Keterikatan Personal Assistant Dengan Keluarga Pimpinan

Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting. Oleh karena itu dibutuhkan sekretaris

professional yang memiliki keterampilan soft skill dan hard skill. Seiring dengan perkembangan dewasa ini, terutama untuk perusahaan-perusahaan besar di Indonesia, tugas sekretaris telah mengalami perkembangan, jika dilihat dari tanggung jawabnya, yakni sebagai personal asisten.

Seorang personal asisten harus mampu memilah antara kepentingan pribadi dan kepentingan perusahaan. Sebagai orang “kepercayaan” dari pimpinan, maka tentunya seorang personal asisten diberikan kepercayaan untuk mengetahui dan menjaga rahasia perusahaan karena dirinya berhubungan langsung dengan bos atau pemimpin. Sebagai tangan kanan pimpinan, personal asisten harus bertindak aktif untuk menjalankan setiap pekerjaannya, dan tidak harus selalu menunggu perintah dari atasan. Dalam menghadapi masalah, personal asisten harus dapat memecahkan sendiri masalah yang dihadapinya dengan pikiran cerdasnya. Jadi, personal asisten harus mampu berpikir kreatif dan inovatif dalam mencoba dan mencari pemecahan masalah.

Seorang personal asisten menjadi orang yang lebih bertanggung jawab terhadap urusan personal atau berurusan dengan keluarga pimpinan seperti mengelola keuangan keluarga, personal asisten pun menangani hal yang berhubungan dengan keuangan pimpinan perusahaan seperti menangani urusan dengan bank, penyimpanan uang, penarikan cek, pengambilan uang atas nama pimpinan, lalu menyimpan bukti dan catatan keuangan secara baik untuk digunakan sewaktu-waktu. Bisa jadi seorang seorang personal asisten bertugas untuk menangani urusan rumah tangga pimpinan, seperti mengatur penyelenggaraan resepsi acara yang diadakan pimpinan dan mengurus hingga tamu undangan.

Menjaga hubungan baik dengan keluarga pimpinan merupakan sebagian besar tugas seorang personal asisten. Yang dimaksud keluarga disini adalah istri pimpinan. Seorang istri pimpinan yang mempunyai perasaan khawatir dan cemburu terhadap wanita lain yang selalu dekat dengan suaminya, termasuk sekretaris suaminya, merupakan hal yang wajar. Walapun tidak ada tidak ada hubungan apa-apa antara suami dengan sekretarisnya, tidak jarang sang istri pimpinan tetap mempunyai perasaan cemburu, meskipun dengan kadar yang sedikit lebih rendah. Oleh karena itu dalam bersikap seorang sekretaris terhadap istri pimpinannya harus bisa memahami keadaan, tidak ada wanita di dunia ini yang yang tidak takut tahtanya direbut. Begitu pula isteri pimpinan, kekhwatiran terhadap sekretaris atau asisten suaminya adalah wajar. Ada berbagai hal yang dapat menimbulkan perasaan khawatir. Misalnya istri pimpinan lebih tua, lebih kuno, dan lain-lain. Sehingga merasa kalah bersaing dengan sekretaris atau asisten suaminya. Sekretaris atau asisten suaminya lebih muda, terawat kecantikannya, luwes, berpakaian rapi, penampilan lebih cerah dan lebih memahami selera sang pimpinan. Oleh karena itu, sekretaris atau asisten harus bisa memahami perasaan istri pimpinan dengan lebih bijak, hati-hati, dan waspada serta harus selalu menjaga jarak. Memberi respek yang wajar kepada istri pimpinan, apabila sekretaris atau asisten mendengar isu tentang kekurangan istri pimpinan atau mungkin mengetahui sendiri, maka sekretaris atau asisten harus tetap bersikap hormat dan ramah terhadapnya. Lebih baik bersikap saling menghargai karena tidak seorang pun yang sempurna. Tiap-tiap orang pasti mempunyai kekurangan dan kelebihan. Jadi kelebihan itulah yang perlu ditonjolkan dan dilihat. Bahkan, apabila istri pimpinan minta bantuan anda sebagai sekretaris atau asisten suaminya, maka kerjakan dengan senang hati dan ikhlas selama tidak sibuk. Loyalitas personal asisten terutama ditunjukkan kepada pimpian untuk bekerja membantu kelancaran tugas pimpinan bukan pada istri pimpinan. Oleh karena itu, antara sekretaris atau asisten dengan istri pimpinan tidak perlu terlalu dekat dan akrab, sehingga sekretaris atau asisten tidak bingung dalam menempatkan loyalitasnya. Terutama sekretaris atau asisten harus tetap menjaga kerahasiaan pimpianan kepada istrinya, baik yang bersifat kedinasan maupun pribadi. Apabila seorang sekretaris atau asisten mengetahui pimpinan yang di kantor mempunyai kebiasaan marah, sekretaris atau asisten tidak mempunyai kewajiban untuk menyampaikan kepada istrinya. Dengan menjaga jarak yang aman dengan istri pimpinan dan membatasi hubungan secara formal akan membuat posisi sekretaris atau asisten nyaman tidak mempunyai beban.

Jika tidak bisa membangun hubungan baik dengan keluarga pimpinan. Maka seorang sekretaris atau asisten tidak akan bisa menjalankan pekerjaan sesuai keinginan. Kenyataannya, hubungan kerja yang efektif dengan pimpinan maupun keluarganya adalah dasar bagi kepuasan kerja dan karier bagi seorang sekretaris atau asisten. Sebegitu pentingnya hubungan yang baik dan efektif ini, karena hal tersebut berkaitan dengan promosi atau peningkatan karier, kenaikan gaji, dan kepuasan kerja. Peranan seorang sekretaris atau asisten adalah sebagai asisten atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan maupun masalah pribadinya, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris atau asisten yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris atau asisten yang professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, keluarga pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris atau asisten dan juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis.