Kunci Gagal Pengelolaan IT

Perusahaan besar mempunyai dua orang staff IT dinyatakan lebih dari cukup. Mengapa? Karena bagi perusahaan tersebut, tugas dari staff IT tidak terlalu banyak dan staff IT lebih banyak pengangguran. Benarkah tugas seorang staff IT hanya sebagai “tukang servis” di perusahaan? Apakah hanya jika ada trouble saja mereka baru bekerja? Jawabnya bergantung pada seberapa besar harapan direksi/pemilik perusahaan dalam menjaga dan mengembangkan perusahaannya dalam bidang IT.

Sudah bukan rahasia lagi jika teknologi informasi merupakan pemeran penting yang sering dijadikan anak tiri dalam perusahaan. Padahal jika perusahaan itu diibaratkan sebuah kerajaan, staff IT adalah Raja yang berkuasa atas semua informasi yang ada, Panglima sebagai pengatur strategi yang membantu mendorong ekspansi perusahaan, Intelijen yang selalu mengawasi, Pengawal yang menjaga informasi agar selalu tersedia dan aman, sekaligus Pelayan yang bertugas melayani orang-orang yang ada dalam perusahaan. Namun tanpa disadari seringkali staff IT hanya diberi peran sebagai “pelayan” dan menjadi kambing hitam jika terjadi masalah dengan sistem.

Jika Anda sebagai seorang pemilik bisnis belum dapat mengukur besarnya peran IT dalam perusahaan Anda, coba bayangkan apa yang akan terjadi jika dalam jangka waktu tertentu semua infrastruktur IT perusahaan berhenti. Jika Anda sudah merasa ngeri membayangkan hal tersebut, Anda dapat membaca tulisan di bawah ini untuk mengetahui apakah kunci kegagalan IT yang dilakukan oleh pengelola IT (manager/staff IT) Anda. Jika Anda seorang pengelola IT, berikut ini adalah kesalahan-kesalahan fatal yang harus dihindari:

1.Pengembangan yang Tidak Terencana

Ketika Anda akan melakukan sebuah proyek IT, Anda tidak terlebih dahulu mengukur kesesuaian tujuan proyek tersebut dengan Rencana Strategis IT. Risiko yang timbul atas investasi tersebut juga tidak Anda ketahui dengan pasti. Prosedur dan metodologi untuk pengembangan dan pengadaan proyek IT tidak dilaksanakan dengan baik. Manajemen proyek diupayakan namun banyak hambatan yang terjadi tanpa ada penyelesaian. Sumber daya dan waktu yang digunakan untuk pengembangan juga belum diberi batasan. Proyek IT berjalan dengan tidak efektif dan efisien serta waktu penyelesaiannya terlambat. Sistem dikembangkan tanpa adanya pengendalian input, proses, dan output dari informasi. Proses testing juga kurang mendalam dan tidak melibatkan pengguna akhir. Hasilnya keakuratan dan fungsi sistem yang baru agak diragukan. Anda juga sering menutup proyek IT tanpa ada dokumentasi yang cukup untuk proyek tersebut.

2.Kurangnya Pengamanan Informasi dan Risiko Jaringan Komunikasi

Informasi didistribusikan melalui jaringan komunikasi tapi Anda belum mengetahui pasti resiko yang mungkin timbul dari ketergantungan terhadap jaringan komunikasi ini. Oleh karena itu Anda membiarkan desain jaringan komunikasi yang ada tidak banyak mengalami perbaikan dan terkesan kuno. Implementasi jaringan pun kurang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pengamanan informasi yang mencakup pengelolaan aset, kebijakan sumber daya manusia, pengamanan fisik, akses, operasional, dan aspek penggunaan IT lainnya juga kurang. Banyak keluhan yang timbul dari pengguna yang meributkan jaringan yang mati. Staff IT sendiri tidak memiliki document setting dan arsitektur jaringan IT sehingga proses pemulihan menjadi lebih lama.

Banyak hal lain yang dapat menjadi kunci dari kegagalan sistem informasi pada perusahaan selain yang di sebutkan di atas. Jika pengelola IT di perusahaan Anda melakukan hal-hal di atas, sudah saatnya melakukan perbaikan dan menerapkan pengelolaan IT dengan lebih baik lagi. Mungkin pada saat ini akibat yang ditimbulkan (resiko) belum atau tidak-terlalu mempengaruhi operasional, akan tetapi lebih baik berjaga-jaga demi keamanan dan efisiensi IT di perusahaan.