Perubahan Yang Tersistem

Apa itu System?

System dapat diartikan sebagai hirarki dalam organisasi. System dapat juga diartikan sebagai keselarasan atau keseimbangan dan keteraturan dalam suatu organisasi atau lingkup yang lebih luas. Secara luas, system dapat diartikan sebagai kumpulan dari elemen atau komponen yang terorganisir untuk tujuan tertentu. System kadang menjelaskan tentang organisasional atau rencana, dan memiliki makna yang hampir sama dengan metode. Hal ini dapat dilihat apabila kita mengucapkan kata “Saya memiliki system saya sendiri”.

Apa itu Kebiasaan?

Kebiasaan adalah suatu keadaan yang secara rutin dilakukan oleh pihak-pihak tertentu. Menurut Wikipedia, kebiasaan merupakan pola dari kebiasaan yang diperoleh/yang sering muncul secara otomatis. Kebiasaan akan mengakibatkan suatu pola yang teratur atas suatu hal. Kebiasaan juga akan menjadi suatu hal yang menyatu (mendarah daging) dengan diri pribadi pelaksana apabila tindakan tersebut selalu dilakukan tanpa suatu pemikiran atau evaluasi mengenai benar atau salah tindakan tersebut.

Mengapa System dan Bukan Kebiasaan?

Tidak banyak orang yang paham akan pentingnya system bagi perusahaan. Kebanyakan perusahaan yang sudah terbiasa dikelola secara tradisional, tidak mengenal adanya system secara formal. Mereka hanya mengenal adanya kegiatan rutin dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Perubahan dari kebiasaan ke arah system yang baku dan formal umumnya mendapat reaksi yang keras dari pihak-pihak yang terlibat dalam perusahaan.

Mengapa mendapat reaksi yang keras dari pihak-pihak didalam perusahaan padahal system memiliki tujuan yang baik? Umumnya, pemain lama dalam perusahaan sudah terbiasa dengan safe comfort zone yang biasanya mereka lakukan dan rasakan. Sehingga apabila terdapat suatu perubahan yang signifikan dalam perusahaan, seperti diterapkannya system baru dalam perusahaan, akan membawa benturan yang keras dalam perusahaan.

Bagaimana cara untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dalam mengubah kebiasaan menjadi system dalam perusahan? Untuk menghindari hal-hal yang dapat menghambat pengimplementasian system dalam perusahaan, pertama-tama sebaiknya pemain-pemain lama dalam perusahaan diberi pengertian dan pemahaman akan pentingnya system. Mereka harus diubah paradigma dan cara berpikirnya, sehingga dapat menerima perubahan yang terjadi. Mereka harus diberi kesadaran agar mau keluar dari comfort zone mereka dan mau berpartisipasi aktif dalam mensukseskan system yang diterapkan dalam perusahaan.

Pengenalan Lebih Dalam mengenai Kebiasaan

Kebiasaan dibedakan atas dua jenis. Pertama-tama kebiasaan yang mengarah pada kebaikan dan kebiasaan buruk. Kebiasaan yang mengarah pada kebaikan dapat dijadikan landasan akan diterapkannya system yang baik. Karena system akan mempertahankan kebiasaan-kebiasaan lama yang baik agar dapat menunjang system berjalan dengan baik. Misalnya kebiasaan untuk secara rutin memberikan laporan kepada atasan atas kinerja operasional harian secara lisan. Hal ini adalah kebiasaan baik yang dapat menjadi landasan berjalannya system pelaporan yang rutin kepada pihak-pihak yang membutuhkan. Hanya saja dalam system yang formal, kebiasaan pelaporan ini akan dibakukan dalam bentuk tertulis dan ada otorisasi dari pihak-pihak yang melaporkan dan diketahui oleh atasannya.

Berikut ini adalah gambaran kebiasaan dalam kehidupan pekerjaan sehari-hari:

(Disadur dari internet, dengan perubahan)

Jika anda saat ini sedang bekerja untuk seorang pemimpin atau anda pernah mengalaminya pada masa yang lalu, pikirkan tentang apa yang anda kerjakan mulai dari anda tiba di tempat kerja anda. Anda melakukan pekerjaan rutin anda ditambah dengan apa yang ditumpuk di meja kerja anda. Namun anda menyelesaikan pekerjaan tersebut. mengapa hal itu terjadi? Karena terdapat konsekuensi yang anda terima jika anda tidak melakukannya, anda dapat kehilangan pekerjaan anda. Sehingga anda hanya mengerjakan apa yang diperintahkan kepada anda tanpa mau mengevaluasi apa yang dapat anda berikan untuk memperbaiki system yang kurang efisien.

Dari gambaran kebiasaan yang terjadi diatas, pernahkah anda berpikir untuk mulai merubah paradigma, dimana sebelumnya seseorang bekerja hanya untuk memenuhi tugasnya, secara rutin, namun sekarang kita berpikir bagaimana caranya memperbaiki suatu kebiasaan yang kurang efektif, menjadi lebih efektif, sehingga memungkinkan setiap orang dalam suatu organisasi dapat bekerja secara efisien dan efektif.

