Budgeting Untuk Usaha Kecil Menengah

Usaha kecil dan Menengah (UKM) seringkali masih beroperasi dan dikelola secara tradisional. Bila ingin mengembangkan usaha kecil dan menengah menjadi usaha yang besar, menguasai pasar lokal, regional maupun global, pemilik usaha tidak bisa lagi menerapkan mentalitas tradisional. Manajemen dan pengelolaan sebuah usaha kecil juga harus menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan modern tanpa harus mengorbankan hal baik yang menjadi ciri usaha kecil.

Salah satu caranya adalah dengan membuat perencanaan yang matang atas pengembangan perusahaan selama periode waktu tertentu. Seperti yang sering di ungkapkan oleh Chairman J. Tanzil & Associates, Bapak Drs. J. Tanzil, “If you fail to plan, you plan your failure”. Sehingga perencanaan merupakan titik awal untuk mengembangkan perusahaan. Sebuah anggaran atau budget merupakan salah satu alat yang sangat penting untuk membantu pemilik usaha melakukan perencanaan.

Penganggaran atau budgeting yang hati-hati akan memungkinkan UKM untuk dapat membagi sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk pos-pos tertentu. Budgeting merupakan fondasi dari perencanaan bisnis UKM. Budget yang baik akan membantu perusahaan untuk merencanakan pertumbuhan dan biaya atas peluang baru, menyediakan gambaran dari kinerja perusahaan dan membantu perusahaan untuk mengatasi pada saat-saat perusahaan menurun dengan cara mengidentifikasi penghematan dan efisiensi biaya.

Apa sebenarnya budgeting itu?

Budgeting merupakan estimasi dari penerimaan dan pengeluaran untuk periode waktu tertentu di masa yang akan datang.

Sebagian besar pemilik UKM tidak tahu dari mana harus memulai, tidak tahu bagaimana cara untuk meramalkan secara akurat atau tidak dapat membagi waktu untuk mundur sejenak dari bisnis dan melakukan perencanaan bagi usahanya ataupun melakukan budgeting.

Berikut ini merupakan beberapa alasan mengapa UKM pun memerlukan budgeting yang efektif:

1.Budgeting akan membantu pengusaha menjadi manager yang lebih baik

Ketika dikerjakan dengan benar, budget dapat menjadi sangat berguna untuk menguji dan menggali kemampuan untuk meramalkan dan mengatur sesuatu. Sementara Direksi dari perusahaan besar menggunakan budget untuk mempertahankan akuntabilitas manajernya, Pemilik UKM dapat menggunakan budgeting untuk memeriksa apakah penggerak/driver pada perusahaannya sudah benar dan tepat. Salah satu cara mudah untuk melakukan hal ini adalah dengan cara membuat budget tahunan dengan asumsi-asumsi kunci (contohnya, jumlah konsumen baru, harga produk, dan lain-lain), lalu perhitungkan ulang budget setiap kuarter/4 bulan sekali dengan memperbaharui asumsi-asumsi tersebut dengan hasil terakhir.

2.Budgeting membantu perusahaan untuk penggalangan dana

Ketika berhubungan dengan investor, ketentuan investasi seringkali menuntut perusahaan untuk menyediakan budget tahunan bagi calon investor. Mengembangkan sebuah sistem dan budaya perusahaan untuk menganalisa dan membandingkan antara hasil yang tercapai dari budget, akan membantu perusahaan untuk mencapai dan melampaui harapan-harapan investor.

3.Budgeting akan membantu perusahaan menghindari kehabisan dana

Risiko utama dari bisnis kecil biasanya adalah kehabisan dana/kas. Ketika menetapkan budget, mulailah dari biaya-biaya, bukan pendapatan. Biaya lebih mudah untuk diramalkan. Hal ini dapat mengingatkan perusahaan agar tidak berjalan tanpa arah/tanpa panduan dan dapat mengurangi risiko kehabisan dana.

4.Budget akan membantu perusahaan untuk merencanakan capital expenditure

Sebagian besar UKM, tidak mampu untuk melakukan seluruh proyek modal atau membeli seluruh peralatan yang perusahaan inginkan atau butuhkan. Oleh karena itu, capital expenditure harus disesuaikan dengan cost and benefit analysis, namun tanpa pemahaman yang menyeluruh tentang situasi keuangan perusahaan, pemilik UKM akan kesulitan untuk melakukannya secara benar.

Sebagai contoh, katakanlah perusahaan berencana untuk menambahkan produk baru untuk persediaan perusahaan. Perusahaan mungkin akan membutuhkan penambahan aktivitas perusahaan seperti pembelian persediaan tambahan, penambahan gudang dan penyimpanan, peralatan baru dan staff baru. Apakah pemilik UKM mengetahui apakah biaya ini sudah sesuai dan apa saja dampaknya bagi arus kas perusahaan dan keuntungan perusahaan?

5.Budget akan membantu perusahaan pada masa sulit/downturns

Di waktu yang baik, perusahaan mudah untuk mengabaikan laba dan rugi dan arus kas mungkin bukan masalah bagi perusahaan. Namun, di masa-masa sulit, sebuah budget dapat menjadi alat untuk membantu perusahaan untuk tetap bertahan. Ketika perusahaan mengetahui dari mana saja uang masuk dan keluar, perusahaan dapat menilai cara-cara yang lebih efektif dalam mengelola biaya. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk fokus pada titik-titik yang menguntungkan dan menghilangkan pengeluaran yang tidak perlu maupun proses bisnis yang tidak efisien.

6.Keep track of the Business

Budget merupakan alat yang sangat berguna untuk mengevaluasi kinerja dan progress perusahaan dalam suatu kurun waktu tertentu. Dengan menelusuri pendapatan dan biaya variabel setiap bulan, perusahaan dapat menilai perusahaan dan belajar untuk bagaimana untuk mengembangkan perusahaan secara efektif. Perusahaan mungkin mengalami peningkatan yang signifikan pada penjualan, namun bila perusahaan tidak menganalisa kinerja keuangan, perusahaan tidak akan meningkatkan wawasan pada pos biaya dan keuntungannya. Jika perusahaan ada masa atau musim tertentu yang mempengaruhi bisnis perusahaan, analisa budget akan membantu meyakinkan bahwa perencanaan perusahaan tidak hanya bergantung pada cara kira-kira semata.

Ketika mengembangkan budget perusahaan, perusahaan akan menjadi lebih baik dalam memprediksi biaya dan pendapatan di masa yang akan datang dan hal ini akan menambahkan nilai tambahbagi perencanaan jangka panjang perusahaan.