DIGITAL RECORD: LANGKAH EFISIEN DALAM PENGARSIPAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN

Di jaman yang serba modern ini, perkembangan teknologi dapat mengubah paradigma kehidupan kita, dalam memudahkan melaksanakan beberapa kegiatan. Hal ini sangat berguna bagi seorang sekretaris yang biasanya menjadi petugas kearsipan di perusahaan, terutama untuk dokumen-dokumen penting di perusahaan. Dengan adanya model pengarsipan digital akan memudahkan sekretaris sebagai petugas arsip utama dalam perusahaan, mengingat sekretaris adalah orang yang membantu pimpinan dalam menjaga rahasia dan pengontrolan terhadap dokumen-dokumen penting perusahaan. Pengarsipan yang dulu dilakukan secara manual dengan cara menyimpan bentuk fisik di lemari arsip, sekarang dapat memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomatisasi.

Mengapa sekarang pengarsipan secara manual mulai ditinggalkan?Karena arsip yang disimpan secara manual akan mengalami kerusakan dengan sendirinya meskipun diberikan perawatan dan restorasi dengan maksimal. Setiap bahan dari material arsip memiliki umur tersendiri yang menyebabkan materi pembawa informasi tersebut rusak atau hilang, dalam perkembangannya perusahaan harus menetapkan langkah efisien, termasuk dalam pengarsipan. Dengan pengarsipan digital, banyak efisiensi yang dapat dirasakan antara lain:

-Cepat ditemukannya dokumen saat diperlukan;

-Pengindeksan yang fleksibel;

-Kecil kemungkinan untuk kehilangan dokumen;

-Menghemat tempat;

-Menghemat tinta dan kertas;

-Berbagi arsip secara mudah;

-Meningkatkan keamanan;

-Penghematan SDM;

-dan memudahkan untuk recovery data yang ada.

Pengarsipan secara digital dapat dilakukan dalam berupa gambar, tulisan, suara, maupun video, yang nantinya akan disimpan ke dalam komputer atau server Anda. Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, “Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine Readable Record”. Ada beberapa komponen dasar dalam mengarsip secara digital, yaitu:

1.Memindahkan dokumen

Beberapa metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen:

-Scanning

Memindai atau scan dokumen menggunakan scanner yang menghasilkan data gambar atau biasanya dapat berupa pdf dan dapat disimpan di komputer. Nama file dari proses scanning biasanya default dari pemberian mesin scanner tersebut. Namun nama file tersebut tidak sesuai dengan isi dari arsip yang kita scan, sehingga perlu dilakukan penyesuaian pemberian nama file dengan mengikuti jenis arsip dan cara penomorannya.

dan konsisten, sehingga untuk memudahkan penemuan kembali. Penggunaan guide Indeks yang sesuai memungkinkan untuk mengatur sistem pengindeksan di perusahaan.

-Conversion

Proses mengubah dokumen dari file Ms. Word atau excel menjadi gambar dengan format jpg. atau ke dalam format pdf.

-Importing

Memindahkan data yang di dapat dari sumber lain ke dalam sistem pengarsipan elektronik dengan melakukan drag and drop ke sistem dengan mempertahankan format data aslinya. Misalnya: dari flashdisc atau cd ke dalam server pengarsipan.

2.Menyimpan dokumen

Sistem penyimpanan dokumen yang digunakan haruslah yang mendukung alat penyimpanan yang dimiliki oleh perusahaan di masa yang akan datang, hal ini untuk mengurangi resiko tidak dapat dipakainya format dokumen yang telah digunakan di masa datang. Sebaiknya tidak disimpan dalam satu format saja, tetapi dalam beberapa format yang compatible dengan sistem. Untuk arsip yang jenisnya sama sebaiknya disimpan dalam satu folder, atau sub-sub folder untuk memudahkan pencarian. Ada beberapa bentuk dari media penyimpanan yaitu: media magnetik, disk magnetik, pita magnetik, kaset, dan media optik.

Media yang paling populer dari semuanya adalah disk magnetik atau hardisc. Selain kapasitasnya yang besar, juga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang lainnya.

3.Mengindeks dokumen

Sama halnya dengan pengarsipan secara manual, pengarsipan secara elektronik juga harus dikelola dengan baik, agar informasi yang ada dapat dipahami oleh user pada saat ini dan pada saat yang akan datang. Ada 3 metode yang dapat digunakan dalam mengelola pengindeksan yaitu Index Field, metode ini menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai metode tradisional yang digunakan dalam dokumen kertas. Misalnya: dokumen proposal disimpan dengan nama no.proposal_Prop_Judul Proposal (cth: 111.1115-XYZ_Prop_ Jasa Konsultasi ISO). Yang kedua adalah Full-text Indexing, ini menggunakan software optical character recognition atau biasa disebut OCR. OCR adalah alat mekanis atau elektronik yang digunakan untuk menerjemahkan tulisan tangan ataupun naskah ketikan (biasanya dipindai terlebih dahulu menggunakan scanner) menjadi teks yang dapat diedit dengan suatu aplikasi komputer Contoh: menggunakan aplikasi Abbyy Finereader 11, dan yang terakhir Folder/File Structure, yaitu menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen, misalnya: dokumen surat dibuatkan satu folder yang diberi nama “SURAT” di dalam folder tersebut dapat dibagi lagi antara surat masuk dan surat keluar.

4.Pemeliharaan Arsip secara digital

Informasi dalam arsip digital dengan mudah dapat dihapus, maupun dibuang secara tidak sengaja maupun secara sengaja oleh seseorang, atau dapat rusak akibat virus yang menjangkitiboot sector atau file yang dapat menyebabkan hilangnya data, dan juga usia dari hardware penyimpanan juga memiliki keterbatasan, apalagi hardware tersebut sering digunakan oleh banyak pengguna. Untuk pemeliharaannya media penyimpanan dapat diletakkan pada ruangan yang bersuhu antara 10^oC sampai 50^oC. Selain itu back up merupakan pemeliharaan yang tidak bisa diabaikan.

5.Retensi Arsip

Perusahaan dapat menentukan sendiri pemusnahan arsip digital berdasarkan fungsi dan sifatnya. Untuk pemusnahan arsip perlu diperhatikan keamanannya, pastikan agar file yang dimusnahkan atau dihapus tidak dapat dilacak kembali. Apabila arsip disimpan pada tempat penyimpanan yang tidak dapat dihapus lebih baik dimusnahkan saja.

Dengan memperhatikan hal di atas, apabila akan menerapkan sistem pengarsipan secara digital, maka perusahaan harus memikirkan segala aspek agar sistem tersebut dapat berjalan dengan baik dan tidak menghambat pekerjaan mereka. Untuk set – up awal, sekretaris dapat membantu dalam membuat sistem cara pengarsipannya dengan menentukan pengindeksan arsip tersebut. Setelah pengarsipan digital tersistem dengan baik maka karyawan yang akan mengakses sistem kearsipan tersebut harus diberikan training mengenai cara kearsipan secara digital yang telah dibuat. Dengan demikian, penemuan kembali terhadap arsip lebih mudah, sehingga pekerjaan pengarsipan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.