Pelajaran Ratusan Juta Dollar Dari Kegagalan Proyek IT

“US$ 100.000.000 (lebih 1 trilyun rupiah) nilai kerugian minimal yang diderita oleh Hershey akibat kegagalan implementasi proyek IT pada tahun 1999.”

“Nike, setelah berinvestasi sebanyak 400 juta US dollar pada sistemnya ternyata harus mengalami penurunan penjualan sebanyak 100 juta US dollar pada tahun 2000.”

“13 tahun kemudian, tepatnya pada tahun 2013, Avon menderita kerugian sebesar US$ 125.000.000 setelah berjuang lebih dari 4 tahun dengan proyek IT-nya yang tidak kunjung selesai.“

Meskipun dewasa ini kebutuhan perusahaan terhadap bidang IT tidak dapat lagi dibendung, namun tidak sedikit perusahaan yang telah mengalami kerugian akibat gagalnya proyek IT. Ketiga contoh di atas hanyalah sebagian kecil dari banyak proyek IT yang gagal. Apakah proyek tersebut terlambat dari jadwal selesainya, atau proyek tersebut dibatalkan pada akhirnya, atau bahkan proyek tersebut sudah selesai namun implementasinya tidak sesuai dengan manfaat yang diharapkan. Ketiga masalah ini jelas memberikan kerugian pada perusahaan dengan nilai yang tidak sedikit.

Dapatkah dampak dari kegagalan proyek IT menghancurkan sebuah perusahaan?

Cukup disayangkan belum ada data yang benar-benar dapat menyatakan berapa banyak perusahaan yang akhirnya bangkrut akibat dari kegagalan proyek IT. Namun, perusahaan-perusahaan besar yang masuk dalam daftar Fortune 500 seperti Hershey, Nike dan Avon ternyata dapat bertahan meskipun sebelumnya pernah mengalami kerugian yang sangat besar yaitu ratusan juta dollar akibat gagalnya proyek IT.

Seberapa sering proyek IT mengalami kegagalan?

Sebuah studi yang diterbitkan oleh Harvard Business Review tahun 2011berhasil mengumpulkan data 1471 proyek IT di berbagai negara. Dari analisa tersebut, diperoleh informasi bahwa sekitar 27% proyek IT mengalami pembengkakan biaya, dan sebanyak 70% proyek mengalami keterlambatan jadwal. Proyek yang sukses dengan kriteria proyek yang tidak mengalami pembengkakan dan keterlambatan ternyata kurang dari 30%. Dapat ditarik informasi bahwa hanya sekitar 3 dari setiap 10 proyek IT mengalami keberhasilan dengan sempurna.

Bagaimana dengan proyek-proyek IT dii Indonesia? Cukup disayangkan, di Indonesia masih belum ada statistik yang dapat menjelaskan seberapa sering proyek IT mengalami kegagalan di Indonesia. Namun adanya kecenderungan bahwa banyak proyek-proyek IT di Indonesia yang belum mengenal manajemen proyek yang baik, dapat memunculkan asumsi bahwa rasio keberhasilan proyek IT di Indonesia mungkin lebih kecil dari statistik dari HBR tadi.

Bagaimana agar perusahaan dapat menghindari kegagalan proyek IT?

Pertanyaan ini merupakan pertanyaan yang praktis namun tidak mudah untuk dijawab. Kasus-kasus yang diteliti oleh HBR memiliki jenis industri yang sangat beragam. Selain jenis industri yang beragam, sosial budaya pada perusahaan tersebut juga mempengaruhi tingkat keberhasilan proyek IT. Solusi-solusi yang ada belum tentu dapat digunakan sebagai solusi pada perusahaan lainnya meskipun sejenis. Namun, ada dua masalah yang ternyata dialami oleh cukup banyak oleh perusahaan yang gagal dalam proyek IT-nya. Kedua masalah tersebut adalah masalah komunikasi dan masalah perencanaan.

