Peran & Tantangan Profesi Sekretaris Dalam Menghadapi Perubahan Lingkungan Usaha 2016

Berawal dari semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, mengharuskan setiap individu dapat bergerak cepat dalam setiap pembelajaran yang ada. Begitu juga para pemilik perusahaan yang terus memikirkan strategi terbaru untuk perkembangan perusahaannya. Sebelumnya seorang pemimpin perusahaan banyak disibukkan oleh kegiatan pengawasan dan pembinaan stafnya. Seiring dengan persaingan bisnis yang semakin pesat pemimpin perusahaan mulai sadar akan pentingnya strategi bisnis untuk kemajuan usahanya. Mereka akan semakin berlomba untuk merekrut seorang sekretaris sebagai pendukung dalam kesuksesan bisnisnya.

Tidak hanya bagi para pemimpin perusahaan, hal ini juga berlaku di dunia sekretaris. Seorang sekretaris juga dituntut untuk selalu menyesuaikan diri dengan lingkungan usahanya dan selalu memperluas wawasan. Kompetensi sekretaris harus ditingkatkan secara bertahap agar dapat bersaing dengan tenaga sekretaris asing yang dimungkinkan dapat menguasai bisnis di Indonesia. Disamping membantu atasan dalam hal pengawasan staf ada beberapa pengetahuan dasar yang wajib dipelajari dan dipahami oleh seorang sekretaris. Berikut ini adalah beberapa pengetahuan dasar bagi seorang sekretaris yang wajib untuk mulai dikuasai:

1.Pengetahuan Bidang Usaha Tempat Kita Bekerja. Sebelum kita memahami produk dari perusahaan alangkah baiknya jika kita tahu perusahaan kita bergerak dalam bidang apa terlebih dahulu. Hal ini penting bahkan untuk seorang sekretaris yang baru akan melamar ke suatu perusahaan sekalipun. Pengetahuan ini berguna untuk mengukur kemampuan kita di awal apakah kompetensi kita sesuai dengan bidang yang sedang digeluti. Dengan mengetahui bidang usaha juga dapat memberikan kita motivasi dalam mencari relasi guna menjual produk perusahaan nantinya.

2.Pengetahuan Produk dari Perusahaan. Seperti kata pepatah tak kenal maka tak sayang. Bagaimana kita bisa “menjual” perusahaan atau jasa usaha kita jika belum kenal secara mendalam tentang bisnis yang sedang digeluti. Akan menjadi nilai tambah jika seorang sekretaris dapat membantu atasannya dalam memasarkan produk jasa kantor. Sebagai duta perusahaan akan lebih baik jika sekretaris dapat mengenalkan produk kantor diawal pembicaraan dengan calon klien sehingga dapat menggiring kepada job yang nantinya dapat menguntungkan bagi perusahaan.

3.Pengetahuan Rekanan Bisnis dan Pesaing dari Perusahaan. Tidak hanya pengetahuan akan bidang dan produk saja. Mengenal dekat rekanan bisnis perusahaan juga sangat penting, tidak hanya untuk mendatangkan job baru tapi juga untuk menjaga kepercayaan dari rekanan bisnis kita. Bagaimana dengan pesaing? Mengapa kita harus kenal? Perusahaan membutuhkan seorang pesaing untuk bisa maju. Pesaing adalah motivasi kita untuk dapat memberikan jasa yang lebih baik lagi. Pelajari hal positif yang dilakukan pesaing dan diskusikan dengan atasan mengenai hal tersebut. Ini juga bisa menjadi nilai tambah kita sebagai seorang sekretaris yang tidak harus bekerja di belakang layar saja, tapi bisa memberikan masukan berarti kepada seorang atasan.

Selain pengetahuan diatas masih banyak lagi hal yang bisa kita lakukan untuk upgrade pengetahuan. Tidak bosan membaca, mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik juga bisa menjadi cara instant dalam menambah pengetahuan.
Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi. Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan. Menulis dapat membatu sekretaris untuk berkomunikasi, karena dengan menulis kita akan dapat mengatur kalimat sehingga melatih kemampuan dalam berkomunikasi.

Kesimpulannya peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan dan sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional dalam segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekanan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, kita juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Jadi seorang sekretaris diwajibkan untuk dapat beradaptasi dengan lingkungan usaha yang selalu berubah mengikuti perkembangan jaman. Para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting. Jadi siapkan diri kita untuk menghadapi tantangan di lingkungan bisnis 2016.