Seberapa Penting Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Pengembangan Sistem?

Seiring dengan perkembangan di era globalisasi yang sangat pesat ini menyebabkan adanya perubahan teknologi yang cukup signifikan. Dalam perkembangannya, teknologi memiliki empat keunggulan di masing-masing bidang, yaitu teknologi informasi, teknologi manufaktur, teknologi transportasi dan teknologi komunikasi. Dari keempat keunggulan teknologi tersebut yang memegang peranan penting dan paling dominan dalam proses bisnis adalah Teknologi Informasi. Lalu apa peranan Teknologi Informasi dalam mendukung suatu proses bisnis perusahaan?

Teknologi informasi merupakan teknologi untuk membantu manusia dalam membuat, mengubah, dan menyimpan informasi. Teknologi Informasi memberikan kemudahan dalam kegiatan proses bisnis khususnya dalam hal pengambilan keputusan di tingkat manajemen perusahaan. Hal ini juga berdampak pada peningkatan kinerja keuangan suatu perusahaan. Apa kaitannya antara Teknologi Informasi dengan Sistem?

Sistem informasi merupakan salah satu sarana yang digunakan sebagai pendukung/penunjang pengolahan teknologi informasi. Fungsi utama sistem informasi dalam pendukung Teknologi Informasi adalah:

-Pengumpulan dan penyimpanan data dari seluruh aktivitas dan transaksi terkait operasional perusahaan.

-Pemrosesan data menjadi informasi untuk pihak manajemen perusahaan dalam pengambilan keputusan.

-Pengendalian internal dalam kegiatan operasional perusahaan.

Bagaimana tahapan pengembangan sistem yang diperlukan?

Pengembangan sistem sangat diperlukan untuk penyusunan sistem yang baru dengan tujuan memperbaiki dari keseluruhan sistem yang telah ada. Hal ini disebabkan dari adanya permasalahan yang timbul dari sistem lama yang telah ada, seperti kecurangan yang dilakukan oleh staf, pengelolaan data yang semakin banyak dan kebutuhan informasi yang makin meluas. Dalam berbagai permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan tentunya diperlukan pengembangan sistem. Tahapan pengembangan sistem yang dapat dilakukan oleh perusahaan, terdiri dari:

1.Tahapan perencanaan

Dalam tahap perencanaan ini dilakukan survey sistem mengenai kebutuhan pihak manajemen yaitu rencana tahapan pengembangan sistem yang diinginkan, gambaran umum pelaksanaan proyek, jadwal pelaksanaan rincian biaya dan sistem aplikasi yang dikembangkan.

2.Analisis sistem

Analisis sistem ini merupakan teknik pemecahan masalah untuk memahami sistem yang ada. Hal ini dapat dilakukan dengan menganalisis jabatan dan uraian tugas, proses bisnis, ketentuan yang ada, masalah dalam proses bisnis dan solusi yang diperlukan serta perencanaan bisnis yang diterapkan pada perusahaan.

3.Perancangan sistem

Berdasarkan hasil analisa kelemahan dan evaluasi sistem yang lama, maka disusun solusi yang tepat oleh analis termasuk evaluasi efektivitas dan efisiensi terkait operasional perusahaan. Dalam perancangan sistem ini harus terdiri dari beberapa komponen, yaitu:

-Hardware: komponen input, proses, output dan jaringan

-Software: sistem operasi, utilitas, dan aplikasi

-Data: struktur data, keamanan dan integritas data

-Prosedur: dokumentasi, prosedur sistem, pedoman operasional dan teknis

4.Implementasi sistem

Proses pelaksanaan dari hasil perancangan sistem yang baru. Hal ini dapat dilakukan dengan sosialisasi dan pelatihan kepada setiap pihak yang terlibat dalam operasional perusahaan.

5.Pemeliharaan sistem

Pemeliharaan sistem baru yang telah dijalankan dapat dilakukan dengan pemantauan operasional perusahaan. Dengan adanya penerapan sistem yang baru, tentu tidak dapat dihindari lagi hambatan-hambatan yang terjadi misalnya adanya kerusakan data, sistem yang dapat diakses oleh pihak luar dan pihak SDM yang menjalankan sistem. Pemantauan secara terus-menerus yang dilakukan oleh pihak manajemen, dapat mengurangi adanya kegagalan dalam penerapan sistem yang baru.

Dengan adanya pengembangan sistem, akan tercapai nilai bisnis terkait penggunaan Teknologi Informasi, yaitu:

1.Supplier Relations

Teknologi informasi dapat mengkoordinasi hubungan dengan pemasok sehingga dapat meningkatkan efisiensi produksi.

2.Productions and Operations

Teknologi informasi dapat digunakan untuk memperbaiki teknik produksi melalui komputerisasi untuk desain dan pabrikasi.

3.Sales and Marketing Support

Dengan dukungan teknologi informasi terkait pemasaran dan penentuan harga, dapat membantu mengingkatkan pendapatan dari penjualan.

4.Customer Relations

Teknologi informasi digunakan untuk mempertahankan hubungan baik dengan customer sehingga dapat meningkatkan penguasaan pasar dan meningkatkan daya saing.

5.Process Planning and Support

Dengan adanya teknologi informasi, kelengkapan informasi dalam perencanaan dan pengambilan keputusan dengan meningkatkan koordinasi dan komunikasi.

Dari beberapa nilai bisnis terkait Teknologi Informasi, menunjukkan bahwa teknologi informasi memberikan peranan penting khususnya dalam pengolahan data sehingga dapat tercapai efektivitas dan efisiensi yang sesuai dengan strategi bisnis yang diharapkan oleh perusahaan. Hal ini juga dapat mempengaruhi strategi pemasaran dan meningkatkan daya saing dengan memperbaiki pilihan produk dan biaya. Sehingga perusahaan diharapkan dapat mengoptimalkan pengembangan sistem yang baru dengan penggunaan sumber daya baik software, hardware dan sumber daya manusia yang terkait dalam pelaksanannya. Perlunya pengawasan yang dilakukan oleh pihak manajemen dalam penerapan pengembangan sistem juga sangat penting untuk memastikan sistem berjalan dengan baik sesuai strategi dan visi misi perusahaan.