Langkah-langkah Yang Di Perlukan Dalam Siklus Pengembangan Suatu Sistem Informasi

Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

Mengapa Suatu Sistem Perlu Pengembangan?

1. Adanya permasalahan-permasalahan berupa:

• Permasalahan pada sistem yang lama yang menyebabkan sistem tersebut tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
• Adanya pertumbuhan organisasi yang menyebabkan kebutuhan informasi yang semakin luas, peningkatan jumlah data yang harus diolah semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

2. Untuk meraih peluang dan kesempatan

·Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

Langkah-Langkah Siklus Pengembangan Sistem

Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan terdapat masalah yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka sistem tersebut memerlukan pengembangan. Untuk mengembangkan suatu sistem terdapat 6 langkah yang perlu dilaksanakan, berikut langkah-langkah pengembangkan sistem:

1. Perencanaan Sistem

Dalam fase perencanaan sistem:

• Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.
• Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.
• Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem.

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam perencanaan sebuah sistem:

• Faktor-faktor kelayakan yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan, yaitu kelayakan teknis, ekonomis, legal, dan operasional.
• Faktor-faktor strategis yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.

2. Analisis Sistem

• Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.
• Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
• Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju.

3. Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual

Dalam fase perancangan sistem:

• Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan
• Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan
• Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer
• Harus dapat mempersiapkan rancangan sistem yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, pihak-pihak yang terkait, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian internal.

4. Evaluasi dan Seleksi Sistem

Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan pertimbangan cost-benefit dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem. Jika tak satupun alternatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua alternatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya.

5. Fase Perancangan Sistem secara Detail dan Review

Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan personel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan.

-Laporan ini akan berisi semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem, instalasi peralatan, pelatihan, dan tugas-tugas implementasi lainnya.

-Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan error dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem menandatangani laporan perancangan secara detail.

6. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem

Pada fase implementasi dan pemeliharaan sistem:

• Sistem siap untuk dibuat dan diimplementasi.
• Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru.
• laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu rencana implementasi dalam bentuk Gant Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) Chart. Setiap system yang telah diimplementasi akan dilakukan evaluasi dan review untuk keberlangsungan jangka panjang.