SISTEM INFORMASI MANAJEMEN INFORMASI DALAM PRAKTIK

Kebutuhan akan catatan sejarah yang mendalam dari suatu aktivitas tertentu telah menghasilkan suatu aplikasi yaitu manajeman hubungan pelanggan atau customer relationship management (CRM). CRM memiliki kebutuhan data yang begitu besarnya sehingga dibutuhkan suatu jenis penyimpanan yang inovativ yaitu data warehouse (gudang data). Data warehouse lama-kelamaanterakumulasi, dan data dapat diambil dengan cepat untuk digunakan dalam pengambilan keputusan.

Informasi Sebagai Salah Satu Faktor Penting Penentu Keberhasilan

D. Ronald Daniel memperkenalkan faktor penting penentu keberhasilan (critical success factor – CSF.) Ia mengungkapkan bahwa terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi. Aktivitas-aktivitas tersebut adalah CSF, dan faktor-faktor ini dapat berbeda-beda dari satu jenis organisasi yang lain. Ketika manajeman perusahaan menjalankan konsep CSF, mereka akan memusatkan erhatian pada pengidentifikasian CSF dan kemudian memonitor seberapa jauh mereka telah mencapainya.





Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem pemrosesan transaksi diguakan untuk menjelskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat di dalam dan luar perusahaan.

Sistem pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem informasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. Contohnya, sistem pemrosesan transaksi memberikan faktur dan laporan saldo pada pelanggan, pesanan pembelian kepada pemasok, dan data dan laporan keuangan tahunan pada pemegang saham dan pemilik. Sistem yang digunakan oleh perusahaan distribusi adalah contoh yang baik untuk sistem pemrosesan transaksi. Sitem ini disebut sistem distribusi (distribution system.)

Tinjauan Sistem

Diagram arus data atau DFD mendokumentasikan suatu sistem dengan cara yang hierarkis. Diagram ini disebut diagram konteks karena menyajikan sistem dalam konteks lingkungannya. Semua kecuali dua arus data dalam diagram konteks sistem distribusi terdiri atas sumber-sumber daya maya. Kedua pengecualian tersebut termasuk arus dari pemasok sistem, yang berjudul pengiriman, dan arus dari sistem ke ruang persediaan bahan baku, yang berjudul persediaan. Kedua arus data tersebut dapat mencerminkan sumber daya fisik maupun maya.

Subsistem Utama dari Sitem Distribusi

Diagram konteks cukup memadai untuk mendefinisikan batasan sistem. Akan tetapi kita perlu mempelajari lebih banyak proses yang dilaksanakan. Kita mencapai hal ini dengan mengidentifikasikan tiga subsistem utama dalam sebuah diagram Nomor 0.

Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

Berikut ini empat sistem utama yang terlibat dalam pemenuhan pesanan pelanggan:

1. Sistem entry pesanan (Orden Entry System) memasukkan pesanan pelanggan kedalam sistem
2. Sistem persediaan (Inventory System) memelihara catatan persediaan
3. Sistem penagihan (Billing System) membuat faktur pelanggan
4. Sistem piutang dagang (Account Receivable System) menagih uang dari para pelanggan

Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti

Dengan cara yang sama kita mengidentifikasikan subsistem-subsitem yang berkaitan dengan pesanan persediaan pengganti dari pemasok. Detail ini ditampilkan dalam diagram nomor 2.

Sistem pembelian (purchasing system) menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan. Sistem penerimaan (receiving system) menerima prsediaan. Sistem hutang dagang (account payable system) melakukan pembayaran.

Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar

Sitm buku besar (general ledger system) adalah sistem akuntnsi yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan. File yang memuat data akuntansi yeng telah digabungkan itu adalah buku besar (general ledger).

