MENCIPTAKAN CITRA POSITIF SEORANG SEKRETARIS

Dalam memainkan perannya, seorang sekretaris sangat dipenuhi dengan dilema. Hubungan mesra dan harmonis dengan atasan memang sangat penting dalam konteks profesionalisme, karena sekretaris dalam hal ini adalah media penghubung antara atasan dan karyawan lain secara internal maupun dengan mitra kerja secara eksternal sehingga dibutuhkan komunikasi yang intens dengan atasan.

Kesan atau citra diri yang positif merupakan sesuatu yang sangat penting, bukan hanya kesan pertama saja tetapi kesan pada awal dan selamanya yang baik terhadap seseorang. Persis seperti pepatah yang berbunyi“Harimau mati, meninggalkan belang; gajah mati, meninggalkan gading”,begitu pula dengan manusia mati akan mengharapkan peninggalan berupa citra positif.

Kesan merupakan suatu penilaian diri yang ditujukan kepada seseorang, baik dari dalam dirinya sendiri maupun dari orang lain, yang tertanam di dalam pikiran sadar dan bawah sadar orang yang menilainya akibat pengaruh sikap, perkataan orang yang bersangkutan ataupun dapat terjadi karena pengaruh orang lain, lingkungan sekitar ataupun pengalaman masa lalu dari orang yang memberikan penilaian.

Jika melihat definisi di atas, setiap orang bisa saja memiliki kesan yang berbeda berdasarkan pemikiran, pengindraan maupun lingkungan di sekitarnya. Masing-masing orang juga mempunyai pilihan bagaimana ia memilih, menciptakan dan memberikan kesan atas dirinya terhadap lingkungannya.

Di sinilah tuntutan profesionalisme sekretaris dibutuhkan. Bagaimana dia harus memilih “mau bersikap bagaimana” menggunakan bahasa lisan dan bahasa tubuh sesuai dengan aturan dan norma-norma yang sewajarnya dan diterima oleh masyarakat untuk menghindari persepsi-persepsi negatif yang berlebihan dan menciptakan persepsi positif dibenak lingkungan terhadap dirinya dan profesinya, agar tidak menimbulkan perasaan-perasaan yang pada akhirnya perilaku berubah menjadi tidak layak dan merusak keadaan.

Jawabannya hanya satu, yaitu menjadi Sekretaris Profesional yang pada akhirnya sekretaris secara tidak langsung akan memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan perusahaan. Kuncinya adalah bersikap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan suasana kantor yang kondusif, bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang dimiliki.

Tuntutan untuk mengembangkan kepribadian, khususnya seorang sekretaris semakin meningkat. Masyarakat modern dan perusahaan yang bonafide membutuhkan sekretaris tidak hanya yang rajin dan jujur saja, dan itu bukan merupakan rumusan sekretaris masa depan.

Para image maker baru-baru ini memunculkan gagasan mengenai personal branding. Branding atau brand building umumnya identik dengan kepentingan sebuah korporasi/organisasi/lembaga/perusahaan untuk memajukan bisnisnya. Makanya kita mengenal istilah corporate branding. Namun, dengan tujuan yang tidak jauh berbeda, upaya pembentukan personal branding juga menyangkut kepentingan membangun image seseorang demi tercapainya persepsi positif mengenai dirinya. Personal Branding adalah proses yang menyangkut skill, kepribadian, dan karakteristik unik seseorang yang terbungkus menjadi sebuah identitas yang membuatnya lebih dari orang lain.

Personal branding ini tidak saja layak diperhatikan hanya oleh bos-bos perusahaan, melainkan jenis profesi lain seperti dokter, pengacara, arsitek dan tentu saja tidak ketinggalan sekretaris.

Ada rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC; Appearance, Behaviour, Character, Capability). Untuk lebih jelasnya, akan diuraikan sebagai berikut:

1.Good Appearance; Bukan berarti cantik dalam wajah, tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan. Penampilan sekretris harus dapat diterima di lingkungan kantor tempat bekerja. Cara berpakaian dan dandanan juga mencerminkan kepribadiannya. Betapa penting/berpengaruh pakaian terhadap orang yang melihatnya. Orang yang memakai pakaian lusuh/kotor mempunyai pengaruh terhadap jiwa pemakainnya. Appearance berarti perwujudan penampilan lahiriah seseorang; apakah seseorang gembira, sedih, kagum, dll yang dapat dibaca dari roman muka. Ada kalanya bisa dilihat bahwa appearance merupakan manifestasi dari isi pikiran seseorang.

2.Good Behaviour; Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap atau gerak-gerik mempunyai nilai yang beraneka ragam. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behaviour adalah berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja, di mana saja dalam suasana apa pun juga.

3.Good Character; Tuntutan masyarakat menghendaki seseorang mempunyai karakter (sifat) yang baik dalam pergaulan, lebih-lebih sekretaris dalam hubungannya dengan pimpinan/lembaga di tempat kerja. Sifat-sifat yang baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris antara lain kejujuran, pikiran positif, taat beribadah, menghargai orang lain, serta bekerja keras, penuh semangat dan tulus.

4.Good Capability; Kecakapan atau kemampuan sangat dibutuhkan dalam melakukan segala pekerjaan bahkan kehidupan manusia. Oleh karena itu sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuannya untuk menunjang kelancaran pekerjaan atau pengembangan organisasinya. Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan intelektual, skill, serta kemampuan teknis.

Sekretaris merupakan sebuah profesi yang memiliki peran penting dalam suatu organisasi. Namun realita yang ada di masyarakat adalah bahwa sekretaris hanyalah seorang yang ‘dekat’ dengan bosnya, tanpa ada nilai lebih. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu membangun citra positif atas pribadi dan dirinya agar mampu bekerja secara profesional.

Rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC;Appearance, Behaviour, Character, Capability).

Selain menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan pimpinan, sekretaris juga harus menjaga hubungan kerja sama yang baik pula dengan istri pimpinan dan keluarga agar tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat mengurangi kinerja pimpinan maupun sekretaris.