Dari saduran cuplikan kebiasaan diatas, marilah kita belajar untuk melihat kebiasaan dan merubahnya menjadi system yang lebih efien. Mulailah untuk melihat situasi dimana anda biasa bekerja, perhatikan hal-hal yang secara rutin anda kerjakan, namun anda rasa tidak efisien karena merupakan suatu proses yang tidak bermanfaat. Pikirkan dampaknya apabila proses tersebut anda hilangkan atau anda persingkat. Apa dampak yang akan terjadi, apakah berakibat buruk atau akan memperbaiki keadaan secara keseluruhan.

Setelah kita membahas peran kebiasaan dalam kehidupan pekerjaan sehari-hari, marilah kita masuk ke area system. Perkenalkan bahwa system yang dimaksud disini adalah suatu kumpulan dari bagian yang terintegrasi untuk mencapai tujuan secara keseluruhan. Perhatikan bahwa system diciptakan tidak untuk mempersulit atau memperumit pekerjaan anda, namun system diciptakan untuk mempermudah setiap orang dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya. Karena dengan adanya system, setiap orang dalam fungsinya masing-masing mengetahui tugas/kewajibannya serta batasan hak dan otoritasnya dalam fungsinya masing-masing.

Apakah Organisasi Anda membutuhkan System?

Anda akan mengetahui bahwa organisasi anda membutuhkan system apabila mempertimbangkan hal-hal dibawah ini:

1.Kepatuhan

Apabila kondisi perusahaan anda mencerminkan bahwa terdapat ketidakpatuhan yang besar oleh masing-masing pihak dalam perusahaan, maka sudah saatnya anda berpikir bahwa anda membutuhkan suatu system yang baku yang wajib diterapkan dan dipatuhi oleh setiap orang yang terlibat dalam perusahaan. Kepatuhan akan peraturan dan kebijakan dibutuhkan untuk mendukung terciptanya proses yang sistematis.

2.Biaya

Timbulnya atau dikeluarkannya biaya yang besar oleh perusahaan atas biaya langsung seperti biaya hukum, serta biaya tidak langsung seperti penurunan produktivitas dan kehilangan pekerja adalah suatu indikasi bahwa perusahaan sedang dalam kondisi yang tidak stabil dan membutuhkan system.

3.Krisis

Suatu keadaan diindikasikan sebagai krisis apabila keadaan tersebut berdampak buruk, sering muncul secara berulang-ulang dan tidak dapat di-managed atau bahkan tidak dapat dicegah serta dapat memunculkan perselisihan yang sewaktu-waktu dapat membentur perusahaan. Perusahaan yang sedang dalam keadaan krisis, bukannya tidak dapat keluar dari krisis. Perusahaan tersebut dapat keluar dari krisis apabila mau mengubah cara kerjanya, perlahan-lahan memperbaiki systemnya sehingga dapat keluar dari krisis tersebut.

4.Persaingan

Terdapat persaingan yang tidak sehat dalam perusahaan. Indikasi munculnya persaingan tidak sehat adalah bukti munculnya pemikiran yang tidak sportif serta semangat bersaing yang tidak sehat antara masing-masing pribadi dalam perusahaan. Atau sebaliknya, di dalam perusahaan sudah tidak ada semangat untuk bersaing demi memperbaiki kinerja perusahaan. Motivasi tersebut telah hilang dikarenakan tidak ada semangat lagi. Semangat bersaing ini perlu ditumbuhkan dengan diterapkannya system baru. Misalnya penerapan system Balanced Scorecard untuk meningkatkan semangat kinerja dalam perusahaan.

5.Budaya

Budaya dalam perusahaan juga sangat menentukan apakah perusahaan tersebut sudah saatnya beralih ke system yang baik. Budaya dalam perusahaan yang buruk mengindikasikan bahwa terdapat system yang tidak berjalan dengan baik dalam perusahan. Contoh paling simple adalah budaya kedisiplinan dalam perusahaan. Katakana saja bahwa tingkat ketidakdisiplinan staf perusahaan untuk datang tepat waktu ke kantor sangat tinggi. Hal ini sudah menunjukkan bahwa budaya disiplin sangat sulit untuk diterapkan di perusahaan. Bila kita mundur kebelakang, terlihat bahwa budaya disiplin ini tidak didukung dengan system yang jelas, katakan saja tidak ada peraturan yang mendukung untuk mengatur reward dan punishment yang berlaku apabila staf disipin dan tidak disiplin.

Pada intinya, artikel ini mengajak anda untuk mulai mengubah paradigma dan cara berpikir anda yang semula hanya mengerjakan segala sesuatunya berdasarkan kebiasaan atau karena orang sebelum anda mengerjakan hal yang sama, maka anda pun mengerjakan hal yang sama. Mulailah untuk berani keluar dari comfort zone anda dan menerima system yang baru. hal ini adalah demi kebaikan perusahaan dan apabila perusahaan mencapai tujuannya, maka seluruh pihak dalam perusahaan akan menikmati hasilnya pula. System diciptakan untuk mengefisien dan mengefektifkan proses dalam suatu perusahan menjadi lebih sistematis dan teratur. Sehingga tidak ada lagi kesimpangsiuran atau ketidakteraturan masing-masing pihak dalam menjalankan fungsinya. Setiap orang memiliki porsi, tugas, kewajiban serta hak dan otoritasnya dalam perusahaan. Dan setiap orang memiliki batasan-batasan yang tidak boleh dilanggar, serta harus mengikuti setiap urut-urutan prosedur yang berlaku dalam system tersebut.