Jadilah Sekretaris Efektif Dan Produktif

Dalam setiap pekerjaan, seseorang selalu dituntut untuk bekerja seperti yang diharapkan oleh atasannya. Tetapi, tidak semua orang bisa menjadi yang diinginkan oleh setiap atasan. Terkadang susah untuk mengerjakan semua tuntutan pekerjaan yang menjadi tanggungjawab. Seringkali ketika diri sudah merasa mampu, tetapi ternyata tidak sesuai ekspektasi atasan. Kunci sukses dalam bekerja adalah mempunyai impian yang akan dicapai, tekad besar untuk mau mencapai impian tersebut, kesediaan untuk cepat belajar, dan kemampuan menggunakan dengan benar asset yang merupakan pemberian Tuhan. Dan perlu diingat, tidak semua orang bisa disamakan. Hal ini dapat diterapkan seseorang untuk memilih profesi apa yang diinginkan.

Sebelum menentukan keputusan untuk bekerja sebagai seorang sekretaris, pertama yang harus ditanyakan adalah apakah mempunyai passion dalam bidang tersebut? Jika tidak mempunyai passion, meskipun sudah menjalani perkuliahan atau sekolah jurusan sekretaris dan mendapat nilai bagus dalam teorinya, tapi ternyata tidak bisa melakukan praktek dalam dunia kerja. Percuma saja! Karena tidak semua orang pintar dalam bidang teori bisa berhasil dalam dunia pekerjaan. Yang terutama adalah praktek kerjanya. Seperti contoh dari tokoh-tokoh terkenal dunia Bill Gates, Steve Jobs, Ralph Lauren dan masih banyak yang lainnya. Semuanya tergantung pada siapa diri kita yang mencakup tentang nilai, kekuatan, kelemahan dan minat inti kita.

Dalam memilih pekerjaan, jangan hanya melihat gaji yang besar tetapi tidak sesuai passion. Hasil yang akan didapatkan juga tidak akan maksimal. Pasti akan lebih sering mengeluh dan malah tidak akan menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Seolah-olah pekerjaan kita hanyalah sebagai rutinitas setiap hari yang harus dilakukan. Mengerjakan semua pekerjaan tidak menggunakan hati, jadi lebih banyak tingkat resiko kesalahannya. Beda jika mengerjakan dengan hati dan penuh tanggungjawab.

Oleh karena itu sebelum memutuskan memilih profesi sekretaris, pastikan harus sesuai dengan passion. Karena ketika sudah terjun ke dalamnya, harus bisa mengambil semua tanggungjawab pekerjaan yang ada. Memang ketika seseorang belum memiliki pengalaman kerja dan baru lulus dari bangku perkuliahan akan beda jauh dengan seorang yang sudah kerja bertahun-tahun. Tetapi ketika masuk dunia kerja pertama kali, seorang akan terlihat professional ketika mau terbuka dan tidak membatasi diri dengan pekerjaan yang baru. Seiring dengan waktu, akan mengerti apa yang menjadi tanggungjawab pekerjaan.

Apa yang harus dilakukan sekretaris agar bisa menjadi professional dalam bekerja? Yang terutama adalah sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan produktif. Apa maksudnya? Ketika bisa mengerjakan sesuatu dan menyelesaikannya dengan baik dan tepat waktu. Seorang sekretaris yang berurusan dengan banyak kegiatan administrasi, jika tidak bekerja secara efektif maka akan membuang waktu dan mengulang-ngulang pekerjaan kembali. Dan juga ketika tidak teliti, tidak hanya membuang waktu, juga akan membuang beberapa inventaris yang harus digunakan untuk mengulang pekerjaan itu lagi.Misalnya ketika harus melakukan “print out” pekerjaan dan melakukan kesalahan, maka harus melakukan cetak ulang. Hal ini sudah menghabiskan kertas, tenaga dan paling utama adalah waktu.

Dengan pertumbuhan jaman yang semakin kompetitif serta perubahan peran dan fungsi sekretaris saat ini, seorang sekretaris harus memahami segala keperluan dan kebutuhan atasan secara tepat, mampu menjabarkan kebijakan atasan dalam pelaksanaan pekerjaan sehingga dapat memperlancar operasional perusahaan. Untuk dapat menjalankan peran penting ini, seorang sekretaris perlu memiliki pengetahuan yang mendalam tentang aspek bisnis prinsip komunikasi yang efektif dalam hubungan bisnis, dan kemampuan manajerial yang memadai selaku eksekutif. Dengan kemampuan administratif, manajerial, interpersonal dan kerjasama serta kemampuan pengambilan keputusan, seorang sekretaris harus bisa bekerja dengan efektif dan produktif.

Agar sekretaris dapat bekerja secara efektif dan produktif maka sekretaris harus dapat: mempelajari seluk beluk perusahaan, mempelajari pekerjaan, menjalankan rencana kerja yang fleksibel, mengelola perkerjaan yang kecil sampai besar. Dengan demikian sebaiknya seorang sekretaris minimal membutuhkan empat buah buku untuk keperluan pekerjaannya: yaitu buku catatan telpon, buku block note untuk mencatat hal-hal yang harus dikerjakan, buku dikte untuk mencatat instruksi dari pimpinan, buku things to do yang merupakan kalender perencanaan dan pelaksanaan kerja.

Berikut hal-hal yang menjadi tugas utama seorang sekretaris yang harus dilakukan agar bisa bekerja secara efektif dan produktif: pelajari file dan buat pemisahan antara hal penting yang perlu didahulukan pimpinan, menggabungkan jadwal perjanjian pimpinan dengan jadwal perjanjian sekretaris, memeriksa masalah yang ada dalam buku catatan steno dan memberi tanda tugas yang sudah maupun yang belum. Buat ringkasan yang belum beres dan catat dalam buku things to do, memeriksa buku telpon dan mengerjakan tugas yang ada dalam buku things to do, mengetik kegiatan esok pimpinan, memeriksa perlengkapan kantor dan mengunci filling cabinet agar aman, membereskan meja serta meletakkan segala sesuatu pada tempatnya.

Ketika sekretaris sudah bekerja secara efektif, maka otomatis akan produktif. Benarkah? Sekretaris menyelesaikan pekerjaan dengan baik, dapat menghasilkan sesuatu yang berguna. Tetapi sekali lagi, tidak hanya bekerja sesuai dengan perintah, tapi juga dengan hati dan penuh tanggungjawab. Seperti yang dikatakan Robert T. Kiyosaki dalam bukunya, memusatkan pikiran sangat penting terhadap sesuatu. Robert selalu memusatkan pikiran dalam tahapan “Menjadi”. Karena dari tahapan “Menjadi” akan timbul “Melakukan” dan “Mempunyai”. Dan ketika sekretaris bisa bekerja efektif dan produktif, maka harus memikirkan tahapan “Menjadi”. Let’s think out of the box.

Jadi seorang sekretaris bisa menjadi sekretaris yang profesional, tergantung pada nilai, kekuatan, kelemahan dan minat masing-masing. Oleh karena itu, yang terpenting bagi sekretaris adalah bekerja dengan efektif dan produktif. Jika sudah melakukan hal tersebut, maka bisa mulai merencakan hal-hal besar dan mengambil tahapan “Menjadi”. Dengan demikian akan merasakan manfaat dari bekerja secara efektif dan produktif.

***