PEMAHAMAN PERBEDAAN ANTARA MICROSOFT OFFICE VERSI 2016 DENGAN VERSI SEBELUMNYA BAGI SEKRETARIS

Dalam era digital, peranan perangkat komunikasi seperti smartphone, tablet, dan komputer mempunyai kegunaan yang sangat besar dalam mendukung aktivitas harian. Baik dalam kegiatan di waktu luang maupun pekerjaan.

Peranan perangkat teknologi komunikasi tersebut hampir tidak terlepas dalam setiap sisi pekerjaan, terutama bagi mereka yang dituntut untuk selalu dinamis. Dan salah satu bidang pekerjaan dengan tuntutan dinamis adalah sekretaris.

Sebagai konsekuensi sekretaris atau tenaga administrasi pun akan menghadapi tantangan yang berat. Peran-peran sekretaris atau tenaga administrasi konvensional yang bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan olehperangkat teknologi informasi. Oleh karena itu tingkat kompetensi sekretaris menjadi mutlak untuk ditingkatkan sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan.

Microsoft Office adalah aplikasi perkantoran yang hampir semua pengguna komputer memanfaatkannya setiap hari. Walau sekarang bermunculan program sejenis, tetap saja masih banyak yang nyaman menggunakan Microsoft Office.

Kemudian apa yang membedakan Office 2016 dengan versi sebelumnya atau dengan versi terdekat, yakni Office 2013? Perbedaan mendasar dibandingkan dengan produk Office sebelumnya adalah kemampuan dan dukungan peranti terkini. Jika memperhatikan versi sebelumnya, yakni Office 2003, 2007, 2010, 2013, dan 2016, berarti Microsoft selalu memperbarui program Office tiga tahun sekali. Tidak seperti Windows yang langsung melompat dari Windows 8 ke Windows 10.

Karena menggunakan sistem login akun, maka sinkronisasi di semua perangkat lebih mudah dan aman tanpa khawatir kehilangan dokumen. Bagi yang sudah pernah mencoba Office 2013, update terbaru Office 2016 tak banyak berbeda jauh selain dari sisi pengalaman dan kemudahan antarmuka pengguna, dukungan cloud computing, dan dukungan perangkat yang lebih banyak.

Office 2016 tidak hanya bisa dipasang di desktop PC atau laptop tetapi juga di peranti tablet dan smartphone karena programnya sudah dioptimalkan untuk layar sentuh dengan layanan komputer awan (cloud computing) sehingga dokumen bisa di akses di mana saja.

Banyak kalangan menilai, apa yang dilakukan oleh Microsoft pada Office 2016 mengikuti langkah Google Docs dalam hal dukungan cloud computing. Pengguna tidak hanya bisa mengakses dokumen yang sudah dibuat tetapi juga bisa berbagi atau mengerjakan dokumen secara bersama-sama.

Misalnya, sekretaris yang bingung bagaimana menyisipkan gambar di Word, maka bukan sekadar petunjuk yang muncul akan tetapi fitur pencarian tersebut juga menyodorkan opsi langsung “Insert image” yang bisa langsung dipergunakan untuk menyisipkan gambar tanpa harus masuk atau memilih opsi “Insert image”. Fitur Tell Me juga bisa digunakan untuk pencarian file.

Seorang sekretaris harus update dengan teknologi yang ada. Karena tuntutan kerja yang semakin tinggi mengharuskan kita sebagai sekretaris dapat menrima perubahan yang ada. Contohnya, seorang sekretaris menerima file dari staff yang Microsoft Office pada laptop versi 2007, sedangkan versi yang ada di sekretaris versi 2010. Karena perbedaan versi dan sekretaris tidak mengetahuinya, maka sekretaris meminta bantuan kepada staff IT untuk membantunya.

Seorang Sekretaris dalam sebuah perusahaan, diharapkan selalu tanggap dan cekatan dalam mengorganisir serta membantu pekerjaan sang pimpinan. Tugas Sekretaris membantu meringankan tugas pimpinan yang sekaligus merupakan perpanjangan dari pekerjaan pimpinan. Dengan demikian pimpinan dapat mengkonsentrasikan diri untuk melakukan tugas manajerial dalam suatu organisasi atau perusahaan dengan baik.

Untuk menunjang aktivitas kerjanya maka diperlukan sarana penunjang, seperti komputer. Sekretaris akan lebih mudah untuk melakukan pengolahan sebuah database yang penting bagi aktivitas sang pimpinan jika ia mampu mengoperasikan program yang dikhususkan bagi pengolahan data seperti Microsoft Access dan lain sebagainya. Pengaturan jadwal kegiatan yang harus dijalani oleh sang pimpinan akan dapat lebih tertata dengan baik, lengkap dan mudah dikelola oleh sang Sekretaris apabila ia menguasai program yang khusus dirancang untuk mempermudah pekerjaannya, seperti Microsoft Outlook/ Express atau program lainnya. Begitu pula perannya yang cukup strategis dalam membina hubungan dengan relasi-relasi penting. Bukankah akan lebih mudah, efisien dan efektif jika seorang sekretaris memanfaatkan kegunaan Electronic Mail (E-mail) dalam membantu aktivitasnya.

Maka dari itu, sekretaris diwajibkan untuk mengupdate pengetahuannya tentang teknologi. Karena tidak sedikit staff yang bertanya pada sekretaris mengenai masalah-masalah yang tidak diketahui tentang Microsoft Office. Maka, tidak heran banyak produsen teknologi informasi berlomba menyediakan perangkat yang dapat mempermudah pekerjaan seorang sekretaris.