INVENTORY MANAGEMENT – ABC ANALYSIS (part 2)

Pada pembahasan sebelumnya, saya sudah menjelaskan apa itu ABC Analysis, tujuan pengelompokan, prosedur dan cara pengelompokan. Pada kesempatan kali ini, saya akan membahas mengenai penggunaan analisis ABC serta cara pengendaliannya.

Penggunaan Analisis ABC

Penggunaan analisis ABCadalah untuk menetapkan hal-hal sebagai berikut:

• Frekuensi penghitungan inventori (cycle counting), dimana material-material kelas A harus diuji lebih sering dalam hal akurasi catatan inventori dibandingkan material-material kelas B atau C.
• Prioritas rekayasa (engineering), dimana material – material kelas A dan B memberikan petunjuk pada bagian rekayasa dalam peningkatan program reduksi biaya ketika mencari material-material tertentu yang perlu difokuskan.
• Prioritas pembelian (perolehan), dimana aktivitas pembelian seharusnya difokuskan pada bahan-bahan baku bernilai tinggi (high cost) dan penggunaan dalam jumlah tinggi (high usage). Fokus pada material – material kelas A untuk pemasokan (sourcing) dan negosiasi.
• Keamanan : meskipun nilai biaya per unit merupakan indikator yang lebih baik dibandingkan nilai penggunaan (usage value), namun analisis ABC boleh digunakan sebagai indikator dari material – material mana ( kelas A dan B) yang seharusnya lebih aman disimpan dalam ruangan terkunci untuk mencegah kehilangan, kerusakan atau pencurian.
• Sistem pengisian kembali (replenishment system ), dimana klasifiaksi ABC akan membantu mengendalikan material-material kelas C dengan simple two-bin system of replenishment dan metode-metode yang lebih canggih untuk material-material kelas A dan B.
• Keputusan investasi, karena material-material kelas A menggambarkan investasi yang lebih besar dalam inventori, maka perlu lebih berhati-hati dalam membuat keputusan tentang kuantitas pesanan dan stok pengaman terhadap material-material kelas B dan C.

Pengendalian Persediaan Dengan Sistem Klasifikasi ABC

Prinsip atau konsep ABC memberikan konsekuensi dalam pengendalian sebagai berikut:

• Pengawasan harus lebih difokuskan pada barang kategori A, karena kemelesetan dalam pengawasan barang jenis ini dapat menimbulkan kerugian yang besar.
• Pengawasan terhadap barang kategori B bersifat biasa saja.
• Pengawasan terhadap kategori C cukup sekadarnya saja, karena kerugian yang mungkin ditimnilkan biasanya hanya sedikit.Konsep ini juga berpengaruh dalam menerukan jumlah (safety stock). Perhitungan safety stock, apabila diperlukan, harus lebih teliti untuk kategori A daripada kategori B dan C.

Di samping itu, biasanya perusahaan jua menambahkan klasifikasi berang persediaannya yang mati yang sudah lama sekali tidak ada pemakaian atau pengekuaran atau tida ada kemungkinan lagi untuk dipakai. Dengan demikian, D dapat diterjemahkan sebagai Dead.

Namun, perlu diperhatikan bahwa yang paling penting bukan apakah jenis barang persediaan dibagi menjadi 2 atau 3 atau 4, tetapi bahwa ada pembagian berdasarkan nilai barang, yang mempengaruhi tingkat pengawasannya maupun kebijakan lain dalam pengelolaan barang maupun pembelian barang tersebut.

Pengawasan tersebut juga dapat terwujud dalam beberapa cara lain sebagai berikut:

·Penetuan tingkat akurasi dalam catatan persediaan (inventory records)

Kategori A harus sangat akurat, perlu ditugaskan orang khusus, harus dibandingkan antara catatan dan aktualnya seminggu sekali paling lama, demikian pula dalam menghitung kemungkinan ada persediaan lebih. Kategori D tidak memerlukan catatan yang sangat akurat, tidak memerlukan orang khusus, dan pemeriksaannya cukup setahun sekali. Kategori B dan C berada di antara A dan D.

·Cara pemesanan barang juga tergantung dari kategori barang

Untuk kategori A, sedapat mungkin dengan blanket order, stockless purchasing, cara yang serupa. Kategori B dan C dapat dibeli dengan cara pembelian biasa. Kategori D seharusnya jangan pernah dibeli lagi.

·Kapan memesan/membeli juga ditentukan oleh kategori barang

Kategori A dengan teknik peramalan yang sesuai dengan MRP (Material Requirement Planning) yang disesuaikan. Kategori B dilakukan dengan cara MRP yang disesuaikan. Kategori C cukup dengan cara titik pemesanan kembali (reorder point). Kategori D tidak memakai teknik apa-apa kerena tidak akan dibeli lagi.

·Tempat penyimpanan

Kategori A sebaiknya ditempatkan di dekat pengawas dan dalam ruangan yang aman. Kategori B bida ditengah gudang, tidak perlu sangat dekat dengan kantor pengawas. Kategori C bisa ditempat yang lebih jauh lagi karena praktis hampir tidak memerlukan pengawasan sama sekali.

Setelah material-material inventori itu dikelompokan kedalam kelas A, B dan C, selanjutnya pihak manajemen pembelian perlu memfokuskan perhatian pada materia-material kelas A dengan merumuskan kebijaksanaan JIT dalam pembelian meterial-material kelas A itu. Pihak manajemen industri juga dapat memanfaatkan klasifikasi ABC ini untuk merumuskan sistem manajemen inventori material, seperti ditunjukkan dalam tabel Kebijaksanaan Manajemen Inventori berdasarkan Klasifikasi ABC:

Deskripsi	Material-material kelas A	Material-material kelas B	Material-material kelas C
Fokus perhatian manajemen	Utama	Normal	Cukup
Pengendalian	Ketat	Normal	Longgar
Stok pengaman (Safety Stock)	Sedikit	Normal	Cukup
Akurasi peramalan	Tinggi	Normal	Cukup
Kebutuhan penghitungan inventori	1 – 3 bulan	3 – 6 bulan	6 – 12 bulan