpadu serta berkesinambungan merupakan suatu kebutuhan bagi perusahaan. Ada beberapa perubahan mendasar yang harus dilakukan sesuai dengan kewajiban menyimpan dokumen dan perkembangan teknologi di bidang kearsipan. Begitu juga seharusnya dengan pengelolaan dokumen oleh sekretaris atau petugas arsip di perusahaan, sehingga pencapaian efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan dokumen perusahaan dapat dicapai secara maksimal.