Pengelolaan SDM Bagi Perusahaan Baru: Bagaimana Caranya?

Bagi perusahaan yang baru merintis bisnis, pengelolaan SDM merupakan hal yang kesekian untuk dipikirkan. Fokus utama bagi pengusaha ketika baru membangun bisnis adalah bagaimana mereka mendapatkan bahan baku, melakukan kegiatan produksi, menjual produk mereka dan mengelola keuangan, sehingga tidak mengalami kerugian. Pola berpikir tersebut juga terjadi pada masa revolusi industry di Inggris. Hingga kemudian para pengusaha Inggris menyadari pentingnya pengelolaan SDM setelah banyaknya permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan.

Menyadari pentingnya peran SDM dalam perusahaan merupakan kunci sukses dalam mengoperasikan perusahaan dengan “smooth”. Oleh karena itu ketika mulai merintis sebuah bisnis, ada baiknya pengusaha mulai mempertimbangkan pengelolaan SDM sebagai backbone perusahaan. Karena maju tidaknya sebuah perusahaan bukan mutlak ditentukan oleh teknologi dan ketersediaaan dana saja, namun faktor SDM merupakan salah satu penentu kemajuan perusahaan. Saya pernah coba membayangkan bagaimana jadinya mobil sekelas McLaren P1 jika dikendarai oleh sopir angkutan umum yang biasa beroperasi di terminal, tapi saya urungkan karena tidak tega membayangkan McLaren P1 yang mewah itu tidak bisa melaju maksimal. Atau mesin kopi sekelas La Marzocco dioperasikan oleh orang awam yang tidak memahami bagaimana cara mengekstrasi kopi dengan benar. Tentu secanggih apapun teknologi yang kita miliki dan sekuat apapun pendanaan yang ada, tidak akan pernah bisa maksimal tanpa adanya SDM yang memadai.

Pengelolaan SDM yang baik akan memberikan keuntungan lebih bagi perusahaan (added value), karena kinerja akan terkelola dengan baik, tujuan tercapai dengan lebih cepat, hubungan antara karyawan dengan perusahaan menjadi baik, dan yang paling penting adalah perusahaan dapat menjalankan organisasi menjadi lebih efektif dan efisien, sehingga pengeluaran yang tidak diperlukan dapat diminimalisir.

Perusahaan beroperasi dengan mengelola sumber daya yang ada untuk dapat menghasilkan produk yang unggul untuk dipasarkan. Pengelolaan sumber daya sangatlah banyak definisinya, namun secara umum sumber daya yang ada di perusahaan meliputi sumber pendanaan, mesin, manusia, material serta kemampuan teknologi dan sistem. Dari sekian banyak sumber daya, SDM merupakan sumber daya yang paling sulit untuk dikendalikan. Untuk dapat mengelola SDM dengan baik, ada beberapa sistem yang harus dimiliki oleh perusahaan baru, antara lain:

1.Struktur Organisasi dan Job Description

Organisasimerupakan koordinasi sejumlah kegiatan manusia yang direncanakan untuk mencapai suatu maksud / tujuan bersama melalui pembagian tugas & fungsi, serta melalui serangkaian wewenang dan tanggung jawab. Sedangkan Struktur Organisasi adalah gambaran struktur yang menjelaskan pembagian tugas, fungsi dan tanggung jawab, dan pelaporan, dan rangkaian (koordinasi) kegiatan dan pelaporannya dalam pencapaian target perusahaan. Job Description atau yang biasa disebut Uraian Jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi uraian atau gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh si pemegang jabatan (jobholder), bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, dan alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan.

Tanpa adanya struktur organisasi dan job description yang jelas, maka perusahaan akan sulit untuk mengorganisir orang-orang yang ada di dalam organisasi dan akan sering terjadi overlapping dalam pekerjaan.

2.Job Requirement/Specification

Job Requirement/Specification merupakan pernyataan tentang pengetahuan, keterampilan, dan sikap-sikap yang dibutuhkan agar dapat bekerja secara efektif, lengkap dengan kualifikasi khusus, seperti pendidikan, pengalaman, atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu. Spesifikasi jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

3.Prosedur Rekrutmen dan Seleksi Karyawan

Merupakan tahap awal yang dimulai sejak munculnya permintaan pemenuhan karyawan, pelaksanan rekrutmen dan seleksinya, penerimaan serta pemberian orientasi sampai dengan penempatan karyawan pada bagian yang membutuhkannya. Sehingga perusahaan mendapatkan “right man behind the gun”. Berikut adalah beberapa persyaratan minimal yang bisa dipenuhi oleh perusahaan baru dalam melakukan kegiatan rekrutmen dan seleksi.

a.Perencanaan SDM

b.Prosedur Rekrutmen

c.Prosedur Seleksi Karyawan

d.Prosedur Penempatan Karyawan

e.Prosedur Orientasi Karyawan

4.Prosedur Pengembangan Karyawan

Sumber Daya Manusia yang ada didalam suatu organisasi perlu pengembangan sampai pada taraf tertentu sesuai dengan perkembangan organisasi itu sendiri.Oleh sebab itu karyawan berkesempatan untuk menerima penilaian kinerja dalam upaya memonitor kontribusinya, pemberian pelatihan dan pengembangan, pelaksanaan konseling serta pelaksanaan mutasi. Dimana semua itu sangat erat berhubungan dengan perkembangan organisasi.Salah satu tujuan pengembangan karyawan adalah dalam rangka memenuhi “gap” antara persyaratan pekerjaan dengan kondisi karyawan saat ini, baik dalam aspek ketrampilan, pengetahuan, sikap ataupun aspek lainnya. Berikut adalah beberapa persyaratan minimal yang bisa dipenuhi oleh perusahaan baru dalam melakukan kegiatan pengembangan karyawan.

a.Prosedur Training and Development Karyawan

b.Prosedur On the Job Training

c.Prosedur mutasi/promosi/demosi Karyawan

5.Prosedur Pemeliharaan Karyawan

Tujuan utama dari pemeliharaan karyawan adalah untuk membuat orang yang ada dalam organisasi puas serta mampu bertahan, serta dapat berperan secara optimal. Dan untuk itu tahap selanjutnya dalam memelihara karyawan secara wajar sesuai ketentuan yang ditetapkan normatif, antara lain meliputi pelaksanaan presensi, pendisiplinan, penggajian (atau pemberian imbal jasa yang relevan) serta penerimaan fasilitas yang relevan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugasnya. Berikut adalah beberapa persyaratan minimal yang bisa dipenuhi oleh perusahaan baru dalam melakukan kegiatan pemeliharaan karyawan.

a.Sistem Remunerasi

b.Prosedur Absensi Karyawan

c.Prosedur Penilaian Kinerja Karyawan

6.Prosedur Terminasi Karyawan

Merupakan tahap final dimana ada saatnya karyawan akan menjalani masa purna bakti, dimana hal ini tidak saja disebabkan karena usia pensiun, namun dimungkinkan pula karena pensiun dini, meninggal ataupun karena terminasi dan mengundurkan diri. Berikut adalah beberapa persyaratan minimal yang bisa dipenuhi oleh perusahaan baru dalam melakukan kegiatan terminasi karyawan.

a.Prosedur berakhirnya hubungan kerja karyawan masa percobaan

b.Prosedur berakhirnya hubungan kerja atas kehendak karyawan

c.Prosedur berakhirnya hubungan kerja karena pensiun

d.Prosedur berakhirnya hubungan kerja karena tidak mampu bekerja

e.Prosedur berakhirnya hubungan kerja karena meninggal dunia

f.Prosedur berakhirnya hubungan kerja karena pelanggaran