METODOLOGI BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT (BPI) – PART 2

Melanjutkan artikel sebelumnya, berikutnya saya akan membahas mengenai beberapa metodologi yang biasanya digunakan dalam melaksanakan BPI.

Metodologi BPI akan membantu anda untuk melaksanakan rencana anda, sehingga anda tidak menjalankan dengan prinsip “mengalir saja”. Berikut ini beberapa metodologi yang paling sering digunakan:

1.Six Sigma

Six sigma pertama kali di kembangkan para engineers di Motorola dan digunakan untuk mengukur defects dan inkonsistensi dalam sebuah proses. Metode ini dapat digunakan untuk menghasilkan produk jadi yang sempurna.

Six sigma juga digunakan sebagai indikator efisiensi dalam sebuat proses. Sebuah “six sigma process” berarti sebuat proses, dari 1 juta output, tidak menghasilkan lebih dari 3.4 hasil jelek atau defects.

Untuk process improvement, DMAIC merupakan salah satu alat utama dalam payung six sigma, terdiri dari 5 bagian:

·Define

Proses untuk menemukan peluang untuk perbaikan

·Measure

Proses untuk mengidentifikasi metrics yang akan anda gunakan untuk melakukan benchmark proses yang baru

·Analyze

Proses untuk temukan jika ada proses yang kurang baik atau inkonsisten.

·Improve

Proses untuk memperbaiki/ menghilangkan permasalahan-permasalahan yang ada

·Control

Setelah melakukan langkah 1-4, waktunya untuk melakukan monitor proses yang baru, pastikan bahwa tidak ada lagi masalah baru yang terjadi

2.Lean

Jika six sigma fokus pada mengeliminasi defects untuk kualitas hasil jadi produk yang lebih baik, Lean berfokus pada mengoptimalkan proses itu sendiri sebanyak mungkin. Artinya, sebagai contoh, menemukan proses yang tidak menghasilkan dan menghilangkannya secara keseluruhan, sehingga dapat meningkatkan produktivitas karyawan, namun tidak banyak merubah hasil jadi produk.

Sistem ini dikembangkan oleh Toyota sebagai cara untuk memperpendek siklus dari penerimaan order menjadi uang. Biasanya, langkah-langkah dalam melakukan process improvement sbb:

·Tentukan nilai apa yang akan diberikan kepada end-customer.

·Lakukan mapping proses dan identifikasi langkah mana yang tidak menghasilkan nilai tertentu.

·Hilangkan/ potong proses yang tidak menghasilkan nilai tambah atau dimodifikasi bagaimana cara melakukan proses tersebut.

·Ulangi langkah 1-3 untuk proses bisnis yang lain, dan ulangi sehingga perusahaan menjadi lebih efisien.

3.Total Quality Management

Total Quality Management merupakan metodologi yang sudsah ada sejak tahun 1950, namun menjadi popular di tahun 1980-an.

Sama seperti Lean Methodology, prioritas utamanya adalah menyajikan nilai kepada end-customer. Perbedaannya adalah, TQM fokus pada organisasi secara keseluruhan dibandingkan dengan proses satu per satu. Ide kuncinya adalah setiap departemen (dari produksi hingga ke marketing) di dalam organisasi seharusnya mengoptimalkan segala yang dilakukan untuk memberikan suatu nilai kepada customer.

Yang membuat TQM populer, adalah metode ini melibatkan organisasi secara keseluruhan. Bukan hanya tanggung jawab dari manajemen atas untuk melakukan perubahan, namun inisiatif dari seluruh lini perusahaan, hingga ke level karyawan terbawah.

Kesimpulan

Sekarang anda sudah mengetahui gambaran umum mengenai cara kerja BPI. BPI tidak perlu harus dilaksanakan dalam satu project besar, namun dapat dimulai terlebih dahulu di skala yang lebih kecil, dan perlahan-lahan dilakukan di seluruh perusahaan. Goal jangka panjangnya adalah agar organisasi dapat berjalan lebih efektif, efisien namun menghasilkan produk/ output yang lebih baik dan lebih berkualitas.