-Masalah Komunikasi-

Banyak studi menyatakan bahwa salah satu faktor penyumbang terbesar dari kegagalan proyek IT berawal dari komunikasi. Perlu disadari bahwa para owner (pemilik) maupun end user (pengguna) pada sebuah perusahaan cenderung tidak memiliki pengetahuan yang cukup mendalam tentang IT. Pada akhirnya, gap of knowledge (kesenjangan pengetahuan) yang cukup signifikan antara pelaksana proyek IT dengan pemangku kepentingan atau pemilik kebutuhan dari proyek tersebut menyebabkan munculnya kesulitan atau hambatan dalam pengerjaan proyek.

Komunikasi yang buruk dapat memicu terjadinya salah penafsiran kebutuhan perusahaan maupun gagalnya pengidentifikasian kebutuhan perusahaan. Kebutuhan yang disampaikan oleh pihak owner atau end-user sangatlah mungkin ditafsirkan berbeda oleh pelaksana proyek. Hal-hal sederhana ini dapat berdampak fatal bila dibiarkan. Proyek dengan komunikasi yang buruk cenderung berakhir dengan hasil atau output yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Masalah komunikasi memang sering muncul karena adanya gap of knowledge dari perusahaan, namun adalah tanggung jawab dari pemimpin proyek IT dalam memastikan bahwa semua kebutuhan dari owner dan end-user sudahtersampaikan dan ditangani dengan benar. Komunikasi yang baik dapat memudahkan terwujudnya proyek IT yang sukses.

-Masalah perencanaan-

Selain komunikasi, masalah yang sering dianggap remeh adalah kurangnya perencanaan. Ibarat membangun sebuah rumah, maka salah satu pekerjaan pertama dan utama adalah proses perancangan / desain rumah oleh seorang arsitek. Desain rumah harus dibuat detail agar dapat mengantisipasi semua kebutuhan pemilik rumah. Bila desain tidak detail, maka dapat berujung pada renovasi rumah dengan biaya yang tidak sedikit. Dapat dibayangkan betapa repotnya hanya untuk menambahkan saluran air pada satu ruangan yang sudah selesai dibuat.

Hal di atas tidaklah jauh berbeda dengan konsep proyek IT. Cukup disayangkan, hal ini seringkali dipandang sebelah mata oleh owner, end-user maupun pelaksana proyek. Adalah wajar bilamana seorang owner menganggap proses desain harus dilakukan dengan cepat agar tidak membuang waktu. Namun pihak owner sebagai pemilik proyek harus sadar bahwa tanpa perencanaan yang baik, sama saja dengan merencanakan kegagalan pada sebuah proyek IT. Pakar IT bernama Boehm dan Papaccio sempat menyatakan bahwa perbaikan dari defect (cacat) yang muncul akibat dari kesalahan pada tahap perencanaan proyek IT, ternyata dapat menghabiskan waktu atau biaya sebesar 50 hingga 200 kali lipat dari yang seharusnya.

Tidaklah mudah untuk dapat mewujudkan proyek IT yang sukses. Masalah komunikasi dan kurangnya perencanaan adalah dua hal yang seringkali terjadi namun dipandang remeh dalam manajemen proyek IT. Sayangnya, kecacatan yang timbul dari kedua masalah ini seringkali baru terlihat mendekati akhir proyek. Pada dasarnya, semakin proyek mendekati masa akhir, maka biaya untuk melakukan perubahan juga akan semakin besar. Menambah biaya untuk perubahan, atau membatalkan proyek adalah dua pilihan yang sulit ketika masalah seperti ini timbul.

Investasi perusahaan dalam bidang IT untuk menunjang bisnis perusahaan cenderung membutuhkan dana dengan jumlah yang tidak sedikit. Besarnya biaya investasi biasanya berbanding lurus dengan efektifitas dan efisiensi yang akan dihasilkan ketika proyek berakhir. Namun rata-rata menunjukkan bahwa hanya 3 dari 10 proyek yang berhasil tepat waktu, tepat biaya dan tepat guna.Perusahaan maupun pelaksana proyek harus mampu dan mau untuk bekerja sama dengan baik agar dapat mewujudkan proyek yang sukses sekaligus menghindari kerugian yang dapat terjadi akibat proyek IT yang gagal.