Menghitung Hidden Cost Melalui Tingkat Kehadiran Karyawan

Menurut Jac Fitz Enz dan Barbara Davison (2001) terdapat hidden cost dari ketidakhadiran karyawan. Ketidakhadiran karyawan bisa disebabkan oleh 2 hal, yakni absen yang direncanakan dan absen yang tidak direncanakan. Manajemen mungkin tidak menyadari betapa besar biaya yang tidak terlihat dari ketidakhadiran karyawan. Apabila hal tersebut tidak dikelola dengan baik, maka hal tersebut akan memberatkan perusahaan. Dan celakanya hal tersebut tidak terlihat secara gamblang, sehingga perusahaan tidak sadar digerogoti oleh biaya yang cukup besar karena ketidakhadiran karyawan. Formula yang dapat digunakan untuk menghitung hidden cost adalah formula absence cost factor, formulanya adalah sebagai berikut:

Keterangan:

ACF = Absence cost per employee

WH = Total Work hours lost for all reason except holiday and vacation

EHC = Total monthly compensation for all staff

MH =Management hours lost because of employee absence on sampling to estimate

average hours per day spent dealing with problems resulting from absences

MHC = Total monthly compensation for all managers

Misc = Other costs, temporary help, overtime

E= Total employees

Manajemen perusahaan harus menyadari bahwa biaya lebih yang dikeluarkan perusahaan karena ketidakhadiran karyawan harus diperhatikan dalam sistem remunerasi. Bayangkan ketika salah satu operator pabrik mengambil cuti selama 3 hari, otomatis Kepala Bagian Pabrik akan mengeluarkan SPK lembur kepada karyawan yang lain untuk menggantikan. Kemudian hitunglah perbandingan antara biaya lembur dengan biaya karyawan secara regular. Hasilnya tentu biaya lembur karyawan akan jauh lebih besar daripada membayar karyawan secara regular.

Productivity loss is a major factor in the indirect costs

Replacement workers cost more than regular pay

-Overtime: 33%-44% more

-Temporary/ contract workers: 15% more

-When supervisor fills in: 19% more

And, replacement workers are less efficient

-71% as efficient during unplanned incidental absences

-79% as efficient during extended absences

-79% as efficient during planned absences

In Addition, since most employee work in teams

-Absence reduces work output of remaining 4-8 co-workers by 22%

Sumber: Mercer. 2015 (downloaded from internet).The (Not So) Hidden Costs of Member Absences.

Perusahaan mengalami banyak kerugian financial ketika harus mengganti biaya ketidakhadiran karyawan. Lalu bagaimana cara mengatasi hidden cost yang terjadi di dalam perusahaan? Berikut ini adalah beberapa hal yang bisa dilakukan oleh perusahaan agar dapat mengurangi tingkat absensi serta meningkatkan

1.Lakukan workload analysis. Beban kerja harus diperhitungkan untuk menjaga kesehatan karyawan. Sebelum menambah karyawan dikarenakan adanya kelebihan jumlah jam kerja, perhatikan terlebih dahulu tingkat efektivitas dan efisiensinya. Apabila frekuensi kelebihan jumlah jam kerja tidak terlalu sering, maka ada baiknya perusahaan memberlakukan lembur, bukan menambah karyawan, begitu juga sebaliknya.

2.Bekerja sama dengan pihak ketiga terkait dengan pekerjaan tertentu yang telah disetujui oleh Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi. Hal tersebut akan menguntungkan bagi perusahaan, karena ketika salah satu karyawan dari pihak ketiga tidak masuk, maka perusahaan dapat meminta pengganti tanpa harus memikirkan uang lembut.

3.Segera lakukan pencegahan terhadap berbagai risiko yang muncul dari lingkungan sekitar. Apabila diperlukan, manajemen dapat melakukan rekayasa industry untuk menghilangkan risiko yang ada.

4.Rubah kebiasaan mengelola ketidakhadiran karyawan dengan strategi menjaga kesehatan karyawan. Perusahaan dapat melakukan kerja sama dengan AK3 perusahaan, sehingga kesehatan karyawan dapat terjadi dan tingkat absensi akan turun.