MENGENAL BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT DAN IMPLEMENTASINYA

Business Process Improvement dapat dilihat sebagai sebuah proses untuk menganalisa, meninjau, dan memperbaiki proses bisnis yang sedang berjalan saat ini. Mengapa perusahaan perlu untuk melakukan Business Process Improvement?

1.Mengurangi waktu untuk memprosesà menemukan cara untuk menjalankan sebuah proses lebih cepat dan lebih efisien. Ada banyak hal yang berbeda yang dapat dilakukan, seperti mengeliminasi langkah yang kurang bermanfaat hingga menggunakan teknologi yang baru.

2.Meningkatkan Kualitas Outputà menciptakan produk yang lebih baik dengan sumber daya yang sama. Hal ini berarti telah ditemukan suatu proses yang berdampak buruk pada hasil akhir yang dapat mempengaruhi tingkat error dan kesalahan.

3.Menurunkan tingkat wasteà menemukan proses yang dapat menghasilkan waste dan memangkas proses tersebut dari workflow. Hal ini dapat membantu 2 tujuan diatas maupun dapat meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Jika tenaga kerja tidak melakukan pekerjaan yang tidak berguna, maka mereka bisa menggunakan waktu tersebut untuk melakukan pekerjaan yang dapat memberikan nilai tambah untuk perusahaan.

Langkah-langkah untuk melakukan BPI:

Ada banyak perbedaan metodologi yang digunakan dalam melakukan Business Process Improvement, namun ide dasarnya sebenarnya adalah sama, yaitu mengganti proses lama dan menemukan cara untuk memperbaikinya.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang biasanya digunakan saat melakukan BPI:

1.Langkah 1: Mapping

Jika tidak mengetahui apa saja proses yang ada, bagaimana kita bisa menganalisa efisiensinya dan mengupdate nya?

Sehingga langkah pertama yang harus dilakukan adalah untuk melihat proses bisnis anda dengan sudut pandang bird-eye. Business Process Mapping merupakan cara yang baik untuk memahami bagaimana perusahaan anda berjalan dan bekerja dan menemukan sesuatu yang lemah dan tidak efisien.

Beberapa cara untuk melakukan mapping adalah:

-Walkthrough

-Wawancara

-Identifikasi dan dokumentasikan step-step dalam sebuah proses

-Dokumentasi hasil

Langkah paling mudah adalah menggunakan pensil dan kertas, gambarlah flowchart atas langkah-langkah yang ada di proses. Namun, cara terbaik untuk melakukan mapping adalah menggunakan software seperti, Microsoft visio ataupun banyak software online yang menyediakan layanan untuk mendokumentasikan proses bisnis perusahaan.

2.Langkah 2: Analysis

Ketika sudah memiliki proses yang di nilai, mulailah untuk menganalisa, tanyakan pada diri anda:

-Apakah ada proses-proses yang dikerjakan lebih lama dari yang seharusnya?

-Jika ada keterlambatan, apa factor utamanya?

-Proses mana yang berdampak paling besar atas kualitas produk, apakah ada cara untuk membuatnya lebih efisien?

-Apakah ada langkah yang menghabiskan lebih banyak biaya dibandingkan yang lainnya?

Anda juga bisa menggunakan beberapa alat untuk membantu BPI, salah satu contohnya adalah 5 WHYs. Cara kerjanya adalah anda menanyakan “mengapa” sampai anda dapat menemukan akar masalah dari sebuah kendala dalam proses. Contohnya, penjualan menurun dalam jangka waktu tiga bulan.

1.Mengapa penjualan menurun?

Karena pelanggan tidak puas dengan pelayanan perusahaan

2.Mengapa?

Karena pelanggan menunggu terlalu lama untuk menunggu order diselesaikan

3.Mengapa?

Karena karyawan tidak terampil dalam menerima order dari customer

4.Mengapa?

Karena tidak ada training khusus untuk karyawan dalam melakukan penerimaan order dari customer

5.Mengapa?

Karena manager tidak mempertimbangkan bahwa penerimaan order yang efisien akan berpengaruh terhadap keseluruhan proses penjualan.

Ketika sudah mengetahui akar masalahnya, maka akan lebih mudah untuk menemukan solusi atas masalah tersebut. Sebagai contoh di atas, pemilik bisnis dapat mempertimbangkan untuk memberikan pengarahan lebih lanjut kepada manajer tersebut atas langkah lebih baik yang harus diambil, ataupun mempertimbangkan penggantian personil.

3.Langkah 3: Redesign

Ketika anda sudah mengidentifikasi inefisiensi yang ada di proses lama, anda akan perlu untuk mempertimbangkan bagaimana mengubahnya. Hal ini harus disesuaikan dengan kondisi yang ada di perusahaan anda.

Beberapa hal yang dapat dipertimbangkan:

-Gunakan matriks yang terbaik untuk membandingkan, proses lama dan baru yang efisien.

-Pertimbangkan masukan-masukan dari field-level employee yang justru dapat memberikan masukan atas apa yang bisa di perbaiki.

-Pikirkan apakah perbaikan tersebut baik secara dalam jangka pendek maupun dalam jangka Panjang.

-Tentukan ruang lingkup perubahan.

-Lakukan Analisa risiko.

4.Langkah 4: Implementation

Implementasi merupakan langkah yang sangat penting atas keberhasilan Business Process Improvement, jika ada hal yang salah, anda dapat kehilangan lebih banyak daripada yang proses tidak efisien yang terjadi.

Langkah-langkah untuk menjalankan implementasi yang sukses:

-Implementasikan perubahan tersebut dalam lingkup yang kecil terlebih dahulu, untuk memitigasi risiko. Sebelum menjalankan perubahan di seluruh perusahaan, sebaiknya mengetes hal tersebut di skala kecil terlebih dahulu dan membandingkannya dengan proses awal.

-Memperoleh sumber daya yang benar dan tentukan langkah-langkah yang akan diambil. Sumber daya ini dapat berupa pihak-pihak yang ditunjuk untuk menjalankan perubahan, dan juga teknologi yang akan digunakan. Selain pihak internal, jika dirasa diperlukan, perusahaan dapat bekerja sama dengan professional di bidang nya masing-masing sehingga perusahaan dapat menghasilkan hasil yang lebih maksimal.

-Informasikan perubahan ini kepada shareholder dan mulai perubahan tersebut.

5.Langkah 5: Reflection & Benchmarking

Biasanya akan ada hal-hal yang tidak berjalan sesuai dengan rencana awal. anda harus melakukan monitoring atas segala perubahan yang dijalankan dan memastikan bahwa sudah berjalan sesuai dengan yang seharusnya.

Misalnya, anda sedang melakukan proses optimasi proses produksi untuk meningkatkan output per jam. Bisa saja anda berhasil dan dapat menghasilkan output yang lebih baik, namun juga jumlah defect meningkat, sehingga ada masalah baru yang muncul dan harus diselesaikan.

BPI bukan 1 kali proses kerja, namun merupakan proses yang berkesinambungan, sehingga akan selalu ada hal yang perlu di rubah, diperbaiki dan diimplementasikan. Sehingga perusahaan dapat tetap bersaing dengan baik, menghasilkan produk yang lebih baik sehingga dapat mengoptimalkan profit untuk perusahaan.

Di bagian selanjutnya, saya akan membahas metodologi-metodologi yang dapat digunakan dapat melakukan Business Process Improvement.

***