SEKRETARIS PRIBADI DAN PERANNYA

Sudah kita ketahui bahwa dalam dunia bisnis kita mengenal adanya peran sekretaris terhadap kesuksesan sebuah perusahaan. Di dalam dunia bisnis para atasan tidak hanya memiliki sekretaris executive saja yang hanya mengurusi tugas dari perusahaan saja, namun mereka memiliki sekretaris pribadi untuk urusan mereka didalam dan diluar pekerjaan yang ada di kantor. Sekretaris pribadi adalah sekretaris yang hanya bekerja membantu pimpinan dan menjadi perantara pimpinan terhadap yang lain. Sekretaris pribadi dituntut untuk mampu mencegah pimpinan agar tidak kelebihan beban atau masalah kecil yang tidak penting dan dapat fokus terhadap hal-hal yang lebih penting.

Jabatan sekretaris pribadi ini biasanya digunakan oleh atasan-atasan dengan level tinggi seperti CEO di perusahaan. Pekerjaan seorang CEO pastilah sangat padat dan stressful, untuk itulah sekretaris pribadi di-hire untuk menentukan skala prioritas dari pekerjaan si boss, menata appointment mana yang harus didahulukan, dan memberikan saran-saran terhadap kemajuan perusahaan sang atasan. Sekretaris pribadi diberikan hak istimewa lebih daripada sekretaris biasa, mereka diberikan wewenang untuk memilih atau memfilter apa yang baik dan buruk bagi kemajuan perusahaan sebelum memberikan usulan tersebut ke atasan, namun sesuai batasan yang berlaku di perusahaan tersebut.

Menjadi sekretaris pribadi harus memiliki kemampuan basic seperti sekretaris pada umumnya yaitu kemampuan administrasi, namun tentu saja harus memiliki modal lain selain itu, antara lain adalah mempelajari perusahaan baik luar maupun dalam, karena sekretaris pribadi akan berperan sebagai tangan kanan sang atasan, dan berhubungan langsung dengan orang-orang penting di perusahaan, hal ini mutlak diperlukan agar pada saat diajak berdiskusi atau diajak bicara sekretaris pribadi langsung mengerti arah pembicaraan atasannya kemana sehingga dapat mengerti apa yang akan dibutuhkan oleh atasan, sekretaris pribadi juga diminta untuk berusaha mengenal pribadi, kebiasaan, hobby, serta kelebihan dan kekurangan dari atasan, ini dapat digunakan seorang sekretaris pribadi dalam melayani atasannya, sehingga atasan merasa nyaman bekerja dengan sekretaris pribadinya, lalu harus mempunyai inisiatif yang tinggi, atasan dengan jabatan tinggi mungkin tidak selalu punya waktu untuk memerintah bawahannya, sehingga kita tidak bisa hanya menunggu perintah dari atasan saja, kita harus punya inisiatif untuk mengerjakan tanggung jawab sebelum diminta, harus memiliki rasio yang tepat untuk memperkirakan kapan pekerjaan itu harus dilaksanakan dan harus selesai. Seorang sekretaris pribadi haruslah rapi dan terorganisir, karena sekretaris pribadi akan diminta untuk membantu menyimpan dokumen-dokumen atasan atau mengatur pemfolderan pada komputer atasan, kalau tidak terorganisir, maka akan kesulitan untuk mencari dokumen atau file yang diminta atasan dengan cepat, dan mampu mengoperasikan alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan atasan, there is no room for: I can’t operate this thing! Jangan sampai atasan melihat sekretaris pribadinya tidak cekatan dalam beberapa hal.

Seorang sekretaris pribadi sangat mungkin mengetahui rahasia perusahaan maupun atasan sendiri, maka sekretaris pribadi harus memiliki sifat jujur dan profesionalisme tinggi, karena atasan pasti tidak mau rahasia tersebut diketahui oleh umum. Terkadang atasan juga akan meminta sekretaris pribadinya untuk mengurus kehidupan pribadinya, seperti mengurus passport, membelikan hadiah atau souvenir untuk rekan bisnis, urusan keluarga, menemani atasan pada saat dinas luar, dan sebagainya, sehingga sekretaris haruslah cekatan dalam mengatur kegiatan-kegiatan atasannya. Sekretaris pribadi harus jago dalam hal berkomunikasi dengan semua orang dari semua level, karena sekretaris pribadi biasanya akan menjadi “penyambung lidah” dari atasannya, jadi penting sekali untuk memiliki kemampuan bahasa diplomasi dan sopan santun yang baik, dan setidaknya memiliki kemampuan berbahasa asing.

Tidaklah mudah untuk menjadi sekretaris pribadi, karena selain mengurus kehidupan perusahaan sang atasan namun juga kehidupan pribadi sang atasan, maka dari itu ketika ingin menjadi sekretaris pribadi, asah dulu kemampuan sekretarial, administrasi, berkomunikasi, serta rasa inisiatif dengan continuous learning, karena hal tersebut sangat penting bagi seorang sekretaris pribadi.