Terdapat dua subsistem yang terkait yaitu:

1. Sistem memperbarui buku besar (update general ledger system)
2. Sistem pembuatan laporan manajemen (prepare management report system)

2. Sistem Informasi Organisasi

Area-area bisnis peruahaan menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem pemrosesan transaksi, ditambah data dari sumber-sumber yang lain, untuk menghasilkan informasi yang digunakan oleh manajer dalam mengambil keputusan dan memecahkan masalah. Semua sistem informasi tersebut merupakan contoh dari sistem informasi organisasi (organizational information system). Sistem informasi tersebut dikembangkan untuk emenuhi kebutuhan akan informasi yng berhubungan dengan bagian-bagian tertentu dari organiasasi.

i. Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran (marketing information system – MKIS) memberikan nformasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan.

ii. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system – HRIS) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia peusahaan. Masing-masing subsistem output dari HRIS akan menangani aspek-aspek tertentu dari manajemen SDM: perencanaan, rekruitmen, pengelolaan tenaga kerja.

iii. Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi maufaktur (manufacturing information system) memberikan informasi kepada selurh manajer perusahaan yang berkaitan dengan seluruh manufaktur perusahaan.

iv.Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan (financial information system) meberikan informasi kepada seuruh manajer yang berkaitan dengaaktivitas keuangan perusahaan.

v. Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi eksekutif (executive information system – EIS) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer ke tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. EIS perusahaan biasanya terdiri atas stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung melalui jaringan ke komputer pusat.

b. Manajemen Hubungan Pelanggan

Dalam merancang basis data dilakukan upaya untuk memberikan data historis meskipun terbatas. Kebutuhan akan data historis sangat besar dalam area pemasaran, dimana para manajer ingin dapat melacak perilaku pembelian para pelanggan selama jangka waktu yang cukup panjang. Kebutuhan ini merangsang strategi manajemen dengan pelanggan (customer relationship magement – CRM). CRM adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga perusahaan dengan pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini. Sistem CRM akan mengakumulasikan data pelanggan dalam jangka panjang dan menggunakan data itu untuk memberikan informasi kepada para pengguna.

c. Data Warehousing

Data warehouse (gudang data) dapat dipergunakan dalam CRM. Dengan data warehouse, perusahan dimungkinkan untuk membangun suatu sistem dengan kapasitas data yang hampir tak terbatas.

i. Karekteristik Data Warehoue

Karakteristik data warehouse adalah sebagai berikut:

1.Kapasitas penyimpanannya sangat besar

2.Data dikumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan baru

3.Data dapat dimbil dengam mudah

4.Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari.

ii. Sistem Data Warehousing

Data dikumpulkan dari sumber-sumber data dan dikirimkan ke area kumpulan sebelum dimasukkn ke dalam tempat penyimpanan data warehouse. Suatu sistem penyampaian informasi akan memperoleh data dari tempat penyimpanan data warehouse dan mengubahnya menjadi informasi bagi para pengguna.

d. Penyampaian Informasi

Unsur terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapatkan data dari tempat penyimpnan data, mengubahnya menjadi informasi, dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para pengguna. Informasi dapat diberikan dalam bentuk terinci atau dalam berbagai tingkat ringkasan.

e. On-line Analytical Processing – OLAP

On-line analytical processing adalah software yang dikembangkan untuk data warehouse. OLAP memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan data warehouse malaui GUI atau antar muka web dan dengan cepat memperoleh informasi data berbagai jenis format termasuk grafik.

f. Data Mining

Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pengguna. Proses ini sama seperti seorang penambang yang mencari emas di aliran sungai pegunungan.

i. Verifikasi Hipotesis

Verifikasi hipotesis (hypothesis verification) adalah sebuah pendekatan yang dimulai dengan hipotesis penggun mengenai bagaimana data saling terhubung.

ii. Penemuan Pengetahuan

Dalam penemuan pengetahuan (hypothesis verificaton), sistem data warehousing menganalisis tempat penyimpanan data warehouse, mencari kelompok-kelompok dengan karakteristik yang sama.

Kesimpulan

Kinerja dalambeberapa area operasi perusahaan dapat menentukan kesuksesan atau kegagalan. Area-area ini akan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain namun cenderung mengikuti pola-pola tertentu berdasarkan bidang industrinya. Kemampuan sebuah perusahaan dalam mengembangkan sistem informasi yang baik adalah suatu CSF. Sistem seperti ini adalah sistem yang memproses data akuntansi dan memberikan informasi kepada unit-unit organisasi.

Referensi:

McLeod Jr, Raymond dan George P. Schell. Sistem Informasi Manajemen. 2012. Jakarta: Salemba Empat.