Tanda-Tanda Sistem Informasi Perusahaan Yang Harus Diperbaharui

Di Indonesia ada semacam fenomena umum dan cukup unik yang dilakukan oleh jajaran direksi jika berhadapan dengan software pendukung bisnis perusahaan. Fenomena tersebut adalah jajaran direksi ragu, bahkan kalau bisa dikatakan “takut” untuk mengganti sistem yang lama dengan alasan yang cukup masuk akal, namun tidak menyelesaikan masalah. Saya ceritakan sedikit pengalaman saya bertemu dengan salah seorang kenalan saya yang berada di jajaran direksi sebuah perusahaan.

Pertemuan tersebut terjadi beberapa bulan lalu. Saya bertemu di sebuah acara non-formal dan melakukan sedikit sharing mengenai program utama yang digunakan oleh perusahaan tempatnya bekerja. Beliau bekerja di sebuah perusahaan garmen khusus busana muslim yang berlokasi di Surabaya. Di awal percakapan, dia menjelaskan bahwa program tersebut dibuat oleh kenalan boss-nya sejak sepuluh tahunan lalu. Program yang dibuat menggunakan Delphi dan terinstall di komputer perusahaannya. Program tersebut dapat menghubungkan gudang dengan pusat untuk mencari kuantiti stok barang yang diinginkan. Sampai di sini saya berpikir sepertinya program tersebut walaupun sudah kuno, namun cukup stabil dan mumpuni. Namun di pembicaraan berikutnya mulailah Beliau berkeluh kesah tentang masalah yang disebabkan oleh ulah program yang digunakan. Salah satunya stok yang ditampilkan tidak sama antara gudang dan pusat sehingga menimbulkan kekacauan ketika ada transaksi penjualan. Sampai di sini nampak bahwa solusi yang ditawarkan oleh program tersebut berbalik arah menjadi bumerang bagi perusahaan itu sendiri.

Ketika saya bertanya kepada beliau, maukah pemilik perusahaan mengganti program yang sudah lama itu? Jawabannya tidak. Alasannya klasik, program tersebut dibeli dengan harga yang mahal. Belasan juta untuk sebuah program sepuluh tahun lalu. Selain itu end user sudah terbiasa dengan program yang ada. Ada juga kekhawatiran program baru juga tidak menjamin akan berjalan mulus tanpa ada cacat sedikitpun. Alasan lainnya adalah rasa percaya yang sudah terjalin sekian lama dengan pembuat program tersebut. Keputusan yang sulit dan membingungkan ini sering berakhir pada jawaban tidak.

Agak sulit membuka paradigma ini karena anggapan yang sudah mengalir di antara para direksi di banyak perusahaan. Alasan lain yang paling penting adalah faktanya memang banyak software-software kacangan yang dijual dengan harga yang mahal. Pada artikel ini saya tidak akan membahas bagaimana memilih software pendukung yang baik, namun saya ingin memberikan sedikit panduan untuk menentukan perlu atau tidaknya mengganti software utama di perusahaan Anda.

Software yang digunakan untuk menjalankan proses bisnis hingga menghasilkan proses akuntansi umum disebut dengan Aplikasi Sistem Informasi. Sistem Informasi setiap perusahaan berbeda-beda dan berbagai macam tergantung pada kebutuhan. Sistem Informasi bersifat membantu mencatat dan mengatur pembelian, penjualan, biaya, persediaan, sampai dengan laporan keuangan perusahaan. Berikut ini tanda-tanda yang menunjukkan Sistem Informasi yang digunakan harus diperbaharui atau malah diganti.

1.Software Tersebut Tidak Lagi Memahami Kebutuhan Bisnis Perusahaan.

Bisnis Anda telah berkembang, namun sistem yang ada pada Sistem Informasi terlalu kaku sehingga seolah-olah menghiraukan kebutuhan Anda. Karena tidak lagi mengikuti kebutuhan perusahaan, laporan yang dihasilkan tidak menjawab pertanyaan direksi. Akibatnya direksi tidak lagi dapat mengenali kebutuhan dan tidak mengetahui posisi perusahaan di pasar.

Terlebih lagi ketika ingin mengubah sistem yang lebih sesuai dengan sistem yang baru, developer tidak lagi memberikan dukungan pada Sistem Informasi yang Anda miliki.

2.Sistem yang Terpisah antar Departemen.

Sistem yang berjalan secara terpisah-pisah dan sulit disatukan dengan sistem lain merupakan faktor utama yang menghambat kinerja. Sistem yang tidak terhubung, secara tidak langsung akan menghilangkan peran yang seharusnya dapat dilakukan oleh software Sistem Informasi. Sistem yang terpisah akan menyulitkan antar departemen dalam berbagi data yang akurat dan up-to-date. Laporan yang dihasilkan secara terpisah sering membutuhkan perhitungan tambahan secara manual. Hal ini tentu tidak akan terjadi apabila Sistem Informasi yang dibangun telah terhubung dengan baik.

3.Anda Telah Menemukan Sistem Baru yang Lebih Matang dan Sesuai Dibandingkan Sistem yang Lama.

Kematangan bisnis dapat menghasilkan sistem baru yang dapat mengurangi proses administratif sehingga fokus bisnis dapat lebih mengarah pada proses produksi dan pendistribusian barang ke customer. Bukankah itu inti dari proses bisnis yang seharusnya dikembangkan oleh jajaran direksi?

Menyingkirkan hal-hal administratif yang terlalu berbelit memang perlu, namun jangan sampai membuka peluang baru yang dapat dimanfaatkan oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Sistem Informasi yang baik seharusnya dapat memungkinkan pemangkasan proses administratif tanpa menimbulkan celah.

4.Setiap Orang Di Perusahaan Anda Melakukan Improvisasi Untuk Menyelesaikan Proses.

Improvisasi yang dilakukan dapat bersumber dari kebutuhan untuk mengikuti kebutuhan bisnis perusahaan yang baru seperti yang telah dijelaskan pada poin pertama. Namun akar dari improvisasi adalah sistem pada Sistem Informasi yang tidak jelas prosesnya dan banyak proses yang dilewati untuk mengubah nilai-nilai yang tersimpan. Sistem Informasi seperti ini sangatlah tidak baik dan tidak dianjurkan. Sistem yang tidak memiliki alur yang jelas akan menyulitkan bagian accounting atau audit karena harus mengikuti alur yang berbeda-beda ketika melakukan pengecekan.

Setelah poin-poin di atas, ada satu hal paling penting yang harus dipikirkan oleh direksi: “Pernahkah Anda memikirkan bagaimana kencangnya laju perusahaan Anda jika Sistem Informasi dapat mencakup sebagian besar bisnis Anda dengan baik dan memberikan informasi-informasi yang Anda butuhkan?” Mungkin Anda sekarang sudah nyaman dengan Sistem Informasi yang lama. Namun, begitu merasakan Sistem Informasi yang lebih nyaman dan dapat diandalkan, Anda akan lebih menyukai Sistem Informasi yang baru itu.

Seperti memiliki sebuah mobil, walaupun sudah nyaman dengan yang lama, begitu merasakan mobil yang lebih nyaman dan dapat diandalkan, Anda akan lebih menyukai mobil yang baru itu. Yang akan terasa adalah Anda akan merindukan mobil yang lama, namun pilihan tetap ada pada mobil yang baru.