Meningkatkan Efisiensi Dengan Sistem Manajemen Gudang Yang Baik

Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman: pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan. Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang.

Aktivitas dalam pergudangan

Ada berbagai macam aktivitas dalam pergudangan, diantaranya:

a. Administrasi dalam Gudang

Administrasi menurut saya merupakan sutradara dibalik segala operasional Gudang. Administrasi mengurus data-data gudang seperti data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran barang, data permintaan, bahkan sampai peramalan permintaan. Oleh karena itu, ibarat sebuah film maka Administrasi adalah penulis skenario yang menentukan jalan ceritanya.

Ada bermacam-macam jenis administrasi gudang diantaranya yaitu: Daftar Stok Barang, Daftar Input Barang, Daftar Keluar Barang, Jadwal Pengiriman Barang, Prediksi Pemesanan, Daftar Stok Opname, Daftar Pengelompokan Barang dan Daftar Jumlah Barang. Berikut adalah alur dalam administrasi gudang, yaitu:

1. Data pemesanan barang Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan dalam jumlah tertentu. Misalkan pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa saja x atau x + y , dimana y adalah buffer stock, Tingkat buffer diperlukan di Indonesia, mengingat kontinuitas suplai yang tidak terjamin oleh pemasok, padahal teori mengatakan zero stock adalah hal yang baik, tetapi itu beresiko tinggi terhadap potential loss sales dari perusahaan. Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan kebutuhan pengeluaran. Kebutuhan pengeluaran diramalkan terlebih dahulu melalui data historis ataupun di estimasi. Pemesanan dilakukan kepada pemasok dengan perjanjian waktu bayar (term of payment (TOP)), dimana TOP nantinya diusahakan angkanya lebih besar daripada DSI (Day Sales Inventory) atau waktu barang tersimpan sampai menjadi uang. Misalkan jika perusahaan berhasil menjual dalam waktu 3 hari dan TOP adalah 6 hari, maka perusahaan untung, karena sudah berhasil menjual 2 kali tetapi baru membayar sebanyak 1 kali. Administrasi banyak berkaitan dengan pemasok. Perjanjian produk yang returnable juga menguntungkan perusahaan dibandingkan sistem beli putus.

Perjanjian ini bahkan bisa sebegitu ketat, semisal satu peritel luar negeri yang tersangkut kasus di KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada pemasok supaya harga yang masuk ke ritel tersebut harus lebih murah dibanding ritel mana saja yang memesan barang sama dengan pemasok. Ini merupakan bentuk praktek monopoli. Hubungan erat pihak administrasi juga dijalankan dalam rangka menjalin supplier relationship management. Banyak faktor yang mempengaruhi supplier relationship management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.

2. Data InventoryAdministrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data. Bukti pencatatan barang keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut:
a. Jumlah stok barang.
b. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.
c. Dasar memesan barang.
d. Mempelajari trend sales.
Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time dan dapat dipertanggungjawabkan. Administrasi yang kuat perlu dibangun melalui integrasi antara komputerisasi dan sumber daya yang menjalankannya. Sistem informasi yang berkaitan dengan database memerlukan orang-orang yang akrab dengan database.

b. Penerimaan Barang

Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan barang dari distributor dilihat sangat mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas. Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang:

1. Bukti pesanan barang dari Gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi yang tepat).

2. Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan).

3. Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang.

4. Cek Expired Date dan Kondisi Barang.

5. Surat Jalan (Untuk Retur).

6. Memasukkan Barang ke Penyimpanan.

c. Penyimpanan barang.

Yaitu dimana gudang di jadikan tempat yang aman untuk meletakkan hasil produksi. Semua barang yang sudah memenuhi standar untuk di pasarkan semua harus ada di gudang. Masalah penyimpanan barang merupakan hal yang penting untuk diperhatikan, sejak barang tersebut keluar dari tempat produksi, tempat transit dan tujuan. Bagi perusahaan yang tidak mempunyai fasilitas tempat penyimpanan sendiri dapat menggunakan gudang (warehouse) cara menyewa dari pihak lain yang menyewakan gudang umum (public warehouse).

Dalam penyimpanan barang harus mengatur barang dengan tata letak yang baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari gudang. Kesulitan – kesulitan tersebut bisa diatasi dengan adanya sistem inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan secara terkomputerisasi.

d. Pengemasan Barang

Dalam manajemen gudang, terdapat pula pengemasan barang, yaitu membungkus atau mengemas barang hasil produksi. Kemasan dapat didefinisikan sebagai seluruh kegiatan merancang dan memproduksi wadah atau bungkus atau kemasan suatu produk. Kemasan meliputi tiga hal, yaitu merek, kemasan itu sendiri dan label.

Ada tiga alasan utama untuk melakukan Pengemasan barang, yaitu:

1. Kemasan dapat melindungi produk dalam perjalanannya dari produsen ke konsumen. Produk-produk yang dikemas biasanya lebih bersih, menarik dan tahan terhadap kerusakan yang disebabkan oleh cuaca.

2. Melalui kemasan identifikasi produk menjadi lebih efektif dan dengan sendirinya mencegah pertukaran oleh produk pesaing. Kemasan merupakan satu-satunya cara perusahaan membedakan produknya.

3. Dengan kemasan yang sangat menarik diharapkan dapat memikat dan menarik perhatian konsumen. Selain itu, kemasan juga dapat mangurangi kemungkinan kerusakan barang dan kemudahan dalam pengiriman.

e. Pengeluaran Barang

Pada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang kepada pelanggan sesuai dengan pesanan ataupun pengiriman barang ke distributor pelanggan. Pengeluaran barang sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat dan dibuat juga surat jalan untuk barang yang sudah dikeluarkan.

Dengan memahami sistem manajemen gudang diatas diharapkan para pengusaha dapat mengimplementasikan sistem manajemen gudang yang baik dan teratur untuk menghindari terjadinya kerugian akibat barang rusak, barang kadaluarsa dan data inventory yang buruk. Tujuan utama dari pengimplementasian sistem manajemen gudang yang baik adalah agar tercipta efisiensi dalam sistem manajemen gudang. Dengan terciptanya efisiensi maka akan membawa keuntungan financial pada perusahaan yang mengimplementasikan sistem manajemen yang baik.